Главная - Трудовое право - Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним 80 листов

Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним 80 листов

Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним 80 листов

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек


Вы здесь Опубликовано 2014-10-06 18:58 пользователем OP В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму. В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы.

Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.

&nbsp}

В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор. Не существует единой обязательной формы этих журналов.

Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек.

Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек. В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).

Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов.

В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг. Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша.

Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.

На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.

Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников.

Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме.

При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками.

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

  1. вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.
  2. впервые оформленных документах,
  3. трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша.

В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество. В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.

В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию. Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении.

Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу. В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки.

В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой.

В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет. Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

  • Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
  • Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
  • После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.
  • Книгу следует прошнуровать и опломбировать.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба.

Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Книга учета движения трудовых книжек

Содержание

  • Кадровик или иное лицо, уполномоченное документировать прием и увольнение работников, должен заносить данные из трудовых книжек и вкладышей к ним в специальный журнал регистрации трудовых книжек. Его форма утверждена приложением №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 . Обязанность работодателя иметь такой реестр прописана в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 .

    Ее приобретают в магазинах либо распечатывают самостоятельно, переплетают и пользуются. Выбирая, как назвать регистр: журнал регистрации трудовых книжек или журнал учета трудовых книжек, рекомендуем скопировать в точности название, приведенное в Постановлении Минтруда № 69. Первым делом надо подписать книгу.

    Достаточно указать наименование организации и название журнала, а в нижней части вписать дату начала и окончания ведения.

    Важно помнить о требованиях к книге учета.

    Журнал движения трудовых книжек должен иметь твердый переплет и быть прошнурованным.

    Все страницы следует пронумеровать, а затем заверить у руководителя.

    Начальник не только подписывает документ, но и уточняет количество пронумерованных и прошнурованных листов в нем.

    Печати (при наличии ее в организации) на страницах не нужны. Заполняется книга только в двух случаях:когда человека принимают на работу и когда увольняют.

    Среди обязательных сведений в ней:

    1. наименование службы или отдела, куда он принят;
    2. реквизиты приказа о приеме на работу;
    3. порядковый номер регистрируемой записи;
    4. подпись лица, подтверждающая получение или выдачу документа.
    5. данные сотрудника;
    6. дата приема человека на работу (цифрами);
    7. должность, на которую принят гражданин;
  • Обычно у кадровиков не возникает сложностей при ведении учета. Но есть моменты, которые надо помнить:

    1. фамилия, имя и отчество сотрудника всегда надо заносить в неизменном виде, никаких сокращений не допускается;
    2. если необходимо исправить какую-то запись, неверное зачеркивается, а ниже записывается корректная формулировка, обо всех исправлениях необходимо «сообщать» на внутренней части обложки по аналогии с внесением изменений в саму трудовую; там указывается, запись под каким номером исправлена, поставлена дата и роспись ответственного лица.
    3. если работника назначают на новую должность, эти сведения не переносятся;
    4. в случае увольнения работника в графе 12 вписывают последний день работы. Но если бумаги отправляются бывшему сотруднику почтой, то в поле надо записать дату пересылки, дополнительно приложить уведомление о необходимости явиться за книжкой, согласие адресата на пересылку, квитанцию об отправке;
    5. вносить записи надо в каждую строку. Только полностью заполненный журнал разрешается сдавать в архив. Хранить его надо в течение 75 лет.
    6. если увольняющийся не явился лично за документами, поле для подписи остается незаполненным; если работник по каким-то причинам отказывается получать документ — сюда вписывают реквизиты Акта об отказе в росписи, который прилагается к реестру;
    7. графа 10 заполняется всегда, а следующая, как правило, никогда.

    Книга учета и движения хранится у того сотрудника, кто ее ведет.

    Если в организации нет такого документа или его неправильно ведут, контролирующие органы расценят это как нарушение законодательства и оштрафуют по ст.5.27 КоАП РФ . Минимальный штраф:

    1. для должностных лиц и ИП — 1 000 рублей;
    2. для компаний — 30 000 рублей.

