Главная - Трудовое право - Как правильно заполняются трудовые книжки

Как правильно заполняются трудовые книжки

Как правильно заполняются трудовые книжки

Инструкция: заполняем трудовую книжку правильно


Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Заполнение трудовой книжки — внесение по определенным правилам информации о сотруднике, выполняемой им работе, переводе на другую работу, увольнении и его причинах, а также награждениях. 2 марта 2021 Автор: в 2021 году (о совместительстве) (внутри отдела) (в другой отдел) Пенсионный фонд сообщил, что перейти на электронные трудовые книжки согласились только 6 млн работников из 47 млн трудящихся граждан России.

Остальные 41 млн решили не экспериментировать. Что это для кадровиков? Что мы продолжим вести 41 млн бумажных трудовых, заполняемых по строгим правилам.

Чтобы заполнять книжку правильно, ориентируемся на три документа:

  • .
  • (ред. от 31.10.2016).
  • (ред. от 25.03.2013).

За все действия с трудовой книжкой отвечает один человек в компании — ответственное лицо, определенное приказом директора.

Чаще это зона ответственности кадровиков. Для ответа на этот вопрос в 2003 году постарался — подготовил и утвердил целую инструкцию.

В 2016 году инструкция была откорректирована и в такой редакции остается до сих пор.

Следует отметить, что инструкция по заполнению трудовой книжки в 2021 году пока не изменена. Но Минтруд не дремлет и планирует нововведения. Правда, незначительные. Тем не менее, ситуацию следует отслеживать.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, .

Используйте эти инструкции бесплатно. , чтобы прочитать. Титульный лист — лицо трудовой книжки. Сюда смотрят прежде всего. Эта часть заполняется первой.

Раскладываем перед собой документы гражданина и соответствующие места заполняем информацией.

Есть печать — ставим. Помним о подписях той и другой стороны! Что не ясно — смотрим «Инструкцию по заполнению».

Вот как выглядит заполненный титульный лист: В разделе несколько разворотов, поделенных на четыре колонки.

  • Основание внесения. Чаще это распоряжение работодателя.
  • Сведения о событии.
  • Дата внесения.
  • Номер записи.

Что делаем при наступлении кадрового события — заполняем эти колонки на основании изданного приказа.

В 3 колонке пишем, о чем, собственно, речь — о приеме, переводе или увольнении. Это общие правила. Но есть нюансы для разных случаев, прописанные в инструкции по заполнению.

Нюанс 1. Перед тем как заполнять информацию о кадровом мероприятии, в части «Сведения о работе» указываем данные о том, где это событие случилось. Т. е. вписываем название организации. Полное и короткое. Дальше по общим правилам делаем запись о приеме на работу.

Она обязана дать короткий ответ на четкий вопрос: когда, где и кем человеку предстоит трудиться. Нюанс 2. Внесенная информация обязана соответствовать штатному расписанию.

Нюанс 3. Если предполагаются льготы — название должности, специальности или профессии сотрудника обязаны соответствовать названию в квалификационных справочниках. Еще «вчера» для молодых специалистов первый выход на работу являлся причиной появления первой записи в трудовой книжке, с которой начинался трудовой путь.
Еще «вчера» для молодых специалистов первый выход на работу являлся причиной появления первой записи в трудовой книжке, с которой начинался трудовой путь.

Сейчас это в прошлом. Новичкам будут вестись исключительно электронные документы. Зато у тех, кто устраивается к новому работодателю, уже имеет на руках бумажный документ и не захотел переходить на новый формат работы, книжке на бумажном носителе предстоит вестись по прежним правилам. И здесь наш верный друг, как обычно, «Инструкция по заполнению».

Вот как выглядит заполнение в 2021 году, мало чем отличающееся от предыдущих лет: При внутреннем переводе у сотрудника меняется должность. Например, если его повысили. Но организация и отдел остаются прежними. Заполняем так: Если сотрудника переводят в другой отдел, это указывается, и тогда это выглядит так: Информацию об этом заполняют по основному месту деятельности, если сотрудник этого захочет и готов документально подтвердить.

