Главная - Социальное обеспечение - Методики обосновать компенсацию за использование личного автомобиля

Методики обосновать компенсацию за использование личного автомобиля

Методики обосновать компенсацию за использование личного автомобиля

Личный авто в служебных целях: сколько? как? почему?


Согласно ст.188 ТК РФ при использовании работником личного транспорта в интересах работодателя, ему выплачивается компенсация за использование и возмещаются расходы, связанные с таким использованием. Размер возмещения расходов определяется в трудовом договоре.Согласно п.1 пп.11 ст. НК РФ данная компенсация может быть включена в налоговую базу по налогу на прибыль в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ N92 от 08.02.2002г.Норма расходов (руб.

в месяц)Легковые авто с рабочим объемомдвигателя до 2.000 куб. см. включительно 1.200Легковые авто с рабочим объемомдвигателя свыше 2.000 куб. см. включительно 1.500Мотоциклы 600Суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с эксплуатацией автомобиля не облагаются НДФЛ (п.1 ст.217 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 20.04.2015 N03-04-06/22274 ) и страховыми взносами (пп.2 п.1 ст.422 НК РФ, Письмо Минтруда РФ от 27.07.2016 N17-3/В-291) в пределах, установленных Соглашением работника и работодателя при наличии подтверждающих документов.

Могут ли расходы на износ, горюче-смазочные материалы, ремонт, возмещаемые сотрудникам учитываться в составе расходов по налогу на прибыль? Согласно Письму Минфина от 14.08.2017г.

№03-03-06/1/52036 В размерах вышеприведенных компенсаций, уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Поэтому их стоимость не может быть повторно включена в состав расходов.Какими документами подтвердить расходы, связанные с использованием работником личного автомобиля?Следующие документы необходимо подготовить для подтверждения расходов:

  1. Документы, подтверждающие сумму понесенных расходов (путевые листы, чеки на покупку ГСМ, др.).
  2. Документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику;
  3. Документы, подтверждающие факт использования автомобиля в служебных целях. Например, если работник находится в отпуске, то такие расходы не могут быть компенсированы;

Пример Соглашения об использовании личного автомобиля:Соглашение об использовании личного автомобиля работника в служебных целях«__» ____________ 20__ г. г. ____________ ______________________________________ (________________), именуем__ в дальнейшем «Работодатель», в лице ________________________, действующего на основании __________________ , с одной стороны, и водитель автотранспортного средства _________________________________________, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», руководствуясь статьей 188 Трудового кодекса РФ, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:1.

В интересах Работодателя Работник использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль марки (модели) ______________________________________, год выпуска ______, рабочий объем двигателя ______ куб.

см, государственный регистрационный знак _________________, идентификационный номер (VIN) _____________________, цвет ___________ .2.

Работнику за использование личного транспортного средства в служебных целях возмещаются расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов, в соответствии с нормами расходов топлива и на основании представляемых Работником чеков ККТ АЗС и путевых листов, а также выплачивается компенсация _______________________________________________________ .3.

Работнику за использование личного транспортного средства в служебных целях возмещаются расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов, в соответствии с нормами расходов топлива и на основании представляемых Работником чеков ККТ АЗС и путевых листов, а также выплачивается компенсация _______________________________________________________ .3.

Расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются работнику исходя из ____________ — ___л/____ км и километража, пройденного в служебных целях, по сведениям путевого листа.4. Для получения компенсации Работник до ____ числа месяца, следующего за истекшим, предоставляет в бухгалтерию:

  1. путевой лист по форме ______ с указанием маршрута следования по служебным поручениям.
  2. документы, подтверждающие затраты на горюче-смазочные материалы;

5.

Порядок выплаты денежной компенсаций и возмещения расходов: ___________________________________________________________________________.6.

За время нахождения Работника в отпуске, командировке (если при этом не используется личное транспортное средство) или отсутствия на работе по причине болезни, а также при использовании личного транспортного средства в целях, отличных от служебных, компенсация не выплачивается.7. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания Сторонами.

