Главная - Другое - Кто должен составлять штатное расписание

Кто должен составлять штатное расписание

Кто должен составлять штатное расписание

Штатное расписание. Унифицированная форма Т-3


42524 Штатное расписание по унифицированной форме т-3 используется компаниями и предприятиями для упорядочивания информации о кадровой структуре, количестве сотрудников, зарплатах, надбавках и т.д. Считается, что такой документ должен быть на каждом предприятии и у ИП, если он имеет штат работников. У работодателей и кадровых сотрудников нередко появляются вопросы, связанные с обязательностью унифицированной формы т-3, её заполнением, вносимыми изменениями, утверждением нового штатного расписания.

  1. Проверено экспертом
  2. Бланк и образец
  3. Онлайн просмотр
  4. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫ Представим две противоположные точки зрения на данный вопрос, существующие сегодня.

Первая утверждает, что предприятия должны обязательно составлять и иметь ШР.

Именно в нем указываются трудовая функция сотрудника и объем его зарплаты, наряду с трудовым договором. Ст. 15 (раскрывает понятие трудовых отношений) и ст. 57 ТК РФ (определяет содержание и суть трудового контракта) определяют трудовую функцию как

«работы по должности в соответствии со штатным расписанием»

.

Приверженцы второй точки зрения считают, что решение о том, нужно ли хозяйствующему субъекту ШР, принимает сам руководитель.

Аргументируется данное мнение таким образом:

  • Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост. Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) обозначила, что записи о названии должности, профессии, специальности и т.д. делаются «как правило, в соответствии со ШР организации».
  • Пост. Госкомстата России №1 от 05 января 2004 г. закрепило лишь рекомендованную к применению форму бумаги: унифицированную Т-3.

Следовательно, о том, что ШР обязательно к использованию, нигде не указано. Внимание! ФСС, ПФР, ФНС согласны с первой точкой зрения.

ФСС документ нужен для того, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, ПФР — для уточнения информации о трудовом стаже. Налоговики могут запросить ШР во время выездных проверок. ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:

  • Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.
  • В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
  • Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
  • Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
  • Закрепляет суммы надбавок персоналу.

Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.

Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно.

Составляют его в большинстве случаев на 1 год.

Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.

Если на протяжении года появляются новые должности, меняются число штатных единиц, названия вакансий, заработная плата, то в документ можно внести поправки и дополнения. Это осуществляется посредством издания специального распоряжения (о нем расскажем ниже) и внесения изменений в ШР. Штатное расписание по форме Т-3 было закреплено Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г.

№1. Все унифицированные бланки перестали быть обязательными к применению в работе с января 2013 года. С этого момента руководители компаний получили право работать с самостоятельно созданными бланками. Стало возможным дополнять новыми реквизитами уже существующие унифицированные формы.

В большинстве случаев хозяйствующие субъекты используют именно форму Т-3, так как она привычна многим бухгалтерам, кадровикам со стажем, сотрудникам проверяющих ведомств и содержит все нужные данные.

Да и смысл изобретать велосипед? Важно! Какими бланками будет пользоваться хозяйствующий субъект, унифицированными или разработанными самостоятельно, решает руководство. Выбор необходимо обязательно зафиксировать в учетной политике компании с помощью отдельного .

Бланк штатного расписания состоит из двух частей: вводной и основной (табличной). Рассмотрим, как заполнить каждую из них. Первым делом указывают название компании.

Оно должно соответствовать тому, которое вписано в свидетельство о регистрации.

Если «имя» содержит латинские буквы или слова, то такое и нужно указывать. Если в регистрационном документе присутствует краткое и полное название, то в ШР можно внести любое из них.

Далее пишут , номер документа и дату его составления. Потом следует указать период функционирования. Обычно пишут только дату утверждения, потому что дата окончания бывает не всегда известна, поскольку расписание может подвергаться изменению путем создания нового документа в процессе работы компании.

Обычно пишут только дату утверждения, потому что дата окончания бывает не всегда известна, поскольку расписание может подвергаться изменению путем создания нового документа в процессе работы компании. В этой части располагается таблица.

Рассмотрим, как правильно заполнить каждую графу из 10.

Графа 1. Сюда нужно вписать название структурного подразделения.

