Главная - Другое - Служебное письмо пример написания

Служебное письмо пример написания

Служебное письмо пример написания

Образец служебного письма (актуальный)

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка. Меню статьи

  1. 5 Требования к тексту служебного письма
  2. 6 Образец заполнения служебного письма 2020
  3. 2 Виды
  4. 1 Содержание письма
  5. 7 Бланки для скачивания:
  6. 3 Структура написания
  7. 4 Как правильно оформить

Содержание письмаСлужебное записка является обобщенным названием документов, которые разнятся своим содержанием. Однако, каждый такой документ это средство для общения между компаниями, организациями и частными лицами.Служебное письмо образец которого доступен всем желающим имеет разнообразные имеют разнообразное содержание.

Это связано с тем что его применяют для решения многих оперативных вопросов.

Оно содержит лаконично и объективно изложенные факты и события. Она излагается от первого лица единственного/множественного числа, третьего лица единственного числа.Служебная записка как правило может быть связано почти соседи входящие и выходящие корреспонденции. Поэтому Работая в различных организациях вам по-любому приятными дела которыми запиской и поэтому необходимо знать как правильно написать её.ВидыСуществует несколько видов служебной записки.

Их классифицируют по разным оценочным критериям. Все они отличаются за:

  1. комплексностью
  2. информационным поводом.
  3. сроками исполнения
  4. видам содержащийся информации
  5. доступностью
  6. объемом
  7. способом адрессования
  8. стилем изложения

Служебные записки делятся на такие основные виды:

  1. поздравление
  2. предложение
  3. напоминающее
  4. запрос
  5. информационное
  6. сообщение
  7. рекламация
  8. извещение
  9. рекламное
  10. гарантийное
  11. приглашение
  12. подтверждение
  13. сопроводительное
  14. циркулярное

Все они имеют схожую структуру написания.Структура написанияВ том, чтобы понять, как написать служебное письмо образец станет отличным помощником. Для этого нужно изучить его структуру, которая состоит из 2 частей: вводной и основной.

В первой описываются причины написания, ссылки на документы в случае необходимости. Во второй — описывается суть вопроса. Стоит заметить, что иногда присутствует 3 заключительная часть, содержащая цель написания.Также у него есть и “рамка”.

Она располагается в верхнем углу.

В ней содержится следующий список персональных данных: полное/сокращенное название организации, почтовый/телеграфный адрес, тд.Все персональные данные защищены. Записку можно составить прямо на рабочем месте.Как правильно оформитьОбразец служебной записки или служебного письма является ориентиром для его правильного оформления. Служебное письмо образец 2020 имеет стандартные форматы и размеры полей, а также построение конструкционной сетки формуляра, написания реквизитов и правил их расположения.Требования к тексту служебного письмаТребования к оформлению документов такого типа не имеют особой специфики.

Служебное письмо образец или оригинал должно быть на бланке формата А4 или А5.Кроме того, оно должно быть подписано руководителем или его заместителем. Основные требования:

  1. отсутствие помарок и исправлений
  2. аккуратное написание.
  3. грамотная структура

Кроме того, служебное письмо образец и оригинал должны быть написаны официально-деловым стилем с объективными сведениями и достаточной аргументацией, разъяснительными или дополнительными материалами.Образец заполнения служебного письма 2020В основном реквизиты организации указываются на ее фирменном бланке.

Получателя данного типа корреспонденции необходимо указать корректно. К реквизитам адресата относятся: название компании и структурного подразделения, должность, фамилию и инициалы получателя, а также почтовый адрес компании.Важно!

В случае отправки такого документа, который имеет одинаковое содержание, сразу нескольким получателям, сначала указывается адрес основного получателя!

Адреса остальных получателей указываются после.Дата ставится на документ после его подписания.

Ее можно записать двумя способами: 11.06.2020 или 11 июня 2020, оба будут правильными!

При многочисленном указании даты необходимо выбрать и придерживаться одного варианта написания.