    См.

    данную форму в редакторе MS-Excel Приложение N 3к постановлению Минтруда РФот 10 октября 2003 г. N 69 Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник Дата и N приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.) Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) Расписка работника в получении трудовой книжки Принятие нового сотрудника на работу сопряжено с предоставлением работодателю необходимых документов и оформлением трудового соглашения.

    Факт занятия вакантной должности новым сотрудником отображается в приказе о приеме на работу, после чего в его трудовой книжке (ТК) делается соответствующая запись.

    Скачать для просмотра и печати: Обязательной фиксации подлежит информация о порядковом номере приказа и должности лица, в отношении которого он выдан.

    Вместе с этим работодатель или ответственный сотрудник обязан зафиксировать факт передачи пакета документов в книге учета.

    Местом хранения журнала является:

    и вкладышей — это своеобразный регистр, основным предназначением которого является накопление сведений о передаче ТК от работников работодателю с последующим их возвращением законным владельцам.

    Журнал должен иметь установленную Постановлением Российского Министерства Труда форму и соответствовать правилам оформления, закрепленным законодательно.

    Несоблюдение правил ведения данного документа является основанием для привлечения уполномоченного лица к юридической ответственности. Документ требуется для фиксации фактов: Наличие на предприятии данного документа обеспечивает порядок в работе с трудовыми книжками, способствует определению ответственности в случае их утери.
    Документ требуется для фиксации фактов: Наличие на предприятии данного документа обеспечивает порядок в работе с трудовыми книжками, способствует определению ответственности в случае их утери.

    Согласно правительственному Постановлению № 225 работодатель обязан не только иметь журнал, но и придерживаться правил хранения и внесения данных. Вместе с книгой учета работодатель должен вести расходно-приходную книгу, предназначением которой является фиксация сведений о документах, приобретенных за счет предприятия.

    Скачать для просмотра и печати: Полномочиями на ведение журнала, как правило, наделяются:

    1. бухгалтеры;
    2. менеджеры по персоналу.
    3. сотрудники кадрового отдела;

    Процедура назначения такого сотрудника предусматривает выдачу соответствующего приказа, на основании которого он приступает к выполнению своих обязательств. Полезно знать! Особых требований к оформлению приказа законодательством не предусмотрено, главное, чтобы он включал данные о личности ответственного сотрудника и детальный перечень его полномочий. При необходимости замены лица, ответственного за ведение книги, к примеру, в случае его увольнения или перевода на другую должность, составляется акт приема-передачи документов.

    В бланк акта вносится полный перечень документации, подлежащей передаче.

    Уполномоченного сотрудника в обязательном порядке знакомят с ответственностью, которая наступает вследствие нарушения правил ведения документов строгой отчетности, в число которых входит книга учета. В соответствии с законодательными нормами на обложке журнала указывается полное название компании, период, на протяжении которого велся документ.

    Характер информации внутри книги зависит от причины ее внесения. Так, при приеме на работу в столбцы бланка вносятся такие сведения: При увольнении записи вносятся только в 12 и 13 графу бланка.

    В 12 прописывается дата последнего рабочего дня, в 13 — подпись владельца ТК , свидетельствующая о факте получения документа на руки. Если работника нет на работе в день увольнения, порядок действий будет следующим: Документ ведется вручную ответственным работником.

    Перед началом заполнения книгу необходимо прошить и опломбировать. Перед внесением записей в журнал его необходимо прошить. Для реализации процедуры следует выполнить такие действия:

    1. пронумеровать каждый лист журнала;
    2. на линии изгиба проделать два сквозных отверстия;
    3. туго завязать концы нитки с задней стороны журнала.
    4. через образовавшиеся отверстия провести нить. Желательно использовать шелковую нить, она более прочная;

    За прошивкой книги учета следует ее опломбирование.

