Главная - Другое - Опись врученных документов

Опись врученных документов

Опись врученных документов

Как правильно составить опись предоставляемых документов


› БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи. Содержание Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее.

При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  • Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  • Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.
  • Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.

Составление остается на усмотрение фирмы.

Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  • Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  • Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • Дата составления.
  • Наименование организации, которая передает документы.
  1. количество листов.
  2. полное название документа;
  3. количество экземпляров;
  4. номер по порядку;
  • Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.
  • Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату.

При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео: В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

  • Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
  • Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования.

Например:

  • Опись по аттестационному делу.
  • Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
  • Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе.

Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам.

Указываются следующие пункты:

  • Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  • Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
  • Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  • Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
  • Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
  • Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
  • Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица. В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации.

Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет). Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно.

При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

  • В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.
  • Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
  • Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
  • Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.

Пример приводится ниже.

(word) — для передачи в другую организацию — для сдачи в архив — для бумаг с постоянным сроком хранения — для передачи в пределах одной фирмы Оцените статью

(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка.

Рекомендуем по теме 21.08.2017 19.08.2017 04.10.2017 28.08.2017 28.08.2017 06.11.2017 Добавить комментарий Популярные статьи

Опись документов: бланк

Чтобы зафиксировать перечень бумаг, переданных в другую организацию или в архив, составляется опись документов. При необходимости этот список может служить подтверждением того, что они действительно были отправлены.

Шаблон оформляется в виде таблицы, где приведены наименования и реквизиты переданных бумаг. В конце статьи можно скачать образец. Немало организаций для передачи отчетности в налоговую службу и другие учреждения пользуется услугами почты.

При отправке заполненных форм таким образом составляется опись вложения.

Заполняется она в двух экземплярах, а получить листы можно в каждом почтовом отделении. Важно! Шаблон для описи вложения утвержден законодательно, используется форма №107. В поля вносятся следующие данные:

  1. объявленная ценность.
  2. порядковый номер позиции;
  3. реквизиты получателя;
  4. наименование;
  5. количество;

Чтобы зарегистрировать переданный комплект и подтвердить факт отправки, на одном экземпляре работник почты ставит печать, дату пересылки и подпись.

Все движения кадров, имущества и прочие сделки в период хозяйственной деятельности предприятия фиксируются документально. Причем каждый бланк имеет установленный срок хранения.

За время работы предприятия накапливается большой объем бумаг. Для удобства их рекомендуется передавать на хранение в архив. Периодически к ранее оформленным бумагам приходится возвращаться снова. Чтобы зафиксировать их перемещение в архив и упростить в дальнейшем их поиск, составляется опись передаваемых документов.

Чтобы зафиксировать их перемещение в архив и упростить в дальнейшем их поиск, составляется опись передаваемых документов.

В отличие от формы для почты, она не имеет установленного шаблона.

Чтобы грамотно составить опись, потребуется внести следующие реквизиты:

  • Данные и подпись составителя списка и работника, принявшего комплект документов.
  • Срок хранения.
  • Название организации.
  • Номер перечня.
  • Дата составления.
  • Наименования переданных форм.
  • Количество листов.
  • Отчетный период, к которому относится переданный пакет.
  • Расположение бланка.

Как правило, опись документов выполняется в виде таблицы с перечислением сведений. Дополнительно может включаться графа с примечаниями для подробностей касательно хранения предоставленных бумаг. В большинстве случаев опись документов разрабатывается непосредственно на предприятии.

Исключение представляют только бланки, использующиеся на почте и в Пенсионном фонде. Опись играет важную роль в организации документооборота. Если же направленные в другие учреждения бумаги не будут надлежащим образом учтены, велика вероятность утери.

В дальнейшем потребуется их восстанавливать. Нередко опись документов приходится составлять:

  1. бухгалтерам;
  2. кадровым работникам;
  3. сотрудникам государственных органов.

При получении пакета ответственное лицо может сравнить приведенный перечень с фактически поступившим комплектом.

Такая проверка упрощает учет и снижает вероятность утери.

Подытожим: описи документов образец содержит в себе таблицу с реквизитами. Указывают наименования отправленных бланков, их дату, количество листов и прочую важную информацию. Составление такого списка упрощает контроль за движением бумаг. При необходимости он может служить подтверждением того, что тот или иной бланк действительно был направлен в организацию.
При необходимости он может служить подтверждением того, что тот или иной бланк действительно был направлен в организацию. По расположенной ниже ссылке можно скачать файлы с типовыми образцами.