А после того, как исходящий документ пройдет регистрацию и ему присваивается регистрационный номер, его обработка будет проходить значительно проще.Важно! Обычно печать не ставится. Однако, есть ситуации при которых руководство по своему желанию может добавить печать в качестве дополнительного реквизита.Бланки для скачивания:Скачать образец служебного письма Образец штатного расписания на 2021 год Образец написания служебной записки с примерами

Служебная записка.

Образец написания

48109 Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Примеры служебных записок: — — — — — — — — Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

  1. Бланк и образец
  2. Бесплатная загрузка
  3. Онлайн просмотр
  4. Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае. Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета.

В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.

В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки). Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию.

Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.

Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  1. дате ее составления,
  2. о наименовании предприятия,
  3. сотруднике, который пишет записку,
  4. должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению. После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  • После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  • Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  • Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  • В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании.

Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации.

Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  1. Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  2. Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  3. Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  4. Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
  5. Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании.

В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление. Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня.

К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников.

Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться . От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему.

Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Письма

Очистить Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции.

Различают самые разные его разновидности.

Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.

подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

  1. По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
  2. По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.
  3. По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
  4. По форме. Могут быть электронными и обычными.
  5. По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
  6. По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
  7. По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

  1. Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
  2. Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.
  3. Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
  4. Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
  5. Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

  1. Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
  2. Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.
  3. Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
  4. Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5.

Основные нормы:

  1. Адресат – это организация, подразделение или человек.
  2. Цвет бумаги: белый.
  3. Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
  4. В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
  5. Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
  6. Дата оформления письма – это дата его подписания.
  7. Подпись должна сопровождаться расшифровкой.
  8. Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон. К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно.

То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

  1. 6642
  2. 6223
  3. 39078
  4. 1795
  5. 3432
  6. 8420
  7. 17134
  8. 1649
  9. 13846
  10. 16313
  11. 19542
  12. 12807
  13. 44745
  14. 8791
  15. 11347
  16. 6430
  17. 1118
  18. 2558
  19. 18319
  20. 19621
  21. 22772
  22. 13528
  23. 47221
  24. 13357
  25. 11540
  26. 6299
  27. 10495
  28. 1157
  29. 14618
  30. 24105
  31. 37995
  32. 29566
  33. 26257
  34. 18102
  35. 7191
  36. 19130
  37. 9639
  38. 17727
  39. 1952
  40. 13864
  41. 6865
  42. 30258
  43. 28673
  44. 23322
  45. 9302
  46. 10515
  47. 8747
  48. 16438
  49. 9873
  50. 3174
  51. 15300
  52. 6257
  53. 2925
  54. 7818
  55. 28601
  56. 27499
  57. 8164
  58. 24865
  59. 62455
  60. 37916
  61. 10596
  62. 13367
  63. 51171
  64. 38377
  65. 11057
  66. 14803
  67. 24788
  68. 12308
  69. 12241
  70. 7174
  71. 24254
  72. 8473
  73. 14421
  74. 16751
  75. 12499
  76. 9753
  77. 8777
  78. 23848
  79. 6646

Правила оформления служебных писем

Письма являются одним из самых распространенных способом обмена информацией.

В обычной жизни и на работу без них уже нельзя обойтись.

Прочитав эту статью, вы узнаете, что такое служебное письмо — правила оформления. Служебное письмо — что такое? Письмами называются довольно разные по своему содержанию документы. Они являются средством связи между различными структурами одной организации или разными компаниями во время их взаимодействия и работы.
Они являются средством связи между различными структурами одной организации или разными компаниями во время их взаимодействия и работы.

Содержание статьи: Письма — это бумаги, которые объединены в большую группу по способу их передачи, а именно почтой. На любом предприятии их насчитывается просто огромное количество. Они делятся на входящие и исходящие.

В письмах может находится совершенно разная информация, например, приветствие, пожелание, поздравление, да и вообще всё, что угодно. По ГОСТу письма оформляются на специальных бланках формата А4.