8. Настоящее Соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.Приложения:1) копия свидетельства о регистрации транспортного средства;2) копия водительского удостоверения Работника.Работодатель: Работник:_____________ _____________Сумму компенсации можно предусмотреть в Соглашении в фиксированной сумме или выплачивать на основании расчетной величины (например, в зависимости пройденных километров). Если принято решение выплачивать компенсацию на основании расчетной величины, тогда в Соглашении следует прописать порядок расчета и ежемесячно готовить бухгалтерскую справку.

Пример бухгалтерской справки для расчета компенсации за использование личного автомобиля.УТВЕРЖДАЮБухгалтерская справка-расчеткомпенсации за использование легкового автомобиля работника за (месяц) 20__ г.________________________________________________ использовал личный автомобиль в служебных целях в ____________ 20__ г. __ рабочих дней, за которые было пройдено ____ км пути (маршрут указан в путевом листе и прилагается к настоящей справке).

  1. Компенсируется износ автомобиля в фиксированном размере в сумме ____ руб.;
  2. Компенсируется стоимость __ литров бензина, в сумме _____ руб. (чеки АЗС прилагаются к настоящей справке);
  3. Компенсируется стоимость платной парковки за ___ рабочих дней в сумме ________ руб. (квитанции об оплате прилагаются к настоящей справке).

Общая сумма компенсации составляет _______ руб.Приложения:1.

Путевой лист движения автомобиля в ________ 20__ г.

На __ листах.2. Чеки на покупку ГСМ в ________ 20__ г.

На __ листах.3. Квитанция об оплате парковки за ________ 20__ г. На __ листах.Главный бухгалтер ____________ ___________ (подпись) __.__.20__ Теги: Пост написан пользователем Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.

Создайте свой блог, выскажитесь и станьте суперзвездой «Клерка»

  1. 42

Компенсация за использование личного авто

16.07.2019​​​Если работник использует личный автомобиль для нужд организации, он имеет право на денежную компенсацию. Это право закреплено Трудовым кодексом РФ. Выплата компенсирует затраты сотрудника на бензин, обслуживание и ремонт автомобиля.

Следует знать, что для получения компенсации потребуется оформить соглашение с работодателем. А также сохранять все чеки и квитанции, подтверждающие затраты на автомобиль.

В Трудовом кодексе РФ отмечается, что работнику положена компенсация за использование личного транспортного средства для нужд работодателя. Об этом говорит статья . Такое использование может быть однократное, либо на постоянной основе.

Компенсация выдается с целью покрытия затрат на пользование машиной. Это:

  1. обслуживание и ремонт;
  2. покупка бензина;
  3. амортизация.

Такие выплаты не относятся к заработной плате. У них иное назначение, не связанное с выполнением работником служебных обязанностей.

Эти выплаты призваны компенсировать траты на транспорт, понесенные сотрудником в связи с выполнением трудовых обязанностей.

Порядок, величина и сроки выплат закрепляются трудовым соглашением.Важно!

Трудовым кодексом оговаривается использование личного транспорта при наличии согласия работодателя. Наличие такового подтвердит заключенное соглашение между работником и организацией.

Возможен вариант предоставления автомобиля в безвозмездное пользование на усмотрение работника.Бухгалтерам, которым предстоит вести расчеты с работником и налоговой службой, помимо Налогового кодекса следует изучить Постановление Правительства №

«Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций»

.Этот документ составляется в интересах работника.

Он подтверждает договоренность между ним и работодателем. В документе отражаются сведения:

  1. сумма и сроки выплат.
  2. характеристики машины;

Иногда работодатели не предлагают составление соглашения, обходясь составлением приказа. Работник должен ознакомиться с приказом под роспись.

Предпочтительнее соглашение составить. Этот документ поможет защитить права сотрудника при возникновении спорных ситуаций.

Образец соглашения о покрытии расходов за использование личного автоПри составлении письменной договоренности важно указать сумму компенсации и ее вид.

Отдельной строкой прописываются выплаты, компенсирующие затраты на бензин и обслуживание. Нормативов, оговаривающих величину компенсации, законодательство не предусматривает. Эти вопросы решаются индивидуально на предприятии. Минфин и налоговая службы рекомендуют при расчетах учитывать частоту использования транспортного средства.При расчете налоговых выплат, учитывается срок использования машины, насколько она изношена.