К таковым относятся цеха, отделы, филиалы. Указывать в документе подразделения удобнее в иерархическом порядке.

Например, прежде всего указать администрацию, юридический отдел, бухгалтерию, кадровую службу, то есть те отделы, которые занимаются общим руководством.

Далее вносят отделы, которые осуществляют главные задачи предприятия, например, производственный, отдел продаж и т.д. В последнюю очередь вписывают подразделения, выполняющие вспомогательные задачи или задачи обслуживающего характера. К примеру, это склады, отдел снабжения.

Графа 2. Нужно ввести код структурного подразделения. Номер присваивает работодатель.

Стандартно это делается так: основному отделу присваивают код «01», отделам, которые входят в его состав, — коды «01.01», «01.02» и т.д. Таким способом можно обозначить место отдела в общей иерархической системе компании или предприятия.

Графа 3. Здесь располагают сведения о должности гражданина, разряде, квалификации. Если можно подобрать название должности в соответствии с ОКПДТР (расшифровывается как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), то лучше выбрать именно его.

Так как он функционирует с 1994 года, то многие профессии и должности устарели, а новые не введены. Выбирать название из данного справочника обязательно следует в том случае, если работнику положены какие-либо гарантии: льготы, компенсации и т.д. В противном случае они не будут предоставлены.

Графа 4. Здесь для каждой должности нужно отметить число штатных единиц.

Если в компании практикуется работа по совместительству, то число указывается в форме десятичных дробей: 0,25, 0,5, 0,75, 1,25 и т.д.

Разберем пример: в фирме числятся 2 дизайнера, один — на полную ставку, второй — совместитель на полставки; в этом случае в ШР пишут — 1,5 штатные единицы. Кроме того, в ШР можно добавить и свободные должности. Если предполагается расширение штата, то их можно занести в документ заранее, чтобы в будущем не вносить в него коррективы.

Графа 5. В этом поле нужно указать тарифную ставку для каждой должности, то есть зарплату за месяц. Графы 6-8. Сюда вносят данные о существующих надбавках в организации. Таковыми могут считаться премии, доплаты, выплаты стимулирующего и поощрительного характера.

В отдельных случаях их может устанавливать сам работодатель, а в некоторых они уже введены ТК РФ: различные надбавки за количество отработанных лет, за вредность и т.д. Объемы надбавок могут быть фиксированными или выражаться в процентах от оклада.

Графа 9. В этой графе требуется отметить общую сумму, которая вычисляется путем сложения граф с пятой по восьмую по каждому из персонала на конкретных должностях. Графа 10. В ней указывают примечания, если таковые имеют место. Сюда можно вписать реквизиты приказов по кадровому составу и пр.

Строка «Итого» в конце таблицы должна содержать общее количество штатных единиц хозяйствующего субъекта и месячный зарплатный фонд (общая сумма по девятой графе). В конце ставят свои подписи руководитель отдела по персоналу (может называться по-другому) и главный бухгалтер предприятия или компании.

Печать ставится по желанию руководства. Остались вопросы по заполнению документа?

Ответим ! ШР вводится в работу работодателем с помощью . Утвердить ответственными за разработку и заполнение формы руководство может работников кадрового отдела, бухгалтера, сотрудников юридического отдела. Ответственным может быть и сам руководитель, особенно если предприятие не отличается большим штатом работников.

Если работа над ШР поручается конкретному лицу, то его нужно обозначить в приказе. Кроме того, можно прописать эту задачу в трудовом контракте с ним. Помните! Даты утверждения документа, введения его в работу и создания могут отличаться.

Штатное расписание не запрещается утверждать и после его заполнения, а вводить в работу можно намного позже составления и утверждения. В тексте распоряжения должны быть такие сведения:

  1. даты утверждения расписания, введения его в работу (здесь также следует отметить число штатных единиц и внести данные о месячном зарплатном фонде);
  2. указание на приложение к приказу — само ШР и его реквизиты;
  3. название и номер распоряжения;
  4. место и дата создания документа;
  5. ФИО и должности тех лиц, которым поручено составление ШР;
  6. наименование хозяйствующего субъекта;
  7. подписи и должности руководителя и лиц, которые отвечают за составление документа.

К сведению!