СПРАВКА! Если письмо маленькое, имеющее не больше 7 строчек текста, то можно использовать формат А5. На любом документе должна стоять дата, и на письме в том числе.

Дата на письме пишется та, когда его подписали. Письмо составляется согласно определенной схеме.

  • Заключение является последней частью письма. В ней излагаются выводы, выдвигаются просьбы, предложения, требования.
  • После введения идёт доказательство. Здесь излагаются обоснования того, что описано в документе.
  • Сначала делается введение, в котором описаны причины и мотивы написания письма, а также факты, ссылки на прошлые события, решения вышестоящих организаций.

Может быть такой вариант, что служебное письмо включает в себя только заключение без любых объяснений.

Обычно все письма являются небольшими по объему и чаще всего занимают одну страницу. Каждое письмо имеют свою определенную цель, какой являются побудительные мотивы.

Это означает, что содержание писем должно быть коротким, понятным, четким, не должно содержать ненужную лишнюю информацию.

Существуют правила оформления документа, которые нужно соблюдать.

Конкретно служебное письмо должно быть посвящено какому-то одному вопросу. Такой подход значительно упрощает дальнейшую обработку всех писем и позволяет ускорить исполнение внутри компании.

Текст служебных писем должен быть изложен в третьем лице, в единственном числе. Например, «В следующем месяце университет планирует…».

Подписывать любые служебные письма имеет право руководитель компании.

Если он по какой-то причине отсутствует, то его полномочия на время передаются человеку, исполняющему его обязанности.

СПРАВКА! На сегодняшний день отправлять служебные письма можно не только обыкновенной почтой, но и по факсу, телеграфу, электронной почте. Понятно, что последний вариант является самым удобным и пользующимся популярностью в наше время.

Неважно, каким способом будет отправлен документ, он должен быть правильно оформлен и составлен. несложные и все должны знать, как нужно писать этот документ.

Служебное письмо является общим названием большой группы всех деловых документов, нужные для общения организаций между собой, а также с обычными гражданами.
Они должны содержать обязательные реквизиты, такие как:

  • — название предприятия, организации, компании;
  • — номер письма;
  • — адрес получателя.
  • — если служебное письмо пишется в ответ на какой-то документ, то номер и дата этого документа должны быть указаны.;
  • Важно, чтобы отдельные составные части реквизитов были написаны правильно. К ним относятся:
  • — должность исполнителя, а также его фамилия и инициалы;
  • — дата;
  • — заголовок текста, который должен быть в виде одной фразы.
  • — структурное подразделение;

Образец написания можно найти в интернете.

ВАЖНО! Если письмо будет отправляться нескольким адресатам, то первым указывается адрес основного получателя, а потом остальных.

Классифицировать все служебные письма можно по разнообразным признакам. Они могут быть связаны с их содержанием, назначением, значимостью, статусом адресата, срочностью. Все деловые письма подразделяются на следующие виды:

  • Гарантийное письмо.
  • Письмо-запрос.
  • Письмо-напоминание.
  • Арбитражное письмо.
  • Сопроводительное письмо.
  • Письмо-извещение.
  • Рекламное письмо.
  • Претензионное письмо.
  • Письмо-подтверждение.
  • Письмо-просьба.
  • Информационное письмо.

Данная квалификация относится к самым универсальным.

Ниже рассмотрим некоторые из этих видов немного подробнее. Сопроводительные служебные письма Предназначение сопроводительного письма в том, что с помощью этого документа получателя информируют о том, что к нему отправлены какие-то документы.

Также в нем может быть что-то уточнено или разъяснено.

Данное письмо не включает в себя адресную часть. Чаще всего сопроводительное письмо начинается со слов: «Сообщаем Вам…» или что-то подобное. Также там можно иметься и другая информация по поводу производственной или управленческой ситуации.