Минфин и налоговая службы рекомендуют при расчетах учитывать частоту использования транспортного средства.При расчете налоговых выплат, учитывается срок использования машины, насколько она изношена. За образец можно взять примеры:

  • Взять за основу рассчитанную сумму амортизационных начислений.
  • Сумму выплат рассчитывать по средней стоимости оплаты 1 км такси, принятой в городе.

Важно! Примерно рассчитать сумму амортизации можно, разделив рыночную стоимость автомобиля на срок полезного использования.Нормы устанавливаются индивидуально на каждом предприятии.

Законодательство не оговаривает предельной или минимальной суммы.

Она должна быть разумной. Величина выплаты должна быть обоснована и подтверждаться существующими на данный момент расценками.Работодатель также может предложить составить договор аренды. В этом случае работник предоставляет автомобиль в пользование организации и получает выплаты в соответствии с договором аренды.

Сумма должна покрывать расходы сотрудника на:

  1. ГСМ;
  2. амортизацию;
  3. техническое обслуживание.

При расчете суммы компенсации налоговыми органами рекомендуется брать в расчет параметры:

  1. частота пользования.
  2. степень износа;
  3. период пользования;

Важно! При расчете суммы компенсации следует учесть сколько дней в месяц работником используется машина.

Если ежедневно, то разумнее будет установить фиксированную выплату.

При нерегулярном использовании сумма может быть плавающей, в зависимости от количества дней пользования.

Бухгалтерами, осуществляющими расчет и перечисление компенсации работнику, будет браться в расчет величина выплат, указанная в соглашении.

Учитываются документально подтвержденные затраты.Например, трудовым соглашением предусмотрена ежемесячная сумма компенсации в размере 6000 рублей. Затраты на бензин оплачиваются отдельно. Сотрудник ежемесячно предоставляет в бухгалтерию чеки на покупку бензина на заправочных станциях. Таким образом, к ежемесячной выплате 6000 рублей добавляется сумма затрат на бензин.

Таким образом, к ежемесячной выплате 6000 рублей добавляется сумма затрат на бензин. Итоговая сумма и будет перечислена работнику в качестве компенсации.При наличии в месяце отпускных дней, сумма ежемесячной фиксированной компенсации будет уменьшена исходя из количества дней отпуска.

Не будет выплачена компенсация и за время нахождения на больничном.

Для подтверждения правомерности начисляемых компенсаций предоставляются документы:

  • Путевые и маршрутные листы, журналы.
  • Методика расчета выплат.
  • Документ о нахождении личного транспорта в собственности.
  • Отчеты работника.
  • Чеки и квитанции на покупку расходных материалов.
  • Соглашение между работником и организацией. Прилагается к трудовому договору.

Важно!

Бланки отчетов, предоставляемых работником, должны быть по образцу, утвержденному руководителем организации.Компенсации не облагаются НДФЛ.

Об этом говорится в письме № Минфина, Приказе Роструда № 17-3/В-291.При расчете налога на прибыль сумма компенсации учитывается частично. Расчет ведется с использованием установленных нормативов и «привязывается» к объему двигателя:

  1. 1200 руб. норматив для легковых автомобилей с двигателем до 2000 куб. м.;
  2. 1500 руб. норматив для двигателя более 200 куб. м.

Расчет одинаков для организаций с обычной и упрощенной системой налогообложения.Может вызвать нарекания у налоговой службы отражение в расходах фиксированной ежемесячной выплаты и сверх того, выплата расходов на ГСМ. Служба считает затраты на бензин уже заложенными в ежемесячную фиксированную выплату.Отражение компенсации в статье расходов происходит после ее выплаты.Использовать автомобиль работника в рабочих целях, можно, заключив договор на аренду.

При таком договоре передается в пользование только транспорт, услуги по обслуживанию автомобиля собственник не оказывает.

К договору прилагается акт передачи с описанием характеристик и стоимости машины. На балансе предприятия она отражается в качестве арендованного средства. Плата за пользование устанавливается по соглашению сторон.