Вводить штатное расписание в работу удобнее с 1-го числа месяца, поскольку оплата труда персоналу начисляется помесячно. ООО «Афродита» Приказ №34-ОД г. Сарапул 30 декабря 2020 года Об утверждении штатного расписания ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

Утвердить штатное расписание №3-ШР от 30 декабря 2020 года в количестве 35 штатных единиц и месячным фондом оплаты труда в размере 1 238 000 (один миллион двести тридцать восемь тысяч) рублей. 2. Ввести документ №3-ШР от 30 декабря 2020 года в работу с 1 января 2020 года.

3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А. Приложение: ШР №3-ШР от 30 декабря 2020 года.

Генеральный директор: Симонов / Р.О. Симонов С приказом ознакомлена: Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А.

Николаева Чтобы изменить какие-либо данные в штатное расписание или внести в него новые, руководителю нужно издать специальный .

Это может быть необходимо в таких ситуациях:

  1. меняется структура организации;
  2. требуется ввести новые подразделения или должности;
  3. требуется переименовать должности или подразделения;
  4. изменение зарплаты, тарифных ставок;
  5. предстоит сокращение штата.

Если нужно внести много изменений, то имеет смысл составить новое ШР и утвердить его приказом руководителя, присвоив документу следующий номер по порядку. После издания распоряжения сотрудник отдела кадров или иной работник, ответственный за составление ШР, вносит в него все необходимые изменения. Внимание! Приказ можно озаглавить, используя различные варианты: «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении дополнений в штатное расписание» и т.д.

В тексте документа должны содержаться стандартные реквизиты, такие как наименование, номер бумаги, дата и место составления и т.д.

В основной части указывают, какие именно изменения должны быть сделаны, на кого возложена ответственность за исполнение данного распоряжения. Завершают текст подписи руководителя и ответственного за составление расписания лица.

ООО «Афродита» Приказ №66 г. Сарапул 12 августа 2020 года О частичном изменении штатного расписания В связи с оптимизацией структуры ООО «Афродита» ПРИКАЗЫВАЮ: Внести с 15 августа 2020 года в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2020 года, такие изменения: 1. В структурном подразделении «Правовой отдел» должность помощник системного администратора переименовать в младшего системного администратора. 2. Структурное подразделение «Редакция» переименовать в «Производственный отдел».

3. В структурном подразделении «Производственный отдел» должность главного редактора переименовать в руководителя производственным отделом. 4. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А. Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов С приказом ознакомлена: Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А.

Николаева Если в компании вводится новая штатная единица, то в этом случае следует изменить и само штатное расписание.

Для этого руководитель также издаёт .

Начинается процедура с составления работодателю. Ее составляет начальник того подразделения, где необходима новая штатная единица.

В записке должны приводиться все обоснования данного решения, также должны прилагаться статистическая информация, подтверждающая целесообразность изменений, и для будущего сотрудника. Если новый сотрудник не будет относиться ни к одному из существующих подразделений либо он будет подчиняться руководителю компании, то служебную записку составляет начальник отдела кадров.

Если новый сотрудник не будет относиться ни к одному из существующих подразделений либо он будет подчиняться руководителю компании, то служебную записку составляет начальник отдела кадров. Кроме того, он может приложить к ней уже готовый приказ, который после ознакомления со всеми бумагами и принятия решения руководитель подпишет.

Подписанный документ остается в отделе кадров, копии отправляют в бухгалтерию и то подразделение, куда вводится новая штатная единица.

Далее сотрудник, ответственный за заполнение ШР, вносит в него дополнения. ООО «Афродита» Приказ №74 г. Сарапул 20 сентября 2020 года О введении новой должности В связи с расширением области деятельности ООО «Афродита» ПРИКАЗЫВАЮ: Внести с 23 сентября 2020 года в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2020 года, такие изменения: 1.

В структурном подразделении «Производственный отдел» ввести должность СЕО-специалиста в количестве 2 штатных единиц с окладом 35 тыс. рублей. 2. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А. Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов С приказом ознакомлена: Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А.

Николаева Вносить изменения в ШР потребуется и в случае сокращения штата (убираются определенные должности) или численности (сокращаются отдельные сотрудники).