К примеру, «В соответствии с договорённостям…». Такое письмо может содержать в своем тексте просьбы или пояснения по поводу тех документов, которые приложены к сопроводительном у письму. СПРАВКА! Такое письмо должно быть оформлено на бланке.

На нем обязательно должны быть реквизиты, а также отметка об имеющихся приложениях. Письмо-приглашение Этот документ предназначен для того, чтобы пригласить адресата участвовать в каком-то мероприятии.

Такое письмо может отправлять как конкретному человеку, так и компании. Такие письма чаще всего начинаются со фраз «Приглашаем Вас на …» или что-то подобное.

В приглашении должна указываться суть будущего мероприятия и указываться его дата и время проведения.

Служебное информационное письмо Такое письмо является, пожалуй, самым распространенным.

Их сутью является предоставление какой-то информации официального характера. В основном информационные письма очень похожи друг на друга и из рассылка осуществляется управленческими структурами в подведомственные организации. Информационные письма могут содержать отдельные законодательные положения, рекомендации и предложения.

У этого вида писем могут дать приложения. Обычно такой документ занимает несколько страниц. Эти письма должны быть подписаны руководителем организации.

Рекламное письмо По сути этот вид письма тоже является информационным, но он должен быть адресован конкретному человеку или компании. Оно содержит подробную информацию, описывающую товар или услугу.

Цель этих писем предельно ясна и заключается в побуждении адресата купить рекламируемое. Гарантийное письмо Данный документ включает в себя обязательства или их подтверждение.

Он должен быть адресован конкретному человеку или организации. Такие письма могут быть гарантом оплаты товаров, или аренды, или услуг, или сроков проведения работ. Гарантийное письмо должно быть подписано двумя лицами — директором и главным бухгалтером.

Кроме того, оно должно быть завершено печатью. Претензионное письмо Этот тип письма ещё называется рекламационным.

В нем в основном находится информация о несоответствиях. К примеру, товар не соответствует описанию, предоставленному в договоре. Такой документ имеет цель возместить убытки, которые имеют место быть при нарушениях норм, прописанных в договоре.

Рекламации в обязательном порядке должны быть оформлены письменно. У этого типа писем нет единой формы, однако есть обязательные к соблюдению элементы.

  • Претензия должна содержать полный адрес компании, куда она направляется.
  • В ней должны быть указаны основания, то есть ссылка на договор или гарантию.
  • Перечислены конкретные требования, то есть что вы хотите получить (возврат денег или товара, или оценка).

СПРАВКА!

Претензионное письмо отправляется адресату заказным письмом или письмом с уведомлением. Также к такому письму прикладываю все документы, которые свидетельствуют о правоте отправителя. Письмо-запрос Этот тип документа направляется адресату для получения официальной информации.

Текст документа должен содержать четкое и конкретное обоснование необходимости получения данных. Это могут быть нормативные акты, ссылки на законы.

Эти письма должны быть подписаны официально уполномоченным должностным лицом. На письмо-запрос всегда должен быть отправлен письмо-ответ. Письмо-напоминание Этот вид писем применяется тогда, когда компания не выполняет свои функции, а только выступает посредником.

Чаще всего такое письмо состоит из нескольких частей. В первой части идут ссылки на документ, в котором написаны обязательства. Вторая часть содержит просьбу выполнить какие-то действия.

Письмо-извещение Этот документ дает информацию о событиях, мероприятиях.

Такие письма рассылаются сразу многим компаниям или конкретным людям для того, чтобы они приняли участие в этом мероприятии.

В таких письмах может содержаться информация не только о самом мероприятии, его дате и месте проведения, но и призыв к участию. Также такие письма могут содержать приложения, к примеру, анкету участника, а также программу мероприятия.

В таких письмах адресат обычно не указывается, так как оно отправляется целому списку людей.

Подпись на письме должна быть того человека, который ответственен за проведение мероприятия. В статье были описаны самые распространенные типы служебных писем, а также некоторые правила их написания.