Здесь инструкция такая:

  • Во второй заполняем дату, когда человека приняли на дополнительную работу.
  • В первой колонке, как всегда, ставим порядковый номер.
  • В четвертой проставляем дату и номер приказа.
  • В третьей записываем о приеме по совместительству. Указываем отдел и должность.

Вот как это выглядит: Вносим данные по той же схеме.

Здесь нюансы такие:

  • Информация заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть). Без них данные рискуют вызвать подозрение и трудности у владельца книжки в будущем.
  • Все произведенные кадровиком записи сотруднику следует прочитать и подписать. Это правило планируют отменить, но пока оно действует.
  • При указании основания увольнения указывается не только пункт статьи , но и ее часть ().

Вот как выглядит образец заполнения трудовой книжки в этом случае: При частой смене работодателей рано или поздно раздел «Сведения о работе» закончится, и мы уткнемся в раздел «Сведения о награждениях». Вносить информацию о работе сюда нельзя.

Что делать? Оформить вкладыш в трудовую книжку и продолжить записи в нем.

Подробнее Пролистываем трудовую книжку вперед.

Находим раздел «Сведения о награждениях». Дальше инструкция такая:

  • В соответствующих местах проставляем номер внесения и дату награждения.
  • В центральном разделе, как при трудоустройстве, пишем название организации.
  • Последним пунктом указываем документ — основание награждения, дату и номер.
  • В 3 графе записываем, кем работник награжден, за что и какой наградой.

Есть тонкости:

  1. при увольнении информация заверяется ответственным лицом и печатью (при наличии), ниже которых работнику следует расписаться.
  2. как бы ни хотелось поощрить сотрудника красивой записью, делать это мы можем исключительно с оглядкой на ;

Сведения о награждении выглядят так: Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению.

Вот как их правильно делать. При смене Ф.И.О.

и даты рождения:

  • Запрашиваем подтверждающие документы.
  • Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
  • Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
  • Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
  • Заверяем написанное.

При получении новой квалификации, профессии, специальности:

  • Ничего не зачеркиваем.
  • Заверяем написанное.
  • Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
  • Находим нужное.
  • Открываем первую страницу.
  • После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.

Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации.

Тут инструкция такая:

  • Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
  • В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
  • В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.

При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:

  • Никаких зачеркиваний!
  • Находим ошибку.
  • Открываем нужную страницу.
  • Отмечаем основание внесения поправки.
  • Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна».

    Дальше правильный текст.

Вот как это выглядит на примере: Порядок такой:

  • Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
  • Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
  • Берем чистый бланк.
  • Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
  • Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.
  • На первой странице сверху пишем «Дубликат».

Здесь тоже имеются нюансы:

  1. данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
  2. внесенную информацию не заверяем.

    Это мы сделаем во время процедуры увольнения, заверив все «оптом».

Вот как бы это выглядело при размещении всех записей на одной странице: Итак, вопрос о том, как оформить трудовую книжку правильно в самых разнообразных ситуациях, рассмотрели.

Осталось определиться с последним — заверкой копий. Порядок такой:

  • На свободном поле каждого листа ставим штамп «Верно» или «Копия верна».
  • В отдельном месте указывается место хранения оригинала.
  • Тут же проставляется его подпись.
  • В некоторых случаях на копии после последней записи пишется и заверяется фраза: «Сотрудник работает по настоящее время такое-то».
  • На все записи ставится печать организации при ее наличии.
  • Ниже ставится дата.
  • Рядом отмечаем Ф.И.О. и должность ответственного должностного лица.

Как видим, ничего сложного. Почаще заглядывать в инструкцию по заполнению — и правильное оформление трудовой книжки не вызовет сложностей даже у новичков!

Об авторе статьи Товстенко Светлана Управление персоналом, кадровое делопроизводство, трудовое право В 2005 г. закончила СПб Институт управления и права, направление «Менеджмент организации», в 2008 г.

специализация «Трудовое право и кадровое делопроизводство».

С 2008 года работаю на предприятии прецизионной механообработки. Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — это используемый в кадровом делопроизводстве учетный регистр, в котором фиксируются все существенные изменения, вносимые в данную категорию документации службы персонала.