    Под данным термином подразумевается процесс закрепления концов нити, посредством использования специальной пломбы-наклейки или же аналога, изготовленного самостоятельно. На пломбе прописывается:

    1. данные ответственного сотрудника и его подпись.
    2. количество страниц в журнале;

    Заверяется пломба печатью предприятия. Основное предназначение опломбирования — зафиксировать нить так, чтобы ее нельзя было изъять, не повредив печать.

    Ввиду того что журнал заполняется вручную, избежать ошибок не всегда удается.

    Если подобная ситуация имеет место, необходимо выполнить такие действия:

  • аккуратно под линейку зачеркнуть некорректные данные, снизу написать корректные;
  • на внутренней стороне титульного листа зафиксировать информацию о проделанном исправлении (номер откорректированной записи, дата внесения поправки, подпись ответственного сотрудника и ее расшифровка).
  • Если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей отсутствует на предприятии и данный факт выявлен контролирующими органами, работодатель привлекается к админответственности в виде наложения штрафа. Согласно ст. 5.27 КоАП его размер равен 70 тыс. руб. Скачать для просмотра и печати: Подобно иным документам строгой отчетности книга учета должна храниться в архиве организации на протяжении 75 лет.

    По истечении данного периода документ подлежит уничтожению, что происходит в установленном законодательством порядке. Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности.

    Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет. Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек.

    Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки. Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП. Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу.

    Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.

    Книга учета трудовых книжек Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь.

    В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель. Современная форма книги учета трудовых книжек была определена около десяти лет назад.

    Ее ведение имеет существенные отличия от заполнения прочих регистрационных документов. Ответственный сотрудник должен знать обо всех тонкостях процесса. Ведение журнала не прекращается по окончанию года, его используют полностью, до последней страницы. Информация в каждую из граф вносится в строгом соблюдении установленного регламента.
    Информация в каждую из граф вносится в строгом соблюдении установленного регламента. В 1 графе указывается порядковый номер трудовых книжек.

    2-4 графы фиксируют дату примета на работу, заполнения бланков вкладыша и трудовой книжки (числа могут отличаться друг от друга); дату прописывают полностью, арабскими цифрами.

    5 – полное ФИО работника. 6 – делается запись о присвоенных книжки серии и номере.

    Если эта информация отсутствует (это характерно книжкам образца 1938 года), ставят прочерк. 7 – должность, профессию, трудовую функцию специалиста. 8 – предназначается для написания названия структурного подразделения, в котором намеревается работать специалист.

    9 – дата и номер документа, по которому сотрудник принят в штат. 10 – подпись ответственного лица, принимающего на хранение документ.

    11 – сумма, которую оплатил сотрудник за получение данное бланка; чаще всего документ выдается безвозмездно, графа остается пустой или в ней ставится прочерк.

    12-13 – заполняется при увольнении сотрудника, содержат дату выдачи трудовой и подпись работника, фиксирующая факт получения им трудовой книжки. Срок хранения таких журналов установлен законодательно и составляет 75 лет. К самой книге предъявляются определенные требования.

    Она в обязательном порядке должна быть прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, ее листы нумеруют, руководитель (а не лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек) обязан заверить документ личной подписью. Если контролирующие органы выявили факт отсутствия книги учета движения трудовых – на организацию и ее руководителя налагается штраф. По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат.

    Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее. Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п.

    40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем. Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.

    О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале

    «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?»

    . В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов. Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте.

    Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

    И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек. Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

    В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.

    Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю.

    Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки. ВАЖНО! Дату следует проставлять цифрами строго в формате XX.XX.XXXX. То есть если, к примеру, книжка была оформлена 30.03.2018, то нужно указать 30.03.2018.

    Никакие «30 марта» или «30.03.18» не допускаются (п. 1.1 инструкции № 69). В следующую, графу 5 сотрудник отдела кадров должен внести Ф.