Согласно ст. 180 ТК РФ предупредить сотрудников о предстоящем расторжении трудового контракта по п.2 ст. 81 ТК РФ необходимо за 2 месяца до него. Делается это посредством вручения уведомления о сокращении штата.

В это же время необходимо издать распоряжение, в котором должен быть представлен список всех сокращаемых должностей либо сотрудников, а также еще один приказ — об утверждении нового ШР, или это может быть один документ, куда будет внесен пункт об утверждении нового ШР. Оно вводится в работу после расторжения трудовых договоров. Внимание! Изменять ШР в данном случае нужно обязательно, поскольку именно оно позволит подтвердить, например, проверяющим из трудинспекции, факт отсутствия рабочих мест в организации и законность увольнения сотрудников.

ООО «Афродита» Приказ №96 г. Сарапул 15 мая 2020 года О сокращении численности сотрудников компании В связи с уменьшением в компании объемов производства ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

С 1 июля 2020 года сократить в ООО «Афродита» такие должности: — программист, в количестве 2 шт. единиц; — веб-дизайнер, в количестве 1 шт. единицы. 2. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А.

известить работников ООО «Афродита» о предстоящем расторжении трудового договора с ними в связи с сокращением отдельных штатных единиц и предложить им имеющиеся в организации вакантные должности.

3. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. совместно с помощником юриста Романовой А.П. к 1 июля 2020 года оформить процедуру сокращения отдельных штатных единиц в порядке, установленном трудовым законодательством.

4. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А.

к 1 июля 2020 года составить новое штатное расписание для ООО «Афродита». Основание: решение учредителей от 15 мая 2020 года. Генеральный директор: Симонов / Р.О.

Симонов С приказом ознакомлены: Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева Помощник юриста: Романова / А.П.

Романова Сотрудник может запросить такой документ для предоставления его в ФСС, ИФНС, ПФР и другие учреждения.

В некоторых организациях получению такой должно предшествовать написание заявления о ее выдаче.

Руководитель не имеет права отказать своего сотруднику в выдаче этого документа, поскольку работник вправе получать от работодателя всю информацию, которая касается его лично. Выписку составляет сотрудник кадровой службы, заверяют ее работодатель, начальник кадровой службы и сотрудник, составлявший документ.

Работник, запросивший выписку, тоже ставит свою подпись.

Бумага не является копией ШР, заключает в себе только те данные, которые имеют отношение к сотруднику, заказавшему ее.

Документ должен содержать только следующие сведения:

  • Срок действия выписки.
  • Подписи указанных выше сотрудников.
  • Наименование бумаги и дату ее составления.
  • Наименование компании.
  • Таблицу с такими данными: структурное подразделение, в котором числится работник, его должность, число шт. единиц, оклад, надбавки, месячный фонд оплаты труда для данной должности, примечания.

Важно!

О том, что работнику была выдана выписка, нужно отметить в журнале учета исходящих из кадрового отдела документов, а также в личном деле сотрудника. Вопрос: Сколько хранить ШР и приказы, связанные с его изменениями?

Ответ: Как утверждает Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, данные документы требуется хранить в компании постоянно. Вопрос: Можно ли отражать в ШР одинаковые должности с разными окладами? Ответ: Согласно Письму Роструда от 27.04.2011 №1111-6-1 нельзя.

Это может грозить штрафами за нарушение трудового законодательства. Если необходимо указать разную зарплату, то можно воспользоваться внесением в ШР одному из сотрудников стимулирующих или компенсационных надбавок.

Можно также изменить наименования должностей, например: «менеджер» на «старший менеджер», но для каждого должна быть своя должностная инструкция. Вопрос: Могут ли быть в расписании вакантные должности? Можно ли их вычеркнуть? Ответ: Могут.

Если брать сотрудника на вакантную должность больше не требуется, то должность можно убрать путем издания приказа об изменении штатного расписания. Вопрос: Обязательно ли предоставлять ШР организации по запросу проверяющих органов? Ответ: Да. Запросить этот документ могут проверяющие сотрудники таких учреждений, как ИФНС, ПФР, трудинспекция.

Вопрос: Что представляет собой штатная расстановка?

Ответ: Это факультативный документ в организации.

Можно услышать такие его названия, как штатное замещение или штатный список. Документ можно изменять столько раз, сколько нужно.