Опись документов по форме Ф 107.

Образец и бланк

86505 Предпринимательская деятельность предполагает сдачу отчётности в налоговые органы. Чтобы избежать очередей, но вовремя сдать декларацию или другой документ, можно воспользоваться услугами почты России.

Для этого нужно отправить налоговые документы письмом с описью вложения. Расскажем об описи подробнее. В данном блоке прикреплен бланк описи вложения с возможностью индивидуального заполнения прямо из файла.

Также опись вложения можно подготовить и вручную, для этого пустой бланк выведите на печать и заполните обычной шариковой ручкой. Образец такого заполнения показан на рисунке ниже.

  1. Проверено экспертом
  2. Бесплатная загрузка
  3. Онлайн просмотр
  4. Бланк и образец

ФАЙЛЫ Опись – это список вложенного в конверт содержимого.

Заполняется опись на специальном бланке формы 107, который утверждён Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012 г.

N 114-п «Об утверждении порядка» с приложением «Порядок приёма и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений». Вообще опись вкладывается в

  1. ценные письма.
  2. посылки,
  3. бандероли,

Нас интересует последний пункт. Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой.

Важно! Дата принятия ценного письма с описью будет равна дате сдачи отчётности. Таким образом, даже если вы не успеваете по каким-либо причинам сдать отчёт вовремя и остался последний день, вы можете отправить документы письмом с описью вложения, избежав тем самым пенни и штрафов за не вовремя сданную налоговую отчётность.

Внимание! Бланк описи заполняется в двух экземплярах! Один бланк отправится в конверте вместе с письмом, а второй, со штампом даты, выдадут на руки отправителю.

В форме 107 заполняются строки:

  • общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности;
  • количество штук,
  • наименование,
  • подпись отправителя.
  • порядковый номер,
  • объявленная ценность (в рублях);
  • отправитель (ФИО или название юрлица);
  • таблица вложенных документов:
    • порядковый номер,
    • наименование,
    • количество штук,
    • объявленная ценность (в рублях);

Итак, образец заполнения описи вложения будет выглядеть следующим образом: В случае если остались незаполненные ячейки, допускается поставить прочерк.

А если наоборот, места для заполнения не хватило, то допускается продолжить на втором листе бланка и сделать пометки, например, «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д.

Итог количества и суммы нужно привести общий, на все вложенные в конверт документы. Опять же, такую цепочку бланков нужно заполнить в двух экземплярах. Важно! Исправления на бланке описи вложения в ценное письмо не допускаются! Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить.
Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить. Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму.

Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк.

На конверте так и нужно написать: «С описью, ценность ХХ рублей».

Если вдруг письмо затеряется, то почта должна вернуть отправителю или получателю сумму объявленной ценности.

За пересылку письма оператор почтового зала возьмёт дополнительно +4% от суммы объявленной ценности.

К оператору операционного зала почты России нужно обратиться с:

  1. двумя заполненными бланками описи,
  2. вложенными в него документами,
  3. незапечатанным конвертом,
  4. суммой денег в кошельке за пересылку.

Оператор сверит внесённые данные в бланк с вложением в конверте, правильность заполнения описи и конверта, поставит на каждом листе описи штамп с датой принятия, распишется на каждом и один экземпляр отдаст отправителю вместе с квитанцией об оплате. Кстати говоря! Отправлять, например, декларацию в налоговую можно только в одном экземпляре, ваш экземпляр остаётся у вас с приложенным к нему бланком описи с датой отправки письма.

Бланки описи всегда лежат в свободном доступе в каждом отделении почты России. Их можно взять с собой домой и лучше с запасом, на случай вынужденного перезаполнения бланка из-за совершённой ошибки. Также бланк ф.107 доступен для скачивания на сайте почты России и у нас на странице.

Опись документов: правила использования и оформления

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности. Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве.