    И. О. работника полностью, а не только фамилию с инициалами. Графа 6 предназначена для фиксации серии и номера вносимого документа (книжки или вкладыша к ней).

    Далее в графе 7 необходимо отразить сведения о должности лица, являющегося хозяином трудовой книжки.

    При этом вносимая информация должна дословно повторять наименование его должности согласно штатному расписанию.

    Структурное подразделение (отдел, департамент и др.), где трудится принятый работник, вносится в графу 8. Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление работника в штат фирмы (приказ о приеме).

    Видео (кликните для воспроизведения). В графе 10 ставит свою подпись сотрудник кадрового подразделения, который ведет учет движения книжек и получил книжку от конкретного физлица. Если же работодатель оформил и выдал книжку работнику, не имеющему трудового стажа, то он должен заполнить графу 11, где прописать сумму, полученную от такого работника за оформление книжки.

    Аналогичная ситуация возникает при выдаче вкладышей к книжке. Указанные выше записи ответственное лицо делает при каждом поступлении нового специалиста на работу.

    Если же работник решил уволиться, то заполняются графы 12 и 13 книги учета трудовых книжек. В графе 12 кадровая служба прописывает дату, когда книжка была возвращена уволившемуся, а в 13 при получении расписывается непосредственно сам этот работник. О том, что при увольнении нужно писать в трудовой книжке, см.

    в статье

    «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец-2017»

    . Последовательно выполняя описанный выше алгоритм, кадровая служба без труда отразит в книге все факты перемещения трудовых книжек сотрудников. Скачать образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек вы можете на нашем сайте.

    О способах исправления ошибок, допущенных при ведении книги, читайте в материале «Минтруд рассказал, как исправить ошибку в книге учета трудовых книжек». Ведение книги учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства. Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых регистрация в журнале всех книжек, как полученных от работников, так и оформленных работодателем самостоятельно, соблюдение корректного формата даты записей, указание должности работника в полном соответствии со штатным расписанием, отражение Ф.
    Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых регистрация в журнале всех книжек, как полученных от работников, так и оформленных работодателем самостоятельно, соблюдение корректного формата даты записей, указание должности работника в полном соответствии со штатным расписанием, отражение Ф. И. О. владельца книжки полностью, без каких-либо сокращений.

    Можно ли распечатать книгу учета движения трудовых книжек и ей пользоваться?

    или нужно покупать? 26 апреля 2018 в 15:10 Здравствуйте! В постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 255 к книгам учета трудовых книжек установлено правило:

    «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и КНИГА УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.»

    . Исходя из этого не вижу ничего страшного если вы книгу распечатаете.

    Главное соблюсти установленные требования.

    Документооборот на предприятии любой формы собственности должен вестись согласно определённым правилам и нормам: должны регистрироваться движение документов, приходящих извне и исходящих, обмен бумагами между отделами и департаментами и т.

    п. И эти правила касаются не только канцелярских или бухгалтерских отделов, но и HR департамента, или отдела кадров (ОК). Здесь главными объектами, подлежащими взятию на учёт, являются трудовые книжки (вкладыши) сотрудников. Как только гражданин устроился на работу, на него тут же заводится личное дело с данными и сведениями, касающимися трудового опыта и стажа, тогда как в его трудовую книжку (ТК) заносятся сведения о движении по службе, обучении, наградах и поощрениях.

    Любой такой документ и вкладыш, прилагаемый к нему, проходят обязательную регистрацию в книге учёта. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83 .

    Это быстро и бесплатно ! Согласно пункту 40 Правил ведения и хранения ТК, утверждённых Правительством РФ в 2003 г., все бланки, а это, в том числе, заполненные и новые трудовые, а также и вкладыши к ним, должны подлежать строгому учёту. В настоящее время реестр учёта — это стандартизированная форма для отражения движения трудовых книжек, включающая в себя тринадцать граф на каждом развороте, заполнение которых поручено сотруднику отдела кадров или другому ответственному лицу. Каждая из граф имеет чёткое назначение, а в целом и общем они отражают процессы приёма, создания, выдачи, пересылки и передачи документов, подтверждающих реальный трудовой стаж гражданина.