Издания приказа не требуется. Отличается от ШР тем, что в форму Т-3 вносятся новые графы: ФИО сотрудника напротив каждой должности, стаж работы в организации, табельный номер, какие-либо другие особенности.

Основная задача такого документа — помочь быстро отследить свободные должности.

Штатная расстановка может пригодиться в организациях, где существует текучка персонала. Заполняется бумага аналогично ШР.

Штатное расписание: не обязательно, но желательно

Вы здесь Опубликовано 2007-09-02 19:04 пользователем Valeratal Автор: И.Михайлов Штатное расписание — важный кадровый документ. В этой статье рассмотрены вопросы, связанные с составлением, утверждением и использованием штатного расписания.

Обязаны или не обязаны работодатели иметь штатное расписание?

Штатное расписание упоминается только в ст. 57 ТК РФ. Согласно этой статье в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание.
57 ТК РФ. Согласно этой статье в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание.

И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных данным работодателем с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.Кроме того, ст.

57 ТК РФ ни в каких случаях не обязывает работодателей — физических лиц иметь штатное расписание, даже если они являются, например, индивидуальными предпринимателями.

Ведь в ней прямо и недвусмысленно говорится о “штатном расписании организации”. Если спросят… Отметим, что чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания (даже в тех случаях, когда оно по смыслу ст. 57 ТК РФ и не требуется) как нарушение трудового законодательства и оштрафовать работодателя по ст.

5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.Иногда в трудовые договоры с работниками вносятся указания на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий в соответствующей организации, отсутствует.Можно ли говорить, что одно из существенных условий трудового договора — условие о трудовой функции — не согласовано сторонами? На наш взгляд, нельзя.Штатное расписание утверждается локальным нормативным актом организации. Следовательно, его наличие или отсутствие и содержание зависят от волеизъявления только работодателя.

Обязанность составить и утвердить штатное расписание лежит только на работодателе.Однако наличие или отсутствие штатного расписания, а также его несоответствие трудовому договору, который заключается по взаимному соглашению работодателя и работника, не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. Невыполнение работодателем своей обязанности по составлению и утверждению штатного расписания не влияет на условия заключенного работодателем и работником трудового договора.Таким образом, трудовой договор, в котором указана определенная должность, специальность или профессия, не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание. Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную таким трудовым договором (т.е.

работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии).Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся в организации штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (ст. 8 ТК РФ), по крайней мере, в отношении данного работника.

Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.Штатное расписание является локальным нормативным актом работодателя (ст.

8 ТК РФ). Трудовым законодательством не предусмотрено, что штатное расписание утверждается с учетом мнения представительного органа работников.Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание (например, приказом или распоряжением руководителя организации), самостоятельно решает вопросы его изменения и дополнения.Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто.

В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.Форма штатного расписания — унифицированная форма № Т-3 “Штатное расписание” — утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

Обычно работодатели применяют эту форму.Некоторые эксперты в области трудового законодательства считают, что применение именно данной формы строго обязательно для работодателей, а “всякое своеволие” в данном вопросе может грозить организации неисчислимыми бедами.Тезис об обязательности унифицированной формы № Т-3 “Штатное расписание” родился на основании ст.

9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.Согласно этой статье первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона “О бухгалтерском учете”.Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 “О первичных учетных документах” разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены на Госкомстат России (в настоящее время — Федеральная служба государственной статистики).Отсюда делается вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.Однако здесь упускается из виду самое главное — Госкомстат России был уполномочен Правительством РФ утверждать унифицированные формы первичных документов. А что такое первичный документ?Первичным документом может признаваться только документ, который оформляет какую-либо хозяйственную операцию организации, подлежащую отражению в бухгалтерском учете.Но ведь штатным расписанием не оформляются никакие хозяйственные операции организации.

На основании штатного расписания не осуществляются какие-либо бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).Следовательно, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.Унифицированная форма № Т-3 “Штатное расписание” может рассматриваться только как рекомендательная.Неприменение унифицированной формы штатного расписания не является нарушением трудового законодательства или законодательства о бухгалтерском учете.Для тех работодателей, которые применяют унифицированную форму штатного расписания, мы приводим пример ее заполнения (см.