Перед их отправкой обязательно выполняется их опись. Содержание

  1. При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
  2. Внутренняя опись для личного дела
  3. Применение и назначение описи
  4. Для передачи в архив
  5. Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?
  6. В делопроизводстве
  7. На уничтожение
  8. Правила составления
  9. В архиве
  10. Изъятых документов
  11. Особенности оформления в различных ситуациях
    • При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
    • Внутренняя опись для личного дела
    • Для почты
    • Для передачи в архив
    • На уничтожение
    • Изъятых документов
  12. Для почты

Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

Скачать образцы описей документов для передачи в архив, банк, внутренней (личные дела сотрудников).

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов. Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством. В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

  1. Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
  2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
  3. Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.
  4. Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
  5. Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.

Применение и назначение описи

Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве. После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия. Правда, срок их хранения зависит от разновидности. Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет.

Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет. Описывать и сдавать в архив свою документацию должны не только государственные организации, но также частные предприятия. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой.

В делопроизводстве

В делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения. Речь идет о личных, судебных или следственных делах.

Можно проводить опись документов, потеря которых грозит служебной неприятностью. Например, это касается приказов.

Такая опись упрощает поиск документов, ведь каждому отдельному документу присваивается индивидуальный номер. В архиве Если документы передаются в архив, то их опись проводится по утвержденному правительством бланку.

Такую процедуру могут еще называть сдаточной описью. Сотрудник, который занимается описью, заполняет 2 бланка – один необходимо сохранять в отделе, а другой – в архиве. При заполнении формы используются данные из обложек дел.

Правила составления Перед началом описи сотрудник должен:

  1. проверить правильность заголовков;
  2. убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.

Выполняя опись, необходимо придерживаться таких правил:

  1. присваивать индивидуальный номер каждому делу или тому документов;
  2. каждый вид описи (например, долговременная и постоянная) сохраняется отдельно.
  3. максимальным числом, которое разрешается использовать при нумерации, является 9999;
  4. дела сотрудников нужно сортировать по алфавиту, а в описи вписывать по году, когда сотрудник был уволен;
  5. даже если на предыдущих страницах заголовках уже встречался, на новой странице формы его необходимо указывать полностью;
  6. для дел сотрудников – 3 бланка.
  7. в случае, когда идентичный заголовок был присвоен для нескольких дел, то первая запись описи содержит весь заголовок, а следующие слова “То же”;
  8. дела следует систематизировать по хронологии;
  9. завершенный бланк получает свой номер на основании номера реестра описей и листа фонда;
  10. присвоенный номер не должен отличаться от номера номенклатурного дела;
  11. в описи указывается дата заведения дела, а не перечисляются все даты создания каждого документа;
  12. при описи важна правильная последовательность документов:
    • приказы;
    • списки;
    • учетные карты, трудовые книги, ведомости на выплаты зарплат, дела сотрудников, акты, которые фиксируют несчастные случаи.
  13. в бланке не должны присутствовать ошибки;
  14. если составляется документальная опись в учреждении, то оформляется:
    • для отдельного подразделения – 2 бланка;
    • для годовой описи – 4 бланка;
    • для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
    • для дел сотрудников – 3 бланка.
  15. учетные карты, трудовые книги, ведомости на выплаты зарплат, дела сотрудников, акты, которые фиксируют несчастные случаи.
  16. для годовой описи – 4 бланка;
  17. для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
  18. списки;
  19. для отдельного подразделения – 2 бланка;
  20. показатель физического состояния каждого дела вписывается в графе “примечание”;
  21. приказы;

В опись входит:

  1. титульный лист – содержит название архива и фондообразователя, а также название описи и крайние даты внесенных в бланк документов;

  2. предисловие – здесь кратко излагается содержание документов, а также данные о фондообразователе;
  3. сама опись – главная часть описи;
  4. указатели – дают пояснение предметных понятий;
  5. оглавление – содержит перечень всех разделов описи, указываются также номера страницы, где начинается каждый раздел;
  6. словарь терминов – используется, если в описи упоминаются специфические термины;
  7. таблицы – нужны, когда выполняется переработка описи новых номеров на старые;
  8. сокращения – используется, если организация использует специфические сокращение терминов;
  9. библиография – сообщает сведения о публикации документов в разных изданиях;
  10. лист-заверитель – общие данные об описи.

После завершения выполнения описи сотрудник, который ее составлял, оформляет и подписывает лист-заверитель.