3 мая 2021 Доверенность на открытие счета в банке — это документ, который предоставляет возможность юридическому или физическому лицу без его личного присутствия заключить договор на банковское обслуживание через посредника. 28 апреля 2021 Отказ от прививки от коронавируса — это документ, в котором указывается решение не вводить вакцину от COVID-19. На это имеют право все граждане РФ, за исключением определенных профессиональных групп с высоким риском инфекционных заболеваний.

20 февраля 2021 Форма 1-Т

«Сведения о численности и заработной плате работников»

— это годовой отчетный документ, который содержит сведения о штате сотрудников и размере начисленных им денежных средств. 1 марта 2021 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю ПОДПИСАТЬСЯ

Как правильно заполнить трудовую книжку

29 января 2021 Как заполнять трудовую книжку:

  1. заверить данные подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии).
  2. внести запись о трудоустройстве, переводе или увольнении;
  3. поставить дату записи и события;
  4. указать реквизиты документа, утверждающего совершенные действия;

За ошибки, допущенные при внесении информации, отвечает работодатель. Содержание решил обновить бланк бумажной трудовой книжки и порядок ее оформления.

В проекте приказа, размещенном на едином портале для публикации проектов НПА, содержится обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки в 2021 году и образцы разделов.

Книжку решили сделать объемнее — в обновленной предусмотрено не 10 разворотов, как сейчас, а целых 14. Общее содержание и разделы не изменились.

В правилах оформления есть существенные новации:

  • Разрешат не заверять запись при увольнении подписью работника.
  • Сведения о работе по совместительству разрешат вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
  • Записи разрешат вносить с помощью технических средств, штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.

Минтруд определился со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат. Эксперты КонсультантПлюс разобрали, .

Используйте эти инструкции бесплатно.

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется .

Кроме того, действуют два других основополагающих документа:

  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные .
  • Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.

Согласно трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка первая запись в трудовой книжке делается в организации, куда человек устроился на работу.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправить неточности должен будет работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала.

Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника. Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? , чтобы все делать правильно.
, чтобы все делать правильно.

Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями. Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

  1. вернуть книжку владельцу при увольнении, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
  2. уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
  3. дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
  4. дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
  5. оформить бланк при первом трудоустройстве;
  6. вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
  7. вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
  8. заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
  9. вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.
  10. использовать точные формулировки из или федеральных законов со ссылкой на них;

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. и . Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

  1. не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
  2. Ф. И. О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
  3. даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
  4. не применяют сокращений;
  5. используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
  6. информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
  7. подпись работника должна заверить сведения.

Бланк трудовой книжки утвержден .

Рассмотрим, как заполнять документ по разделам и как должна выглядеть титульная страница. Документ состоит из трех частей:

  1. сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
  2. титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
  3. сведения о награждениях.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно. Титульный лист оформляем особо внимательно.

Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность. На этой странице должна содержаться следующая информация:

  1. Ф. И. О. владельца;
  2. образование (среднее, среднее специальное, высшее);
  3. печать организации (если есть).
  4. дата открытия книжки;
  5. подпись лица, заполнявшего бланк;
  6. дата его рождения;
  7. наименование профессии, как в дипломе;

Эта страница заполняется только на основании документов, которые представил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака. Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки: Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

  • Порядковый номер текущей записи.
  • Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.
  • Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
  • Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.

Сведения в этот раздел включают в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т.

д. Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника. Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

  1. внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.
  2. внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность. » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника. Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании представленных документов из другой организации, т.

Запись производится на основании представленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

  1. наименование должности работника;
  2. дату принятия на работу;
  3. реквизиты организации.
  4. полное и сокращенное название организации;

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат.

Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое является основным местом работы, издает приказ о внесении дополнительной записи в книжку. Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора. Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

  1. поощрения, указанные в или во внутренних нормативных актах организации.
  2. награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
  3. вручение государственных наград, присвоение почетных званий;

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

  1. 2 графа — дата награждения;
  2. 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
  3. 1 графа — порядковый номер записи;
  4. 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, изменяются.

Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения? Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация.

Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть). При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

  • Графы 1 и 2 остаются пустыми.
  • В графе 3 фиксируется изменение названия организации. Указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
  • В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя. После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений.

В 3 графе указывается «Запись №.

считать недействительной». После этого должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

  1. повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
  2. указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

После того как все чистые страницы ТК будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

  1. заполняются личные данные сотрудника;
  2. записи заверяются подписью и печатью организации.
  3. заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
  4. проставляется дата;

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Количество вкладышей для одного документа законодательно не установлено.

Как и к ТК, к оформлению вкладыша тоже есть отдельные требования:

  1. недопустимо исправление ошибок;
  2. вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
  3. обложка должна быть неповрежденной;
  4. если вносятся изменения в трудовую, они включаются в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю.

Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат».

Дальнейшее заполнение происходит стандартно.

Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе представленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой.

Чтобы ее получить, пишем заявление на имя работодателя. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

  1. далее текст (в нашем случае такой: «На основании прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
  2. по центру — слово «Заявление»;
  3. в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
  4. дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.

С 01.07.2018 в силу вступил , который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки. Чтобы сделать все правильно, придерживайтесь следующего алгоритма:

  • Заверить каждую скопированную страницу (если они не скрепляются в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверяет копии генеральный директор.
  • Иногда работник просит добавить фразу «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (требуется, как правило, для банков).
  • Лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», указывает свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если есть), но закон не обязывает это делать.
  • Сделать копии всех заполненных листов. Копии должны быть односторонними.
  • Добавьте еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут, когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
  • Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа скрепить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько листов включает сделанная копия.

Мы уже писали подробнее о том, .

о переводе на другую должность о приеме на работу в 2021 году Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её.

КАДРОВИКУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

Недавно мы писали о том, .

Сегодняшний материал посвящен тому, как заполнять этот документ при приеме сотрудника и его переводе.

Важно делать это правильно, ведь в страховой стаж работника засчитываются только те периоды, которые оформлены в полном соответствии с законом.

Содержание Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года.

Общие правила таковы:

  • Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.
  • Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
  • На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
  • В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
  • Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.

Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя?

Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи.

В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу.

В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно.

То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.

Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов.

Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки. Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.

На титульном листе указывается:

  • Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.
  • Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
  • ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
  • Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
  • Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
  • Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
  • Подпись работника.

Важно!

Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной. Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд.

Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан.

Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей. Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя.

Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):

  1. на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
  2. тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.
  3. старая фамилия зачеркивается;
  4. новая фамилия указывается рядом;

Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается.

Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют.

Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией. Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная.

В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш. Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина. Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.

Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек. При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:

  • В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
  • В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
    • отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
    • делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.

    Никаких иных записей при приеме на работу не делается.

    Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.

  • делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
  • В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
  • В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
  • отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
  • В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.

Печатью запись о приеме на работу не заверяется.

Переводом считается смена должности, структурного подразделения или направление работника в другую местность вместе с работодателем.

Важное правило: в трудовой книжке отражаются только постоянные переводы. Если работник переводится временно, запись не делается.

Порядок записи при переводе такой:

  • В графе 4 — ссылка на приказ также, как при приеме на работу.
  • В графе 3 указывается, куда и кем сотрудник переведен.
  • В графе 2 — число, месяц и год перевода.
  • В графе 1 указывается номер записи.

Временный перевод может стать постоянным — условия этого прописаны в статье 72.2 Трудового кодекса.

Это бывает, когда срок временного перевода окончился, но прежняя работа сотруднику не предоставлена, а он этого не потребовал и продолжает работать дальше. В этом случаем считается, что условие о временном характере перевода больше не действует.

Перевод считается постоянным с даты перевода (то есть задним числом), а значит, его нужно отразить в трудовой книжке.

Как правильно оформить такой перевод? Опять же, правила не регулируют этот вопрос.

Но Роструд в частных разъяснения предлагает такую схему:

  • Издается приказ о том, что временный характер перевода отменяется.
  • В трудовой книжке делается запись о переводе с указанием в качестве основания обоих приказов: первичного, которым сотрудник был временно переведен, а также приказа из пункта 2.
  • С работником заключается дополнительное соглашение, в котором указывается, что ранее осуществленный времени перевод является постоянным.