ниже).При заполнении унифицированной формы штатного расписания могут возникать вопросы относительно порядка заполнения графы 4, в которой указывается количество штатных единиц. В том случае, если организацией предусматривается содержание неполной штатной единицы, при заполнении графы 4 количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).Очень часто работодатели сталкиваются с трудностями при заполнении граф 5-9, в которых отражается заработная плата работника.

Попробуем в них разобраться.Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то в соответствующих графах допускается указывать проценты или коэффициенты.Если размер процентов и коэффициентов изменяется, то, на наш взгляд, не будет ошибкой поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 сделать ссылку на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов.Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности “северного” стажа. Поэтому при заполнении унифицированной формы штатного расписания в графах 6 — 8 можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате.Иные стимулирующие выплаты, кроме надбавок, в унифицированной форме штатного расписания не показываются.

То есть, нет необходимости отражать в унифицированной форме штатного расписания премии и иные стимулирующие выплаты, не являющиеся надбавками.Чем именно надбавки заслужили право присутствовать в унифицированной форме штатного расписания, неясно. Тем более что официального определения надбавки в трудовом законодательстве России нет.Подсчет итога по графам 5-9 возможен только тогда, когда тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.Если в соответствующих графах кроме рублей используются проценты и коэффициенты, а в организации используется не только повременная, но и сдельная система оплаты труда, то вывести итог по графам 5 — 9 унифицированной формы штатного расписания не представляется возможным.Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании организации, устанавливаются работодателем самостоятельно.Если же с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений, то эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ). Квалификационные справочники утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.Если в указанных справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то в штатном расписании организации (и в трудовых договорах) наименования профессий и должностей, на наш взгляд, должны указываться в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения.

Трудовое законодательство России содержит довольно большое количество нормативных правовых актов, которые предоставляют льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Штатное расписание — что это такое, как составить и изменить + форма и образец

Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников.

Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять. Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников.

Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д. А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок. Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях.

Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.

Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика. Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.
Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

  1. Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания
  1. Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций.

Основными, из которых, являются:

  1. Оставление правил внутреннего распорядка дня;
  2. Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
  3. Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.
  4. Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
  5. Возможность организации рабочего времени персонала;

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости.

На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ. Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР.

Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии. Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР.

Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января.

При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда. При составлении ШР, делается одна его копия.

Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии. Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

  • В случае изменения штатных единиц;
  • Если происходит реорганизация фирмы;
  • Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
  • Изменения должности в штатном расписании;
  • Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
  • Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание.

После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ. При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.

Второй способ внести поправки – это создать новое ШР. При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников.

Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников. Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен.

Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку. Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную . Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные. Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие.

Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам. ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ. Первая часть документов содержит следующую информацию:

  1. Общий штат сотрудников.
  2. Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
  3. Наименование организации, согласно учредительным документам;
  4. ;
  5. Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям.

Ее мы рассмотрим чуть позже. В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы. 1 графа. Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности.

Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.; 2 графа. Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.); 3 графа.

Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам; 4 графа. Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной.

Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки; 5 графа.

Величина оклада, тарифной ставки или бонусов.

Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым; 6, 7, 8 графа. Надбавки за особые условия труда.
Надбавки за особые условия труда.

Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию; 9 графа.

Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности; 10 графа. Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда; После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке.

Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда. Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.

ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации.

На его основании можно или принять нового.

Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия. Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.

Штатное расписание: правила составления и утверждения + образец бланка

9 июля 2020

  1. 0

  2. 0

  3. 3 мин

  4. 4297

В этой статье мы подробно расскажем о том, зачем штатное расписание нужно компаниям, как его правильно составлять и, конечно, приведем пример заполненного бланка штатного расписания.

Штатное расписание – это документ, который включает в себя информацию о структуре предприятия, его кадровом составе и должностных окладах сотрудников. Штатное расписание необходимо для всех государственных и коммерческих предприятий, но несмотря на это очень многие компании пренебрегают его оформлением. В штатном расписании содержится много полезной информации, которая удобно собрана в одном документе:

  1. Все должности, существующие в компании
  2. Прописана структура организации, в том числе зарплаты или тарифные разряды сотрудников

На основании этой информации руководители и менеджеры отдела кадров имеют возможность эффективно делать кадровые перестановки без риска трудовых споров.