Особенности оформления в различных ситуациях Опись документов составляется не только для их передачи в архив.

Без описи не обойтись также, если документы передаются в суд, налоговую или другую организацию по требованию. Кроме того, бланк описи заполняется, когда документы отправляются на уничтожение.

Каждый из выше упомянутых случаев имеет некоторые особенности составления описи.

Рассмотрим их более подробно.

При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию Если вы подаете в иск в суд, то составлять опись документов не нужно. Вы как истец подаете иск, в котором в конце перечисляется список предоставленных документов. Но если таких документов очень много, то опись все же лучше сделать.

В случае, когда налоговая или другая организация предъявляет требование отправить какие-либо документы, то опись составлять обязательно.

Документ содержит такую информацию:

  1. заглавие;
  2. внизу указывается общее количество документов.
  3. вверху указывается название организации, ее адрес и реквизиты;
  4. перечень документов с указанием их конечной даты и номера;
  5. исходящий номер;

Такая опись обязательно заверяется печатью и подписывается руководителем организации. Если вы лично приносите документы в организацию, то не будет лишним потребовать роспись, которая подтверждает факт получения документов.

Внутренняя опись для личного дела Заниматься этим документом должен сотрудник, который оформляет сами личные дела. Бланк описи вкладывается в папку с личными делами и заполняется после поступления каждого нового документа.

Опись содержит информацию о:

  1. наименовании;
  2. номерах документов;
  3. количестве листов.

В случае сдачи дел в архив необходимо составить итоговую запись.

В ней содержатся данные об общем количестве дел и количестве их страниц.

Для почты Чтобы составить опись отправления, применяется форма 107. Опись вложений содержит характеристики стоимости отправления и составляется в таких случаях отправки:

  1. посылки.
  2. ценных писем;
  3. бандероли;

Отправитель обязан заполнить две формы описи вложения. Образец описи документов для почты В каждом из экземпляров указывается:

  1. количество отправленных предметов.
  2. ФИО (или название организации) получателя;
  3. примерную стоимость отправления;

Когда отправитель завершит заполнять форму описи, работник почты должен поставить на них свою подпись и календарный штемпель.

Один экземпляр бланка вкладывается в почтовое отправление, а другой – вручается отправителю.

Правила составления данных документов изложены в следующем видеоматериале: Для передачи в архив Опись документов для архива составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается в организации, а другой экземпляр – в архиве. Все тома документов, которые планируют передать в архив, заносятся в бланк сдаточной описи.

В этом бланке указывается индивидуальный номер каждого тома, число листов и их крайние даты.

Такая опись имеет несколько разделов:

  1. сокращения.
  2. предисловие;
  3. оглавление;
  4. основная часть;

Опись постоянного хранения составляется, как правило, в 4 экземплярах, но достаточно и 1-2 экземпляров. Каждый годовой раздел такой описи подлежит утверждению.

Такое утверждение состоит из следующих этапов:

  • опись должен подписать сотрудник, что отвечает за архив и сотрудник, который заполнял бланк;
  • опись анализирует экспертная комиссия архивного органа в случае, когда организация является источником комплектования такого органа;
  • далее проводится рассмотрение экспертной комиссией;
  • документ обязательно должен быть утвержден руководителем организации.

Если опись незавершенная, ее нельзя подшивать, а необходимо хранить в папке с завязками.

Когда опись закончена, составляется итоговая запись.

Опись является законченной, если число записей достигла числа “9999”. Составляется также оглавление, перечень сокращений и предисловие. Обязательным элементом завершенной описи считается титульный лист, где указывается:

  1. полное наименование архива;
  2. номер и наименование описи;
  3. название фонда и его номер;
  4. крайние даты описанных дел.

Завершенная опись прошивается в твердую обложку.

На уничтожение

В опись на уничтожение включаются все документы, которые больше не несут ценности для организации и срок хранения которых уже завершился. Если в опись вносятся данные о делах какого-то определенного подразделения, то вверху бланка описи необходимо написать наименование этого подразделения. В случае, когда несколько дел имеют одинаковый заголовок, то в бланк такие дела заносятся под одним общим заголовком с указанием общего количества таких дел.