Разумнее выбирать оплату не фиксированную, а почасовую. Так собственнику не придется платить за часы простоя, например, если сотрудник будет на больничном или в отпуске.При пользовании на условиях аренды в расходы организации попадут траты на бензин и обслуживание машины, на ее ремонт, мойку и стоянку.

Все эти затраты списываются в расходы предприятия. С платы за аренду удерживается НДФЛ, компания-арендатор является налоговым агентом. Эта позиция отражена в письме Минфина № 03-04-06/33598. Зато страховые взносы в этом случае платить не придется. Ведь договоры по передаче имущества в пользование не облагаются взносами на травматизм и страхование.Важно!
Ведь договоры по передаче имущества в пользование не облагаются взносами на травматизм и страхование.Важно! Если сотрудник пользуется автомобилем по доверенности, то он может предоставить его в аренду по договору с разрешения собственника.

Для этого в доверенности должна иметься строка о праве лица заключать от имени собственника договор аренды.

Доход от аренды получит собственник.Сравнительная таблица о преимуществах и недостатках аренды или компенсацииСравнениеПо договору арендыС компенсациейС точки зрения налоговВыплаты по договору аренды организация отражает в виде статьи расходов. Это актуально и для упрощенной системы налогообложения, и для общейЗаконодательством предусмотрены нормативы в зависимости от объема двигателя.

Легковые машины нормируются организациями как с общей, так и с упрощенной системами налогообложения. Для грузовых машин: при ОСНО выплата списывается в расход полностью, при упрощенной системе списать в расходы нельзяВключение в выплаты расходов на ГСМ и бензинАрендуя машину, организация берет на себя расходы по обслуживанию и покупке бензина и ГСМ. Поэтому такие траты могут быть учтены в расходахСогласно письму Минфина, в сумму компенсации уже включены затраты на бензин и ГСМ.

Включение таких выплат в расходы сверх фиксированной нормы, может повлечь вопросы от налоговойНаличие или отсутствие НДФЛ и страховых взносовС арендных выплат НДФЛ высчитывать нужно.

От страховых взносов данный вид выплат освобожденНДФЛ и страховые взносы не предусмотрены. Выплачиваемая компенсация должна соответствовать указанной в соглашении суммеЕсли работник не является собственником транспортного средства и пользуется машиной по доверенностиДля оформления договора аренды необходимо согласие владельца машины.
Выплачиваемая компенсация должна соответствовать указанной в соглашении суммеЕсли работник не является собственником транспортного средства и пользуется машиной по доверенностиДля оформления договора аренды необходимо согласие владельца машины.

Если его личное присутствие невозможно, в доверенности пользователя должно быть указано право на заключение договора арендыВ этом случае компенсацию не получится внести в расходы. Страховые взносы и НДФЛ в этом случае придется рассчитатьДля оформления компенсации понадобятся документы:

  • Квитанции и чеки, подтверждающие заявленные работником суммы. Это чеки на оплату бензина, квитанции на оплату ремонта и другие.
  • Документально оформленное соглашение, в котором отражены сроки выплаты и размеры компенсации. Методика расчета может быть указана здесь же.
  • Документы, подтверждающие что сотрудник является собственником автомобиля.
  • Приказ начальника о начислении компенсации.

    Образец приказа о назначении компенсации

Величина компенсации законом не ограничена. А вот сумма, которую организация сможет списать в расходы, ограничена нормативами.Для получения компенсации за использование личного транспортного средства в служебных целях, нужно подготовить соответствующие документы.

Не стоит надеяться на устные договоренности с работодателем. Наличие документов, подтверждающих договоренности, позволит избежать спорных ситуаций в дальнейшем. Налоговая служба и контролирующие органы следят за надлежащим ведением документации в организации.

Их ненадлежащее оформление может повлечь вопросы со стороны контролирующих органов.Поделиться с друзьями:

Как компенсировать сотрудникам использование личного транспорта

30 ноября 2020411 прочитали4,5 мин.1 тыс. просмотров публикацииУникальные посетители страницы411 прочитали до концаЭто 38% от открывших публикацию4,5 минуты — среднее время чтенияИспользование работниками своих автомобилей в интересах работодателя – достаточно распространенная практика.Обязанностью работодателя является выплата сотруднику компенсации за использование его имущества и возмещение связанных с этим расходов. Но при этом возникает ряд нюансов: как правильно отразить в бухучете суммы, выплаченные работникам, можно ли учесть их в расходах для целей исчисления налога на прибыль, следует ли удерживать с них НДФЛ.