Остается невыясненным один момент, пояснить который проще на примере. Допустим, работник с 1 марта 2018 года получил временный перевод, а 1 марта 2020 года он был признан постоянным. Какой датой делать запись в трудовой книжке?

Тут возможны два варианта:

  • Сделать запись датой признания перевода постоянным, то есть от 01.03.2019. Тогда в графе 3 нужно будет указать: «01.03.2018 переведен.» далее куда и кем.
  • Сделать запись датой перевода, то есть от 01.03.2018. В этом случае нужно просто указывать, куда и кем сотрудник переведен.

Вне зависимости от того, какой выбирается вариант, в графе 4 должна идти ссылка на оба приказа. В раздел «Сведения о работе» также вносятся записи:

  1. о военной службе — пример оформления на изображении ниже: Рис
  2. о совместительстве — по желанию работника на основании его заявления;
  3. о курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовке. Обычно такие записи делаются, если работник принес в отдел кадров подтверждающие документы.

В следующей части расскажем о том, как в трудовых книжках делать записи об увольнении и исправлять ошибки.

  1. ПФР
  2. Бухгалтерская отчетность
  3. ФНС
  4. ФСС

Выбор системы налогообложения для ООО в 2021 году: ОСНО, ЕСХН, УСН.

Изменение системы налогообложения. Налоговый учёт ООО. Налоговые органы снова проверяют налогоплательщиков с 1 января 2021 года: выездные проверки и контроль применения ККТ. Нужно ли сдавать нулевую отчётность?

Нулевая отчётность ООО на УСН и ОСНО. Штрафы за несдачу нулевой отчётности.

Заполнение трудовых книжек по инструкции – рассмотрим правила

Трудовая книжка – главный документ, содержащий все сведения о профессиональной деятельности человека. Трудовая важна для отслеживания общего стажа, что пригодится, когда человек достигнет пенсионного возраста и будет оформлять пенсию.

При ведении и оформлении при приеме на работу этого документа необходимо придерживаться требований официально принятого Постановления РФ под номером 225 от 16 апреля 2005 года. В нем четко прописаны все инструкции, которые надо соблюдать при заполнении трудовых книжек.

Кто является ответственным? При смене места работы работодатель всегда обращает внимание на то, где, сколько и в какой должности работал человек.

Поэтому этот документ нужно тщательно хранить и заполнять по утвержденным правилам. В каждом учреждении есть приказ, в котором ответственность и обязанности по ведению трудовых возложены на конкретного человека.

А кто им будет, решает сам руководитель.

Чаще всего это:

  1. непосредственно работодатель;
  2. бухгалтера.
  3. делопроизводители;
  4. кадровые работники;

Дело это ответственное, требует особой грамотности и внимательности, знания законодательной базы по ведению документации. Поэтому нужно тщательно выбирать человека для назначения ответственного за трудовые книжки.

На титульном листе надо указать:

  • сведения об образовании – в соответствии с дипломом, который предоставил человек, устраивающийся на работу; пишут только его уровень – высшее, либо средне-специальное или среднее;
  • печать директора, работодателя – необходимое условие, без этого трудовая недействительна.
  • графа «Профессия, специальность» подлежит заполнению также по данным диплома, пишут ту специальность, которая присвоена человеку, например психолог;
  • ФИО – обязательно полностью, не сокращая;
  • затем свою подпись ставит лицо, которое заполняло книжку;
  • дата рождения, цифрами, а месяц можно писать буквами;
  • далее следует подпись человека, который устраивается на работу;
  • дата заполнения – ее пишут или полностью цифрами, или так – число и год цифрами, месяц – словом;

Вся написанная информация должна быть четкой, разборчивой, почерк – красивым и эстетичным, буквы и цифры – не слишком мелкими, но и не крупными. Если трудовая закончилась, то в нее вставляют вкладыш. Часто встает вопрос – какими чернилами разрешено вносить все данные в документ.

Особых сложностей нет – позволительно писать чернилами черного, синего цветов. Ручки подойдут:

  1. с шариковым стержнем;
  2. перьевые.
  3. обычные гелевые;

Главное – чтобы надписи не сокращались, а были внесены полностью. Плюс не допускать смазывания написанного.