В форму описи заносят данные с обложек дел, которые хотят уничтожить. Когда в бланк занесены все дела, его подписывает сотрудник, который занимался экспертизой. Дальше его анализирует экспертная комиссия организации.

Обязательно составляется протокол заседания этой комиссии.

После этого бланк описи и документы могут быть уничтожены.

Если уничтожением бумаг занимается организация, то факт уничтожения фиксируется с акта в произвольной форме. В случае, когда документы передаются на утилизацию, то оформляется акт приема-сдачи, в котором указывается дата его составления, количество дел, а также их вес. Изъятых документов Для описи изъятых документов используется форма №ММ-3-06/338, которая была утверждена правительством 31.03.2007 г.
Изъятых документов Для описи изъятых документов используется форма №ММ-3-06/338, которая была утверждена правительством 31.03.2007 г.

Вверху бланка указывается наименование организации (или ФИО физического лица), ее ИНН/КПП.

Дальше идет список изъятых документов. В списке указывается:

  1. стоимость, если это возможно.
  2. индивидуальный признак – оригинал или копия;
  3. наименование документов;
  4. количество;

В конце указывается общее число листов документов. Опись подписывается должностным лицом, что проводил изъятие и другими лицами, которые присутствовали при этой процедуре.

Опись изъятия составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр получает организация или лицо, у которого были изъяты документы, а второй остается в сотрудников полиции, налоговой или другого органа, который проводил изъятие.

Если во время процедуры изъятия использовались какие-либо способы фиксации, то к описи прилагаются фото- или видеоматериалы. Понятыми при изъятии документов не могут выступать сотрудники полиции и суда.

Как правильно оформить опись для налоговой в 1С рассказано в данном видео уроке:

Как составить опись документов для налоговой или контрагента: правила и образец описи для передачи

20 августа 2020 20 августа 2020 Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям Необходимость зафиксировать факт передачи того или иного документа может возникать во взаимоотношениях как с государственными органами, так и с контрагентами.

Когда речь идет о единичном документе, можно обойтись штампом о приеме на втором экземпляре.

Но поступить так при передаче комплекта бумаг уже не получится.

И в этом случае на выручку приходит опись. Опись документов необходима для фиксации факта их передачи адресату, которым может быть как орган власти (ИФНС, суд и т.п.), так и контрагент по договору.

К составлению описи обычно прибегают в ситуации, когда требуется передать не один документ (заявление, исковое, справку и т.п.), а некий комплект или набор документации. При «удаленке» необходимо обмениваться электронными документами с сотрудниками Наибольшее распространение опись получила при работе с традиционными, бумажными документами.

Однако не исключено составление описи и при пересылке информации в электронном виде.

Особенно если это происходит по обычной электронной почте. Единых законодательных требований к составлению описи документов не имеется.

Поэтому в зависимости от цели представления документации могут использоваться как унифицированные формы (к примеру, при отправке заказных писем), так и разработанные принимающей или передающей стороной самостоятельно.

В любом случае, опись должна содержать сведения о типе (наименовании, реквизитах) каждого из передаваемых документов (к примеру, договор купли-продажи № 1 или декларация по НДФЛ за 2020 год) и количестве экземпляров.

Дополнительно при необходимости может указываться и другая информация — о количестве листов каждого экземпляра документа, общем количестве листов всех документов, указанных в описи, адресатах, основаниях передачи и т.п.

При общении с налоговым органом составлять опись требуется только если документы передаются в классическом, бумажном виде.

Требований к форме такой описи законодательство не устанавливает.

Поэтому составить ее можно в произвольном виде.

Более того, опись можно оформлять как отдельный документ, так и включать в состав сопроводительного письма (п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС России ).

ВНИМАНИЕ При отправке документации в ИФНС в электронном виде опись составлять не нужно, т.к.

состав документов в этом случае фиксируется автоматически соответствующим ПО. Получайте требования из ИФНС и отправляйте запрошенные документы через интернет Что касается содержания описи, то в ней целесообразно отразить не только данные о передаваемых документах (дата, номер, наименование, количество листов и экземпляров), но и сведения, касающиеся оснований их передачи, а также отправителе и адресате. Таким образом, данная опись будет дополнительно содержать реквизиты организации (ИП), передающей документы, а также номер и дату требования или иного документа от ИФНС, в связи с которым предоставляется документация, указанная в описи.