И еще ряд моментов.Начнем с того, что использовать личное имущество в интересах работодателя работник может только с согласия или ведома работодателя.

И только в этом случае работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования, других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием, что следует из ст. 188 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ). Там указано, что работнику при использовании им личного транспорта в интересах работодателя могут быть компенсированы два типа расходов:• компенсация за использование, амортизацию личного транспорта;• расходы, связанные с использованием личного транспорта.Таким образом, работодатель одному и тому же работнику может выплачивать компенсацию и возмещать расходы, связанные с использованием личного имущества.

Еще раз отметим, что при использовании личного имущества без согласия работодателя требовать компенсацию и возмещение расходов работник не вправе.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.Как сказано в Письме Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, работодатель обязан возмещать работнику лишь расходы, связанные с использованием личного имущества работника. Иными словами, чтобы получить право на компенсацию подобных расходов, сотрудник должен предъявить работодателю документы, что он является собственником автомобиля. Если работник управляет автомобилем по доверенности, то работодатель может отказать в компенсации расходов.В настоящее время нормы компенсации работникам за использование собственного имущества в деятельности организации законодательно не установлены, за исключением компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Но такие нормы установлены только в целях налогообложения прибыли организаций. То есть в бухучете организация учтет суммы компенсаций в размере фактических затрат, а вот в целях налогообложения – лишь в пределах норм.Вопрос учета в целях налога на прибыль расходов на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных автомобилей работников рассмотрен Минфином РФ в Письме от 21.03.2019 № 03-03-07/19047.

В нем сказано, что положения НК РФ не регулируют взаимоотношения работника и работодателя, связанные с выплатой компенсации за использование работником для служебных целей личного легкового автомобиля.Вопросы применения норм трудового законодательства РФ находятся в компетенции Минтруда РФ, который согласно положению о министерстве является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере оплаты труда.Вместе с тем в целях гл.

25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст.

270 НК РФ). На основании подп.

11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам налогоплательщика, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.Нормы, о которых идет речь, установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92

«Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

(далее – Постановление № 92).Так, согласно п. 1 Постановления № 92 в составе прочих расходов учитывается компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в следующих пределах:1200 руб. в месяц – для машин с объемом двигателя до 2000 куб.

см;1500 руб. в месяц – для машин с объемом двигателя свыше 2000 куб. см;600 руб. в месяц – для мотоциклов.Следует учитывать, что на основании п.

1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть, помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях, на что указано в письмах Минфина РФ от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366 и от 26.12.2018 № 03-03-06/1/94971. В письмах от 04.12.2015 № 03-03-06/70852, от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789 Минфин РФ сделал вывод, что расходы в виде стоимости ГСМ, возмещаемой сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях, могут учитываться в целях налогообложения прибыли организаций в пределах норм, установленных Правительством РФ, и при условии соблюдения критериев ст.

252 НК РФ.Отметим, что если работник управляет автомобилем по доверенности, то, по мнению налоговиков, изложенному в Письме УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/[email protected], расходы на выплату компенсации также могут быть учтены организацией в составе расходов в соответствии с положениями подп.

11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Такого же мнения ранее придерживался и Минфин РФ в Письме от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812.

Вместе с тем сейчас финансисты настаивают, что для учета в целях налогообложения компенсации за использование работником легкового автомобиля он должен принадлежать последнему на праве собственности. Такие разъяснения на этот счет приведены в Письме Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49. Если компенсация выплачивается в размере, превышающем нормы, то суммы превышения при исчислении налога на прибыль не учитываются на основании п.

38 ст. 270 НК РФ.В соответствии с подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ и ст. 273 НК РФ расходы налогоплательщика в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения прибыли на дату ее выплаты работнику.