Поэтому надо быть предельно аккуратным.

к содержанию ↑ Как правильно заполнять трудовые?

При заполнении трудовой впервые порядок такой:

  • Следующий ответственный шаг – внесение информации в раздел с записями о работе.
  • Следующий шаг – вносится запись, фиксирующая тот факт, что лицо официально заступило на работу.
  • Внесение информации на титульный лист – с включением первичных данных о работнике, со сверкой по данным из паспорта и документа, подтверждающего уровень образования.

Графа 1 «Номер записи» содержит нумерацию всех записей.

Графа 2 – «Дата». Там ставят обязательно цифрами точную дату заступления работу, при этом число не должно иметь разногласий с трудовым договором. Графа 3 – самая длинная. Здесь нужно аккуратно вписать, на какую конкретно должность будет оформлен человек. Графа 4 содержит основание для приема на работу – это приказы, изданные руководителем.

Сначала пишут название, а далее – его номер, и точную дату – цифрами. Точно таким образом происходит внесение информации относительно перевода работающего на другую должность, либо в другой отдел одного учреждения. Раздел с информацией о поощрениях заполняется по аналогии:

  1. вид поощрительных действий – к примеру, благодарность, кем выдано и мотив;
  2. сначала – номер, под которым оформляется запись, цифрами – непосредственно дата поощрения;
  3. документ, обосновывающий поощрение – приказы, постановления.

к содержанию ↑ Частые ошибки По данным статистики, самые частые ошибки и неточности возникают в заполнении «Сведений о работе».

Что в таком случае делать?

  • В графе «Дата» написать адекватную информацию.
  • В последней графе написать распорядительный акт, с указанием номера и даты.
  • После некорректной записи надо поставить номер по хронологии.
  • В «Сведениях о работе» следует вписать информацию такого типа – запись под номером (указать его) считать недействительной.

Если книжка оформляется с чистого листа и допускается ошибка, ее можно уничтожить с заполнением соответствующего акта. А в новой книжке все заново пишут без ошибок. Ситуация может осложниться тем, что работающий до нахождения неточности ушел работать в другое учреждение.

В таком случае надо действовать по алгоритму:

  • в нужной графе вписывается номер по порядку;
  • создается запись, подтверждающая прежнюю недействительной;
  • ставится следующий по хронологии номер и записывается адекватная информация – запись с устраненной ошибкой;
  • в графе под номером 4 делается обоснование в виде приказа с номером и датой.
  • вносится дата именно исправления;

Любые изменения в трудовой книжке делаются через соответствующий приказ. Часто возникают ошибки с правильностью имен, фамилий.

Такие неточности могут создать проблемы в будущем. Алгоритм действий в таком случае следующий:

  1. вписывают ссылку на соответствующий распорядительный акт;
  2. неправильные данные аккуратно зачеркивают одной чертой посередине;
  3. на развороте оформляют надпись подобного содержания: «Исправленному Афонасьева на Афанасьева верить»;
  4. ставят подпись руководителя, штамп.

к содержанию ↑ Смена фамилии Смена фамилии также требует внесения изменений в бланк. Сначала пишется приказ, в основании которого – новый паспорт либо свидетельство, подтверждающее вступление в брак.

Далее старая фамилия работника аккуратно перечеркивается одной линией, а сверху четко и разборчивость пишут новую. Слева, ближе к углу обложки на первом развороте, пишут относительно смены фамилии с указанием основания. к содержанию ↑ Как сделать выписку из книжки?

Выписка – это документ, представленный как ксерокопия или воссозданный вручную текст трудовой. Особенность выписки в том, что это копия не абсолютно всех страниц, а лишь нескольких нужных человеку. Например – копия титульного и последнего листа с записью о настоящем месте трудовой деятельности.