Не лишним будет пронумеровать в описи представляемые документы, а не просто привести их перечень. Такое оформление описи поможет в случае возникновения в дальнейшем каких-либо претензий со стороны ИФНС (или вопросов при рассмотрении спора в суде) быстро сориентироваться в составе переданных документов и оперативно представить нужные пояснения или возражения.

При передаче документов в архив по каждому делу составляется внутренняя опись включенных в него документов. Форма такой описи приведена в приложении № 27 к правилам, которые утверждены приказом Министерства культуры России . А порядок ее оформления достаточно детально описан в п.

3.6.17 Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02). В частности, указано, что опись должна составляться на отдельном листе и подписываться составителем. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

А в конце описи должна быть итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. При этом конкретное содержание документов в «архивной» описи раскрывать не требуется. Поскольку в дело помещаются документы одной разновидности, достаточно заголовка (наименования контрагента, ФИО работника и т.п.).

Каких-либо специальных правил оформления описи при передаче документов контрагенту законодатель не установил. Поэтому если конкретная форма описи не согласована сторонами отдельно (к примеру, в качестве приложения к договору), то составлять ее можно в свободной форме. Главное требование — из описи должно быть понятно что, в каком количестве когда, в связи с чем, от кого и кому передано.

Как и в случае с «налоговой» описью, помимо собственно реквизитов передаваемой документации стоит дополнить опись данными об основаниях передачи (к примеру, сделать ссылку на пункт договора или на переписку), а также указанием на передающую и получающую сторону. Для заверения описи надо указать ФИО, должность, проставить подпись составителя и дату составления.

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Форма описи документов, которая применяется при отправке регистрируемых почтовых отправлений с объявленной ценностью, приведена в приложении № 26 к порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв. приказ ФГУП «Почта России» от 07.03.19 № 98-п). Как гласит п. 6.1.1.1 порядка, при пересылке документов в описи по ф.

107 указывается их наименование и при необходимости реквизиты, а также количество листов в каждом из документов. Далее каждому документу нужно присвоить сумму оценки в полных рублях (т.е. минимум 1 руб.). После чего выводится общий итог как количества пересылаемых листов, так и суммы оценки.

ВАЖНО Опись по ф. 107 заполняется в 2 экземплярах, каждый из которых подписывается отправителем.

Если количество пересылаемых документов таково, что строк бланка описи не хватает, то необходимо использовать дополнительные бланки. При этом на первом делается пометка «лист 1», на втором — «лист 2» и т.д.

Соответственно, итог по количеству листов и сумме оценки подводится только на последнем из листов описи. А вот подпись отправителя должна быть на каждом из них.

СПРАВКА На официальном сайте Почты России можно . Образец передаточной описи в 2020 году ООО «Лабиринт-2019» 21 июля 2020 года №020-17/ДКПН Директору На №________от________ ООО «Новость» Балабанову О.И.

Уважаемый, Олег Игоревич, в соответствии с п. 2.1.4 Договора купли-продажи недвижимости б/н от 10.07.2020 настоящим направляем в Ваш адрес следующие документы:

  • Копия ФЛС от 07.07.20 — на 1 л.
  • Выписка из домовой книги от 07.07.2020 — на 1 л.
  • Копия решения Арбитражного Суда Поволжского округа от 01.02.2013 по делу № Ф04-258/2010 с отметкой о вступлении в законную силу — на 8 л.
  • Экспликация и поэтажный план на Помещение — на 3 л.

Всего документов на 13 листах. Юрисконсульт Назаров П. И. Назаров Резюмируем.

Составление описи передаваемых документов не потребует больших затрат времени — ведь в большинстве случаев опись может составляться в произвольной форме.

Обсуждения
Ответственность учащихся за ненормативную лексику

Нецензурная брань в школе какая ответственность Содержание...

Комментариев  0
Заявление инвалида об отказе от ипр образец

Заявление об отказе работника, являющегося инвалидом, от...

Комментариев  0
Сколько стоит поставить машину на учет в гаи 2021 березники

Оглавление:Постановка на учёт автомобиля в ГАИ в Березнике в 2021...

Комментариев  0

Консультация юриста

Информация

top