Соответственно, если компенсация фактически не выплачена, то учесть ее в составе расходов нельзя.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, являются:• приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации;• копия технического паспорта личного автомобиля, заверенная в установленном порядке.Такие рекомендации приведены в Письме УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № При этом налоговики со ссылкой на Письмо Минфина РФ от 13.04.2007 № 14-05-07/6 уточняют, что для получения компенсации работники должны вести учет служебных поездок в путевых листах.Как сказано в Письме Минфина РФ от 30.11.2012 № 03-03-07/51, форма № 3 «Путевой лист легкового автомобиля» утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте», и в обязательном порядке она применяется лишь специализированными автотранспортными организациями.

Все остальные компании, эксплуатирующие легковые авто, могут применять самостоятельно разработанные формы путевых листов с учетом Порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152

«Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»

(далее – Приказ № 152).О том, что в целях налогообложения прибыли путевые листы, содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном Приказом № 152, могут быть использованы для подтверждения расходов по использованию личного транспорта в служебных целях, свидетельствует Письмо Минфина РФ от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406.С момента выхода в свет приведенных выше разъяснений законодательство о бухучете изменилось, и в настоящее время организации, за исключением организаций бюджетной сферы, вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов с учетом требований п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), так и унифицированные формы, что следует из ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Организации бюджетной сферы применяют формы первичных учетных документов, установленные в соответствии с бюджетным законодательством РФ.Вместе с тем, по мнению автора, наличие путевых листов в данном случае не требуется, ведь этого не требует ни трудовое, ни налоговое законодательство.

Ведь, как правило, личный транспорт используется теми сотрудниками компании, чей труд связан с разъездами. Особенности их работы предусматриваются либо в самом трудовом договоре, либо в их должностной инструкции. Производственный характер использования личного авто подтверждается приказом руководителя о выплате компенсации, в составе которой учтены все затраты на эксплуатацию автомобиля.

Данная позиция подтверждена арбитражной практикой, в частности Постановлением ФАС Центрального округа от 10.04.2006 по делу № А48-6436/05-8.В Письме УФНС России по г.

Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776 было обращено внимание на то, что при отсутствии работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.

п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.В Письме Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 отмечено, что если все-таки компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля выплачивается работнику за время его нахождения в очередном отпуске или на больничном, то есть за время, когда личный транспорт этого работника фактически не использовался в указанных целях, то указанная сумма не может учитываться в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемые доходы. Таким образом, если работник в каком-либо месяце отработал не все дни, то сумма компенсации за этот месяц рассчитывается пропорционально отработанным дням.ПримерПредположим, что работнику организации выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в сумме 1500 руб.

в месяц. В мае 2020 года работник отработал все дни. В июне 2020 года (20 рабочих дней) работник был временно нетрудоспособен в течение 14 рабочих дней.

По условиям примера за май работнику выплачивается компенсация в полном размере – 1500 руб.Рассчитаем сумму компенсации, выплачиваемую работнику за июнь:1500 руб. / 20 дней x 6 дней = 450,00 руб.Так как компенсация выплачивается работнику, то возникают следующие вопросы:• нужно ли сумму компенсации облагать НДФЛ, плательщиками которого являются физлица?• следует ли начислять страховые взносы на данные выплаты, произведенные в пользу физлица?При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физлица, признаваемого плательщиком указанного налога, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды (ст.

210 НК РФ). Вопрос об НДФЛ при выплате компенсации работнику за использование как личного транспорта, так и управляемого по доверенности был рассмотрен ФНС РФ в Письме от 13.11.2018 № Исходя из него, согласно п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, для целей применения п.

1 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ. Учитывая положения ст. 188 ТК РФ, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательством не предусмотрено.Поскольку транспортное средство, управляемое физлицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения п.

1 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке. Данная позиция согласована Минфином РФ Письмом от 02.10.2012 № 03-04-08/9-327.В Письме Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49 разъяснен порядок налогообложения компенсации, выплачиваемой работнику, управляющему на основании доверенности автомобилем супруги. Из письма следует, что в силу п.

1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 Семейного кодекса РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью. Если автомобиль находится в совместной собственности супругов, то суммы возмещения расходов, связанных с использованием в интересах работодателя транспортного средства, управляемого физлицом по доверенности, выданной супругой, освобождаются от обложения НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ.Порядок исчисления и уплаты страховых взносов на обязательные виды социального страхования регулируется гл.