Помимо этого, штатное расписание помогает .

Если штатное расписание в компании оформлено правильно, то оно помогает быстрее и эффективнее работать с другими документами, сверяться по нему и избегать ошибок.

Очень важен вопрос об обязательности штатного расписания. Рассмотрим, что говорит закон:

  1. Формулировка звучит следующим образом: “Предприятие самостоятельно устанавливает свою организационную структуру, устанавливает численность сотрудников и штатное расписание”.

С одной стороны, решение о наличии или отсутствии штатного расписания должна принимать компания, в соответствии со своими запросами.

А с другой стороны, упоминание в ХКУ говорит о важности такого расписания. Учитывайте то, что компании сами устанавливают систему начисления зарплат и бонусов; структуру и должности – это прописывается в коллективном договоре.

Однако сопоставление должности с окладом указывается только в штатном расписании.

  1. однозначно настаивает на необходимости штатного расписания “для урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплаты труда”.

Таким образом, штатное расписание – это важный и обязательный документ для каждой компании.

Его отсутствие может привести к административной ответственности, согласно с : наложение штрафа от трех до десяти необлагаемых минимальных налогов граждан. Штатное расписание оформляется исходя из внутренней структуры компании, различных документов, бюджета на зарплату сотрудников и т.д. Это значит, что штатные расписания разных компаний будут сильно отличаться.

И даже у одной компании в течение года оно может измениться, например, из-за создания нового отдела, найма новых кандидатов, открытия должности. Утверждается расписание в начале года приказом об утверждении. Срок действия штатного расписания – один календарный год.

Сложность составления штатного расписания, особенно для коммерческих компаний, состоит в том, что по правилам необходимо указывать унифицированные должности из официального перечня, а некоторые современные профессии там не указаны.

Ниже мы разберемся с основным правилами составления штатного расписания для коммерческих и государственных организаций.

Для указания названий отделов нет никаких особых ограничений, но, как правило, одни делятся на две большие категории:

  1. Рабочий аппарат: все сотрудники или сотрудники по отделам, например, маркетинга, экспорта и т.д.
  2. Административный аппарат: руководители, бухгалтерия, отдел кадров

Что касается наименования должностей, дело обстоит сложнее. Каждая должность должна быть указана с номером, соответствующим должности в . Этот же номер указывается в трудовых книжках сотрудников, поэтому важно, чтобы код из трудовой был таким же, как и код в штатном расписании.

Если должность сотрудника включает функциональные обязанности нескольких профессий, указанных в Классификаторе – нельзя объединять две должности в одну. В таких ситуациях следует прописать в документе обе должности и указать, что сотрудник их совмещает.

Также не стоит забывать, что за совмещение работнику полагается надбавка. Обратите внимание, что это не касается двойных должностей, которые написаны в Классификаторе профессий через дефис, например, секретарь-машинистка.

Помимо прочего должны быть указаны:

  1. Вакантные должности, поскольку на основе расписания формируются и бюджет для этого.
  2. Все возможные на предприятии должности (как для штатных сотрудников, так и те, на которых можно совмещать или работать удаленно).

В штатном расписании используется такое понятие, как “штатная единица”.

Это относится не непосредственно к сотруднику, а к количеству его обязанностей.

Например, если в графе штатная единица указано 0,5 — значит сотрудник работает неполный день или совмещает должности.

  1. Количество основных сотрудников рассчитывается исходя из сложности выполняемой работы и количества создаваемого продукта.
  2. Для расчета количества вспомогательных рабочих используются нормы обслуживания, которые зависят от размера помещений, количества техники и т.д.

Численность персонала зависит от структуры аппарата управления компании и нормативов численности, если такие имеются. Рассмотрение размера окладов стоит начать с коллективного договора, где должна быть прописана зарплатная вилка (минимальная и максимальная зарплата) для каждой должности.

А вот точная сумма, которую получает каждый из сотрудников на своей должности, указывается именно в штатном расписании. Зарплата сотрудников не должна быть меньше суммы, установленной государством, как минимальная заработная плата.