    Регистрация осуществляется при постановке сотрудника на кадровый учёт, и каждая запись, будь то сама книжка (или вкладыш), получает номер в порядке очерёдности поступления.

    Приобрести книгу учёта движения ТК можно в тех местах, где обычно продают подобного рода продукцию – различные бланки, журналы и пр., изданные на предприятиях, имеющих отношение к ФГУП «Гознак». Вкладыш – это продолжение ТК, в которой заполнены все листы и разделы. Имеет стандартную форму, но меньший размер: 9 разворотов для фиксации сведений о месте работы, 8 – для награждений.

    Регистрация вкладышей – бланков строгой отчётности – осуществляется точно так же в реестре, но, кроме того, в ТК ставится ещё и штамп о выдаче такого бланка.

    Если работник пришёл на предприятие с уже существующим вкладышем, то последний не подлежит регистрации, учётная запись производится только в случае выдачи нового формуляра. Подобного рода реестр ведётся для учёта приобретения бланков и формуляров, т. е. новых ТК и вкладышей, которые были получены от производителей или распространителей, и выдачи их сотрудникам.

    Главное назначение приходно-расходного журнала – контроль затрат предприятия на подобного рода продукцию.

    Приобрести можно там, где распространяется продукция ФГУП «Гознак». Журнал считается действительным, если имеет полный комплект водяных знаков.

    Ответственность за внесение записей несёт лицо, определённое руководителем. Реестр должен быть прошит, по месту прошивки на тыльной странице наклеивается лист бумаги, на котором находится заверительная надпись и подпись ответственного лица, как правило, руководителя предприятия. Шнуровка пломбируется, и номер с отпечатка заносится на титульную страницу книги.

    Хранится реестр в сейфе, к которому ограничен доступ третьих лиц.

    К работе с приходно-расходным журналом имеет допуск ответственное лицо, которое регулярно регистрирует движения формуляров по приходу и по выдаче. Если формуляр был выдан на руки, то в журнале должна присутствовать подпись лица, получившего его. Ответственный ежемесячно отчитывается о расходах средств и остатках в наличии неиспользованных бланков.

    Ответственный ежемесячно отчитывается о расходах средств и остатках в наличии неиспользованных бланков.

    Неправильно заполненные или испорченные формуляры подлежат изъятию с составлением акта об уничтожении. Исправления в реестре должны сопровождаться письменными комментариями ответственного лица.

    Уполномоченное лицо, несущее ответственность за ведение регистрации в книге учёта движения ТК, назначается руководителем предприятия.

    Издаётся приказ, где называется имя ответственного, указывается дата, с которой полномочия становятся действительными.

    Как правило, таким уполномоченным становится тот человек, который работает с ТК, т.

    е. работник отдела кадров или HR-департамента. В скромного размера организациях с этой обязанностью справляется бухгалтер или секретарь.

    Информация в книгу учёта вносится регулярно, аккуратно.

    Исправления комментируются ответственным лицом.

    В случае смены ответственного лица составляется акт, где фиксируется количество ТК действительно работающих сотрудников, непереданные и невостребованные книжки тех, кто уволился и остаток чистых формуляров. Форма реестра учёта имеет стандартный вид, который соответствует утверждённому Правительством РФ.

    Если на предприятии прежде записи осуществлялись в книгу, не соответствующей требованиям, то она должна быть закрыта. Существует прописанная процедура прекращения ведения записей в таком реестре.

    Заключается она во внесении итоговой записи, в которой указывается причина закрытия, количество внесённых в реестр записей и зарегистрированных ТК и вкладышей с указанием даты закрытия и подписью уполномоченного лица. В последующем журнал передаётся в архив, где продолжает храниться. Пользоваться реестром разрешено, но запрещено вносить и корректировать какие-либо записи.