34 НК РФ, ст. 420 которой установлено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов – организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физлиц, в частности, в рамках трудовых отношений.База для исчисления страховых взносов названными плательщиками определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физлица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в ст.

422 НК РФ. Напоминаем, что расчетным периодом по страховым взносам признается календарный год.Не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат, связанных в том числе с выполнением работником трудовых обязанностей (подп.

2 п. 1 ст. 422 НК РФ).Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей, в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, что следует из Письма Минтруда РФ от 25.07.2014 № 17-3/В-347.Помимо этого, в письме отмечено, что Постановление № 92 применяется при определении налоговой базы по налогу на прибыль и не применяется при формировании облагаемой базы для исчисления страховых взносов. Таким образом, оплата организацией расходов работника на использование личного транспортного средства в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов.Разъяснения о начислении страховых взносов на суммы компенсации за использование в служебных целях работником транспортного средства, которым он управляет по доверенности, были даны специалистами Минтруда РФ в Письме от 26.02.2014 № 17-3/В-92, где отмечено, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, получающему доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом указанного лица.Таким образом, поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено, суммы компенсации работнику за использование упомянутого транспортного средства на основании доверенности на право управления транспортным средством облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Аналогичная позиция изложена в Письме ФНС РФ от 13.11.2018 № документом, устанавливающим единые требования к бухучету, является Закон № 402-ФЗ.

C момента введения его в действие 01.01.2013 к документам в области регулирования бухучета относятся, в частности, федеральные и отраслевые стандарты, рекомендации в области бухучета, стандарты экономического субъекта. Программа разработки федеральных стандартов бухучета на 2020–2021 гг. утверждена Приказом Минфина РФ от 05.06.2019 № 83н.До утверждения предусмотренных Законом № 402-ФЗ стандартов применяются правила ведения бухучета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные уполномоченным федеральным органом, причем положения по бухучету, утвержденные Минфином РФ в период с 01.10.1998 до 01.01.2013, признаются федеральными стандартами (п.

1, 1.1 ст. 30 Закона № 402-ФЗ).Одним из таких документов, признанных в настоящий момент федеральным стандартом, является Положение по бухучету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н (далее – ПБУ 10/99), согласно п.

5 которого расходы организации по выплате компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов включаются в состав расходов по обычным видам деятельности.

Данные расходы включаются в себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг на основании п. 9 ПБУ 10/99.Планом счетов бухучета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкцией по его применению, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».Начисление компенсационных выплат отражается по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат на производство 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.Выплата компенсации отражается по дебету счета 73 в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса», 51 «Расчетные счета».ПримерОрганизация, осуществляющая торговую деятельность, приняла на работу торгового агента с условием использования его личного автомобиля для служебных поездок (объем двигателя авто составляет 2300 куб. см). Трудовым договором предусмотрено, что работнику каждый месяц выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в сумме 3000 руб.В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – 3000 руб.

– начислена компенсация работнику за использование личного автомобиля.Так как в целях налогообложения компенсация за использование личного авто может быть учтена лишь в пределах норм (в данном случае это 1500 руб.), то в бухгалтерском учете компании возникают постоянная разница и соответствующий ей постоянный налоговый расход, на что указывают п. 4 и 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.В силу этого в бухгалтерском учете необходимо отразить постоянный налоговый расход:Дебет 99 «Прибыли и убытки» Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» – 300 руб. (3000 руб. – 1500 руб.) х 20%) – отражен постоянный налоговый расход.Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 50 «Касса» – 3000 руб.

– выплачена работнику компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

Расчет компенсации за использование автомобиля

0 Если работа вашего сотрудника связана с постоянными разъездами и он готов выполнять ее на своем личном автомобиле, то вы можете заключить с ним и выплачивать ему за это компенсацию (). Но нужно учитывать, что для легкового автотранспорта суммы таких компенсаций для целей их признания в «прибыльных» расходах сильно ограничены (, ).

Размер зависит от рабочего объема двигателя машины. Если он ():

  1. не более 2000 куб. см включительно, то компенсация составит 1200 руб. в месяц;
  2. более 2000 куб. см, то – 1500 руб. в месяц.