При расчете важно также учитывать количество штатных единиц: если сотрудник работает на полставки – его ЗП должна быть не менее половины минимальной, а если на 1,5 ставки, то, соответственно, – 1,5 минимальной зарплаты.

Обратите внимание, мы говорим о минимально допустимых размерах окладов сотрудников, а не о рекомендациях, касательно ЗП. Некоторые категории сотрудников имеют право на доплаты и надбавки. Эта возможность и размер таких бонусов регулируются внутри компании.

Для того чтобы штатное расписание вступило в силу, его необходимо утвердить.

Утверждается документ приказом руководителя. Для приказа нет предписанной формы, поэтому составляться он может в произвольной форме, но, конечно, с учетом стандартов оформления документации. Что обязательно должно быть в приказе об утверждении штатного расписания:

  1. Дата подписания
  2. Название документа
  3. ФИО руководителя
  4. Дата, с которой расписание вступает в действие

В штатное расписание могут быть внесены изменения в следующих случаях:

  1. Увольнение или найм сотрудников
  2. Изменение названий должностей, переформирование отделов и другие изменения в условиях труда
  3. Изменение размера зарплаты

Есть два способа изменить какую-либо информацию в штатном расписании:

  • Внести изменения в существующее расписание приказом.
  • Создать и утвердить новое штатное расписание.

Для того чтобы внести изменения, составляется соответствующий приказ, по форме аналогичный приказу об утверждении расписания, но в нем обязательно должны быть указаны причины внесения этих изменений.

Основания для внесения изменений:

  1. Проведение мероприятий, направленных на улучшение работы компании или ее отделов
  2. Изменение объемов работы
  3. Реорганизация
  4. Оптимизация организационной структуры компании

Количество изменений, которые можно внести в годовое штатное расписание не ограничивается. Для предприятий, которые финансируются из бюджета существует две, – обычна и типовая. Для коммерческих предприятий нет обязательной формы.

Официальные формы включают информацию о наименованиях и структурах должностей и отделов, количестве сотрудников, размере заработной платы и бюджете на оплату труда сотрудникам за месяц. Несмотря на то что коммерческим предприятиям не обязательно использовать, предусмотренные законом формы, не стоит забывать, что штатное расписание является официальным документом, а значит должен как минимум соответствовать стандартам оформления документации. Нет никаких четких правил по поводу того, кто должен составлять штатное расписание в компании.

Это зависит от структуры организации и наличия в ней разных отделов.

Как правило, этим занимается отдел кадров и бухгалтерия, которые согласовывают расписание с руководителями других отделов, а затем, с директором.

В небольших компаниях этим занимается один человек, чаще всего бухгалтер. Оригинал документа остается в документах компании, а копии передаются в отдел кадров и бухгалтерию. При необходимости, руководители отделов получают необходимые им сводки из расписания.

Оформление штатного расписания по всем правилам хоть и занимает много времени, но в то же время позволяет административным отделам компании в будущем это время сэкономить на других задачах. Например, при найме новых сотрудников и пересчете зарплаты. Поскольку штатное расписание является официальным документом, стоит следовать правилам и не допускать ошибок при его составлении.

А все документы, которые уже утратили силу (за прошлые годы) стоит хранить, как минимум 5 лет. Формы для заполнения вы можете скачать здесь: Подписаться * Я даю свое согласие на обработку и использование моих персональных данных в соответствии с Спасибо! Вы подписаны! В этой статье мы расскажем о том, что такое адаптация, как создать эффективную стратегию адаптации персонала и подробно распишем план для этого процесса.

Компании тратят много времени и средств на . Мы продолжаем узнавать об опыте топовых HR-специалистов из первых уст, и недавно мы пообщались с Ксенией Швед – Директором по людям в Yakaboo. Ксения рассказала об особенностях работы в ритейле, .

Обсуждения
Ответственность учащихся за ненормативную лексику

Нецензурная брань в школе какая ответственность Содержание...

Комментариев  0
Заявление инвалида об отказе от ипр образец

Заявление об отказе работника, являющегося инвалидом, от...

Комментариев  0
Сколько стоит поставить машину на учет в гаи 2021 березники

Оглавление:Постановка на учёт автомобиля в ГАИ в Березнике в 2021...

Комментариев  0

Консультация юриста

Информация

top