    Форма действующего в настоящее время журнала учета была утверждена соответствующим Постановлением Мин. труда и Соц. развития № 69 от 10.10.2003 г. До этого действовал образец 1974 года.

    До сих пор нет никаких препятствий в использовании старого образца, хотя постановление вступило в силу. Допустимо продолжать ведение регистрации в книге старого образца до её окончания.

    Регистрация трудовых книжек, а также вкладышей, ведётся в одном журнале до его окончания, а не до истечения календарного года.

    В журнале установленной формы содержатся дополнительные справочные материалы в помощь сотруднику, осуществляющему ведение реестра. Это правила, постановления Правительства РФ, приложения, примеры заполнения бланков, формуляров, отчётов, заявок и актов, а также подробная инструкция по внесению записей в журнал. Тринадцать существующих на развороте журнала граф имеют строгое предназначение.

    Записи вносятся аккуратно шариковой ручкой ответственным лицом.

    Пробелов в колонках не должно быть: если отсутствует нужная информация, ставится прочерк. В первой колонке проставляется порядковый номер регистрируемого документа (ТК или нового выданного вкладыша).

    В три последующие графы вносится информация о дате принятия на работу, сдачи книжки (вкладыша) в ОК. Между указанными датами может пройти срок в пять, а то и семь дней. Это связано с тем, что уже существующие документы могут быть переданы в отдел кадров в течение пяти дней с момента занятия должности, а случае заведения новой трудовой – в течение 7 дней, которые нужны для её оформления.

    Сроки определены соответствующими статьями ТК РФ и положениями Правил ведения и хранения – статья 66 и пункт 8. Пятая колонка – место для внесения личной информации о владельце трудовой книжки. В шестой указываются номер и серия ТК, форма которых может отличаться в зависимости от года издания формуляра.

    Седьмая графа – указывается должность сотрудника или его функция на предприятии согласно штатному расписанию, а в восьмой – наименование подразделения (отдела, департамента, цеха и т. п.), где осуществляется трудовая деятельность. В девятой прописывается документ, давший основание для приёма на работу.

    11 графа – стоимость нового формуляра трудовой или вкладыша, оформляемого впервые. Если работником предоставлена была уже используемая книжка (вкладыш) или бланк был выдан безвозмездно, то в соответствующей графе ставится прочерк. 12 и 13 — заполняются при увольнении: в первой ставится дата получения на руки ТК, во второй – личная подпись за книжку или вкладыш.

    Учет бланков трудовых книжек — бланк:

    При внесении отметок в журнал допускаются ошибки, устраняются они путём проставления пометки «запись недействительна» в той графе, где была есть ошибка, а в следующей строке ставится правильная запись. Перед тем, как будут внесены первые регистрационные записи в журнал учета движения трудовых книжек, она должна быть оформлена должным образом. Последовательность действий следующая:

    1. оформление титульного листа происходит после того, как были завершены все вышеозначенные операции. На ней прописывается количество пронумерованных страниц в журнале, фиксируется номер пломбы, ставится заверительная подпись руководителя организации и дата начала использования реестра. Без указания всех данных журнал считается недействительным.
    2. прошивка. Все листы реестра прошиваются вместе с обложкой суровыми нитками. Кончики пошивки выводятся на тыльную сторону обложки;
    3. нумерование страниц. Страницы нумерует ответственное лицо. Количество страниц записывается на титульной странице;
    4. наклейка бумажной ленты поверх концов шнуровки;
    5. пломбирование. Сургучная пломба ставится поверх бумажной ленты, прихватывая кончики прошивки и обложку. Пломба (см. ГОСТ 31282-2004) имеет номер, который фиксируется на титульной странице. Нарушение пломбы свидетельствует о незаконном использовании реестра;

    — образец заполнения титульного листа:

    Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — скачать бланк вы сможете ниже по ссылке.