Так что с этой точки зрения работодателю, возможно, выгоднее заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем. Вместе с тем, даже заключив соглашение об использовании авто, вы, конечно, вправе платить работнику возмещение в большем размере и сумму, превышающую вышеуказанные лимиты, просто не включать в расходы для целей налогообложения прибыли.

Причем сумму компенсации можно установить в твердой сумме либо ежемесячно рассчитывать по определенному алгоритму (к примеру, в зависимости от километража, пройденного машиной).

В последнем случае по окончании каждого месяца нужно будет составлять бухгалтерскую справку-расчет компенсации автомобиля на основании маршрутных и платежных документов, которые в бухгалтерию должен будет передать работник. Отметим, что компенсация за использование машины не облагается НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением между работником и работодателем.

Кроме того, не подпадут под обложение НДФЛ и суммы возмещаемых расходов, связанных в эксплуатацией авто, подтвержденных документально (к примеру, за парковку транспорта в рабочее время). Также с суммы компенсации, прописанной в соглашении, не придется начислять страховые взносы ().

В справке-расчете компенсации за использование личного автомобиля необходимо привести все цифровые данные, исходя из которых вы будете определять сумму компенсации: пройденный километраж, количество приобретенного топлива и т.д. А порядок расчета компенсации лучше прописать в соглашении с работником об использовании авто. Плюс к справке нужно будет приложить подтверждающие документы: путевые листы, чеки на покупку ГСМ и др.

    data-count=»1″ >

Предоставление компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях

5354 Содержание страницы Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ.

Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

  1. оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
  2. техобслуживание.
  3. амортизацию автотранспорта;

Вопрос: Как отражается в учете выплата компенсации за использование в служебных целях личного легкового автомобиля работника?

В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях.

Размер компенсации определяется исходя из сумм ежемесячного износа автомобиля (1 100 руб.) и эксплуатационных расходов (в том числе расходы на ГСМ).

Возмещение фактически произведенных за месяц эксплуатационных расходов производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации. В текущем месяце общая сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, составляет 9 000 руб. Выплата компенсации производится в следующем месяце на банковский счет работника.

Автомобиль объемом двигателя 2 000 куб. см используется для управленческих нужд организации.

В целях исчисления налога на прибыль доходы и расходы признаются методом начисления. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на конец каждого календарного месяца. В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

  1. о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.
  2. о марке транспорта работника, годе выпуска;

Вопрос: Для оформления компенсации при использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя достаточно приказа на выплату или надо оформлять дополнительное соглашение с работником?

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Существует ли работнику? Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

  • Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.
  • Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.

Вопрос: Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации за использование в служебных целях личного автомобиля, собственником которого работник не является (п.

1 ст. 217 НК РФ (до 31.12.2019 включительно — п. 3 ст. 217 НК РФ))? Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах. Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

  • Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
  • Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
  • Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
  • Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.
  • Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.
  • Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.

Ст.

272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты.

При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

  1. Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
  2. Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС.

Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала.

Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником.

При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов. В обеих ситуациях необходимо:

  • Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
  • Передать транспорт по акту.
  • Заключить договор аренды.

Важно!

Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации.

Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника.

(Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы). Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени.

Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010. ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г.

на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2017 г.

Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу — 1500 рублей, т.к.

объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки: Наименование операции Дебет Кредит Сумма, руб.

Начислена выплата служащему 73 51 4000 Компенсация отражена в расходах 44 73 4000 Налоговое обязательство: (4000 — 1500) х 20% 99 68 500 Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками.

Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается: 3000 руб.

/ 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов.

Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем. Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.

Обсуждения
Ответственность учащихся за ненормативную лексику

Нецензурная брань в школе какая ответственность Содержание...

Комментариев  0
Заявление инвалида об отказе от ипр образец

Заявление об отказе работника, являющегося инвалидом, от...

Комментариев  0
Сколько стоит поставить машину на учет в гаи 2021 березники

Оглавление:Постановка на учёт автомобиля в ГАИ в Березнике в 2021...

Комментариев  0

Консультация юриста

Информация

top