Как стало понятно из статьи, в написании служебных писем нет ничего сложного. Теперь вы с легкостью сможете написать любое служебное письмо, сделав это правильно. 1 238 Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Конец 20-го века характеризуется развитием информационных технологий.

В связи с этим возникла необходимость унификации В каждой организации документы хранятся определенное время, затем они в обязательном порядке передаются в Любая организация в процессе своей деятельности постоянно подготавливает большое количество различных документов. Эти бумаги Многие современные организации, деятельность которых направлена на выпуск товаров, для оптимизации взаимодействия рабочего персонала

Как составить служебную записку правильно: нюансы составления

» Электронный документооборот постепенно вытесняет традиционную форму взаимодействия между подчиненными и начальством: кажется, что заявления, обращения, жалобы и служебные записки, написанные на бумаге от руки вот-вот исчезнут с лица земли, а на их место придут электронные формы, заполнение которых займёт считанные минуты.Однако до тех пор, пока компьютеры окончательно не захватили деловой мир, без служебных записок не обойтись — порой, это единственный законный способ отстоять свои права или добиться желаемого результата.Все упомянутые документы составляются согласно правилам деловой переписки. В них не должно быть личного мнения и преувеличений.

Не допускается разговорная речь, сленг (за исключением профессионального), угрозы и тп. Важна грамотность формулировки предложений, лаконичность и отсутствие двусмысленных выражений.

Служебные записки, объяснительные, рапорты и письма составляются по определенным шаблонам. Среди основных аспектов:

  1. отметка об адресате;
  2. краткое изложение сути документа;
  3. подпись и дата.
  4. указание того, кто составил документ;

Далее, идут отличия, в зависимости, от типа документа.

Формулировка «Довожу до вашего сведения» касается именно докладных записок, которые мы и рассмотрим детальней.Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации.

Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ.

Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения.

Если же речь идет об электронном сообщении, то оптимальное время составит не более двух часов. В случае, когда придерживаться такого правила не представляется возможным, лучше направить партнеру соответствующее сообщение.

Само письмо, по сути, будет состоять из двух частей:

  • Основная. Эта часть направлена на разъяснение и убеждение. Текст должен быть четким, ясным и лаконичным, а излагаемые факты – проверенными и объективными. При необходимости их можно подтвердить реальными цифрами.
  • Вводная. Отправитель излагает тему, причину и основания его написания. Здесь можно сослаться на нормативные акты, которые по закону служат основанием для предоставления ответа. Кроме того, стоит обратить внимание на некоторые моменты, касающиеся рассматриваемой ситуации. Они помогут раскрыть суть вопроса.

После такого текста обычно следует перечень приложений.

Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата. Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый».

Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания». Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.Докладная записка адресуется руководству и касается рабочего процесса или определенных ситуаций в коллективе.

Она может представлять выводы и предложения, например, касательно улучшения качества работы.

То есть это своего рода коммуникация по вертикали – от работника к руководителю. Важно! Цель ее написания – побудить руководителя к принятию того или иного решения.

В отдельных случаях она носит исключительно информационный характер.Понятно, что данный документ является внутренним, то есть циркулирует исключительно в пределах компании. Более того, такой формулировки, как докладная записка нет ни в одном законодательном акте – это служебная информация общего вида.Цели написания могут быть следующими:

  1. Защита. Сотрудник подвергается несправедливому отношению к себе. Докладная, в этом случае, используется в качестве мирного урегулирования ситуации. В ней может быть указано, что при отсутствии реакции и адекватных действий – следующей инстанцией будет суд и иные компетентные органы.
  2. Исправление ситуации. Работнику стали известны определенные факты, которые лично его не касаются, но могут помешать работе, то есть являются потенциальными источниками риска. Указание на них руководству поможет принять адекватные и своевременные меры.
  3. Повышение эффективности. Если в пределах одного структурного подразделения работа происходит на отдельных участках не эффективно – это сказывается на общих показателях. Показав это руководству и предложив внести определенные коррективы, реальное достижение лучшего результата, в том числе касательно своей работы.
  4. Снятие с себя ответственности. Сотрудник узнал о чем-либо и стремится донести эту информацию до руководства. То есть лица, которое имеет определенные полномочия для исправления ситуации, собственно это вариант перенести на них ответственность. В случае негативного исхода любые претензии руководства будут считаться необоснованными.