    Не должным образом оформленный журнал регистрации или его отсутствие влекут административную ответственность: штраф, налагаемый на руководителя и предприятие. Размер штрафа составляет в первом случае 500-5000 руб., во втором – 30 000 -50 000 руб.

    Согласно положениям Росархива срок хранения журнала учёта ТК должен хранится в течение 50 лет в архиве предприятия. Перед передачей на хранение производится опись объекта. Ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним требует соблюдения инструкций.

    Оформление должно проходить согласно установленной процедуре, а записи должны вноситься корректно и аккуратно. Пробелов в графах журнала не должно быть. Реестр подлежит хранению в сейфе, к которому имеют доступ руководитель предприятия и ответственное за ведение реестра лицо.

    По окончанию журнала, он передаётся на хранение в архивный отдел предприятия. Не нашли ответа на свой вопрос?

    Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 938-46-83 (Москва)Это быстро и бесплатно !

    По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее. В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из работников.

    Традиционно отдел кадров отвечает за документирование всех кадровых процедур и учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях, коммерческих компаниях и некоммерческих организациях. В фирмах с маленьким штатом для этого назначается ответственный работник. Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена обязанность работодателя составлять журналы учета документации.

    Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена обязанность работодателя составлять журналы учета документации.

    Книга учета трудовых книжек пополняется новыми сведениями в двух случаях:

    1. при его увольнении.
    2. при приеме работника;

    Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи в будущем. Журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников, содержит сведения и о выдаче их на руки по требованию и при увольнении. Форма определена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

    Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4.

    Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима. Форму можно купить — она выпускается типографиями — или изготовить самостоятельно, соблюдая установленные требования. Требования к заполнению приведены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек.

    Они утверждены Правительством в постановлении от 16.04.2003 № 225. Разберем образец заполнения книги учета движения трудовых книжек по столбцам.

    Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

    Шаг 1. В 1-й столбец вносят номера в том порядке, в каком трудовые книжки поступают на учет (1, 2, 3, 4 и т. д.). Шаг 2. 2-й, 3-й, 4-й столбцы содержат дату приема сотрудника на должность и заполнения книги (число, месяц, год цифрами).

    Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата.

    Шаг 3. В 5-й столбец заносят Ф.И.О. работника. Шаг 4. В 6-ю графу вписывают серию и номер книжки, которые содержатся на каждой, начиная с 1974 года.

    Если она старая, выпущенная до 1974-го, без номера, в графе ставят прочерк. На образцах 1974–2003 годов серия обозначается буквами АТ, с 2004 года используется сокращение ТК.

    Номер состоит из 7 цифр; Шаг 5. 7-й столбец содержит название должности, специальности или профессии в том виде, в каком она указана в приказе.

    Туда же вписывают категорию или разряд, если нужно; Шаг 6. В 9-й графе пишут номер приказа, на основании которого работник принят на должность; Шаг 8. 10-й столбец предназначен для подписи ответственного лица — кадрового работника, которому документ передан на хранение; Шаг 9.

    11-я графа нужна для случаев, когда книжка или (и) вкладыш к ней заводятся в организации.

    Тогда там проставляется сумма в рублях, которую сотрудник заплатил за документ. Если трудовая уже имелась на руках у работника, в графу ставят прочерк; Шаг 10.

    12-й столбец — для сведений, заполняемых при увольнении работника. В нем стоит дата выдачи трудовой; Шаг 11.

    В 13-й графе работник расписывается, подтверждая получение документа. Это тоже происходит после увольнения.

    Если сотрудник при увольнении не может самостоятельно забрать документ, его уведомляют об обязанности прийти или запрашивают разрешение на пересылку почтой. Тогда в 12-м столбце ставится дата уведомления и дата отправления ТК почтой при согласии работника. В 13-м столбце пишем номер уведомления.

    Книге учета желательно иметь твердую обложку, потому что работа с ней длится годы, а то и десятилетия, а затем она сдается в архив, где лежит еще десятки лет.

    Такая обложка — не обязательное требование к оформлению. Но ряд других принципов ведения этой учетной формы соблюдать необходимо. Напомним, что утверждены правила Поставновлением № 22.

    Этот нормативный акт определяем в том числее, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, нумеровать страницы, использовать печать и так далее.

    Рассмотрим эти правила. Обязательные требования к оформлению:

    1. книга должна быть прошнурована и опломбирована (или опечатана сургучом);
    2. заверена специальной надписью, где указано количество страниц. Заверяет руководитель фирмы (а не кадровый работник) подписью и печатью с указанием даты.
    3. страницы нумеруются заранее, до начала использования;

    При использовании сургучной печати пломба ставится на кончики шнуровки, заходя частично на лист бумаги и на край обложки. Более распространен второй способ — опломбировать документы с помощью индикаторной пломбы.

    Это плоское устройство однократного применения с уникальным номером.

    При вскрытии такой пломбы на ней проявляется надпись — «вскрыто». Это сразу покажет попытку несанкционированного доступа к журналу с целью добавить или удалить страницы.

    Номер пломбы обязательно указывается на обложке рядом с заверительной надписью, иначе опломбирование недействительно. Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета.

    Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление. Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места.

    Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок. Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна».

    Затем еще ниже внести верные сведения.

    Книга учета движения ТК и вкладышей к ним находится на рабочем месте сотрудника, ответственного за ее ведение. Ведется она до полного использования всех страниц столько лет, сколько для этого потребуется.

    После использования заводится новая, и нумерация в ней продолжается с той цифры, на которой окончилась предыдущая, а не начинается заново. Использованный журнал ни в коем случае не уничтожается, но и в архив сдается не сразу: в нем предстоит расписываться работникам при увольнении и получении документов, поэтому он хранится у кадровика, пока полностью не будет закрыт. И только заполненная от начала до конца книга учета сдается по описи на хранение в архив фирмы, где ей предстоит пролежать 50 лет.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Если фирма или предприниматель не ведет книгу учета движения, или документ оформлен с нарушением установленных правил, им грозит административная ответственность. Штраф по статье 5.27 КоАП от 500 до 5000 рублей для должностных лиц, и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.

    • Ивакина, Н.Н. Культура судебной речи / Н.Н. Ивакина. — М.: БЕК, 2017. — 334 c.
    • Астахов Жилье. Юридическая помощь с вершины адвокатского профессионализма / Астахов, Павел. — М.: Эксмо, 2016. — 320 c.
    • Сборник постановлений пленума верховного суда СССР. (1924-1977 гг.) (комплект из 2 книг). — М.: Известия Советов народных депутатов СССР, 2016. — 822 c.
    • Липинский, Д. А. Общая теория юридической ответственности / Д.А. Липинский, Р.Л. Хачатуров. — М.: Юридический центр Пресс, 2017. — 950 c.
    • Тихомиров, М. Ю. Увольнение по инициативе работодателя. Практическое пособие / М.Ю. Тихомиров. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2015. — 499 c.

    Оценка 5 проголосовавших: 1 Имею высшее образование по специальности: юрист по финансово-правовому профилю. Мой стаж работы в юридической компании составляет 12 лет.

    Обсуждения
    Ответственность учащихся за ненормативную лексику

    Нецензурная брань в школе какая ответственность Содержание...

    Комментариев  0
    Заявление инвалида об отказе от ипр образец

    Заявление об отказе работника, являющегося инвалидом, от...

    Комментариев  0
    Сколько стоит поставить машину на учет в гаи 2021 березники

    Оглавление:Постановка на учёт автомобиля в ГАИ в Березнике в 2021...

    Комментариев  0

    Консультация юриста

    Информация

    top