В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства.

В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав.

Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. При этом необходимо учесть следующие моменты:

  • Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
  • Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.
  • Суть претензии должна быть выражена предельно четко.

В претензионном письме обязательно должны содержаться:

  1. ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
  2. последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.
  3. описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
  4. реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);
  5. конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
  6. полная информация об адресате;

Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу.

Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.Существует разделение на несколько больших групп. Первая классификация называется «по содержанию».

Они делятся:

  1. отчетные — сотрудник предоставляет данные начальнику о результатах проведенных работ либо указаний, которые были выполнены;
  2. на информативные – данный документ содержит информацию о деталях или способах проведения работ. Составляются они периодически, этот процесс даже может быть частью должностной инструкции;
  3. инициативные — побуждает к принятию решения, в ней допускается изложение рекомендаций, предложений.

Разделение происходит также в зависимости от адресата, а именно:

  1. внутренняя, адресована руководству. Такие составляются на обычном листе бумаги формата А4 в печатном или рукописном виде;
  2. внешняя – любому лицу, что находится за пределами организации.

    Зачастую – это официальные инстанции, инспекции. При написании обязательно используется фирменный бланк организации с ее реквизитами.

А также можно выделить классификацию по фактам, изложенным в документе.

В основном они требуют незамедлительного принятия мер.

Чаще всего изложение фактов касается негативных ситуаций и происшествий: нарушение трудовой дисциплины, невыполнение должностных обязанностей, оскорбления, недопустимого поведения и т.

д. Значительно реже составляются докладные для подачи руководству данных, касательно успехов в работе и достойных вознаграждения.

Чтобы оформить служебное письмо, необходимо учесть, что первая его страница обязательно печатается на специальном бланке. Для остальных можно использовать обычные чистые листы формата А4.

Здесь нужно помнить, что само текстовое поле имеет свои границы: верхнее и нижнее составляют 2 сантиметра, левое – 3,5 сантиметра, правое – 1 сантиметр. Не стоит нарушать стандартные размеры, чтобы уместить информацию на одном листе.

Лучше соблюсти все нормы и просто добавить дополнительную страницу.

Набирать текст надо также по всем правилам:1. Для печатания следует использовать стандартный шрифт Times New Roman. Другие варианты лучше не применять.2.

Размеры шрифта тоже регламентированы:

  1. расстановка страниц и отметка об исполнении – 12.
  2. для основного текста – 14;

3. Размещение реквизитов тоже производится в соответствии с правилами:

  1. выравнивание текста производится «по ширине»;
  2. переносы расставляются автоматически;
  3. интервал между строками – 1;
  4. расстояние от регистрационного номера до заголовка составляет 2 межстрочных интервала, а от него до основного текста – 3.

Соблюдение этих норм обязательно для правильного оформления писем соответствующего назначения.По сути, составить подобный документ от своего имени может любой сотрудник.

Но при этом следует соблюдать правила субординации, то есть не прыгать через голову своего начальника, обращаясь к вышестоящему.То есть рядовой сотрудник подает докладную начальнику структурного подразделения, а уже он может перенаправить ее генеральному директору, если сам не может решить поднятую в документе проблему. Единственное исключение – докладная касается того самого начальника подразделения.Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части.

Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма.

По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом. Он нужен для того, чтобы:

  • Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
  • Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
  • Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.
  • Унифицировать сам процесс оформления служебных (деловых) писем.

Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

  1. подписей и приложений;
  2. эмблемы и герба;
  3. согласования и заверения;
  4. адресата;
  5. текста;
  6. заголовка;
  7. исходных данных;
  8. автора;
  9. утверждения;
  10. резолюции;
  11. отметок.

Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.Как и любой документ, докладная составляется по определенной структуре. Она имеет такой вид:

  1. получатель, то есть тот, кому она адресована. Причем нужно указывать должность и Ф.И.О. полностью. Конечно, определяя адресата, следует понимать, что решение вопроса, поднятого в документе, должно входить в его полномочия;
  2. если это необходимо, то указывается перечень нормативных документов, которые являются основание для составления обращения;
  3. суть проблемы. Тут следует изложить, относительно какого вопроса составлено обращение. Цель раздела – показать важность проблемы, простимулировать дочитать докладную до конца;
  4. подробное описание. Независимо от того чего касается документ очень важно донести его суть, описать проблему так, как она есть. Конечно, нельзя выдумывать несуществующих фактов и наводить клевету;
  5. нанесенный ущерб или потенциальные проблемы, связанные с указанными выше обстоятельствами;
  6. предложения автора, которые помогут решить проблему, минимизировать ее последствия;
  7. в заключительной части обязательно указать перечень прилагаемых документов, если таковые есть, а также: должность автора и дату составления документа.

Важно!

Если документ будет составлен неправильно, он не может в дальнейшем быть использован как юридически значимый.Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо.

Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть:

  1. сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами;
  2. ответом на ранее полученные сообщения или запросы;
  3. инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен.

Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности.

Тем не менее существуют общие правила, в соответствии с которыми обычно составляется любое служебное письмо.

Это и понятно, ведь именно с деловой переписки, например, чаще всего начинается заключение большинства сделок.

А правильно оформленный документ может создать у адресата благоприятное впечатление о будущем возможном партнере.Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации.

Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:

  1. повышают имидж компании.
  2. информируют заинтересованных лиц обо всех происходящих событиях;
  3. мотивируют их к дальнейшем у сотрудничеству и плодотворной работе;

Выше отмечалось, что служебная записка не является официальным документом. Поэтому даже в случае отправления последней не по форме не несет никаких последствий.

Единственным исключением считается принципиальность должностных лиц, а также прописанные нормы в локальных документах. Но желательно следовать общим правилам законодательства, которые связываются с различными обращениями. Их можно также перенести на СЗ.

Отказ по заявлениям обычно дается:

  1. при необходимости сохранить тайну.
  2. наличие нецензурной лексики, оскорблений;
  3. анонимные документы, не указано лицо, осуществляющее запрос;
  4. неподдающиеся прочтению;
  5. если ранее ответ по запросу давался многократно;

Представленные нормы прописываются в ФЗ «О порядке рассмотрения обращений». Несмотря на отсутствие точных указаний, правил переписки, они должны выполняться с соблюдением норм делового общения и традициями бизнес-сообщества. Негосударственный фонд помощи ветеранамг.

Москва, 1-й бюджетный проезд, д.

2Директору ООО «Помещение»Петрову П.П.г. Москва, ул. Коммерческая, 1аУважаемый Петр Петрович!Негосударственный фонд помощи ветеранам выражает признательность за оказанную Вами помощь и приглашает принять участие в благотворительном вечере, который состоится 15.02.2021 по адресу: г.

Москва, 1-й бюджетный проезд, д. 2. Подробная программа мероприятия прилагается.С уважением,директор фонда _______________________ Иванов И.И.Приложение: на 1 л.

в 1 экз. (информационное)Еще один пример:

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно обращаться к лицу женского пола в официальных документах.

Обсуждения
Ответственность учащихся за ненормативную лексику

Нецензурная брань в школе какая ответственность Содержание...

Комментариев  0
Заявление инвалида об отказе от ипр образец

Заявление об отказе работника, являющегося инвалидом, от...

Комментариев  0
Сколько стоит поставить машину на учет в гаи 2021 березники

Оглавление:Постановка на учёт автомобиля в ГАИ в Березнике в 2021...

Комментариев  0

Консультация юриста

Информация

top