Чтобы безошибочно сделать выписку, нужно придерживаться определенных требований:

  • Если выписка оформляется из копий листов, они пронумеровываются, заверяются подписями и печатью вверенного лица, сшиваются нитью, и еще раз заверяются печатью и подписью в месте прошивки.
  • Если она составляется вручную – на листе бумаги А4 вверху делают надпись «Выписка из трудовой книжки», затем пишут все данные с титульного листа.
  • Потом переходят к внесению информации о местах работы.
  • Выдача выписки производится по заявлению и официальному акту – приказу.

Образец выписки из трудовой книжки найдете здесь. к содержанию ↑ Книга учета движения трудовых книжек В каждом учреждении должна вестись эта книга.

Главное назначение документа – контроль за трудовыми книжками в учреждении. Книга учета ведется при соблюдении требований:

  • на страницах ставятся номера;
  • книга прошивается, скрепляется бумажной пломбой, на которой ставится число страниц, подпись и печать руководителя.

к содержанию ↑ Оформление при увольнении В трудовую делают запись, которая должна производиться непосредственно в день завершения профессиональной деятельности в этом учреждении.

Порядок оформления:

  1. далее следует подпись ответственного и печать учреждения;
  2. в графе 3 запись начинается со слов «Уволен», либо «Трудовой договор расторгнут», дальше идет законодательное основание – статья, пункт, часть Трудового кодекса;
  3. само основание для прекращения действия договора должно быть написано, как в Трудовом кодексе;
  4. пишется номер с учетом требований хронологии;
  5. в последней графе пишут распорядительный акт;
  6. ниже ставится подпись того, кто непосредственно увольняется – так человек соглашается забрать трудовую книжку себе.
  7. в графе 2 надо поставить дату увольнения – только цифрами;

к содержанию ↑ Индивидуальный предприниматель – нужна книжка или нет?

Этот вопрос является спорным, и многие не знают, нужна ли владельцу ИП трудовая. На самом деле, все просто. Если человек сам является хозяином ИП, трудовая ему не нужна.

Стаж будет засчитан, только обоснованием будет свидетельство о государственной регистрации ИП.

Также стаж будет фиксироваться по оплате налогов по страховым взносам.

Если человек подлежит трудоустройству на работу к индивидуальному предпринимателю, то на него обязательно заводится трудовая, с последующим заполнением и хранением на условиях, присущих и государственным учреждениям. к содержанию ↑ В случае с генеральным директором Оформление нужной информации в трудовую книжку генеральному директору несколько отлично от записей обычным работникам.

Гендиректор может быть выбран на общем заседании/собрании.

Секретарь заседания или иное назначенное за ведение документации лицо ведет специальный протокол, в котором фиксирует все решения. Если лицо утверждено на должность директора, запись в трудовой оформляет кадровый специалист, имеющий ответственность за оформление документации:

  1. вписывается полное название учреждения;
  2. пишется номер по порядку в графе 1;
  3. производится запись «Избран на должность» и ее конкретное название – директор, гендиректор;
  4. в последней графе для обоснования пишут номер протокола собрания и дату проведения, иногда дальше подписывают данные приказа о введении в должность.
  5. ставится дата цифрами;

к содержанию ↑ По совместительству Занесение информации в книжку при совместительстве – еще один спорный момент. Здесь на помощь приходит Трудовой кодекс, а именно 66 статья, говорящая о том, что отметку относительно совместительства в бланке трудовой делать не обязательно.

Сделать это возможно, если работник сам пожелает.

Дубликат трудовой книжки Его выдают работнику в случае потери самой книжки, либо по причине негодности. Дубликат должен выдаваться непосредственно в учреждении, где работает человек. Но сначала надо написать специальное заявление, в нем указать причину утери, порчи книжки, и попросить о выдаче дубликата.

На основании приказа руководителя организации делается дубликат:

  1. пишутся все данные для титульного листа;
  2. на развороте, на титульной страничке над надписью «Трудовая книжка» пишется слово «дубликат»;
  3. на развороте, содержащим данные о работе, сначала пишется стаж общий – сколько лет, месяцев и дней;
  4. заполняются по хронологии все графы, на основании копии старой книжки (если есть в наличии), либо заверенных справок со всех прежних учреждений, где работал человек раньше.

Причем собирать эти справки должен не сам работающий, а кадровик, который соответствующим приказом отвечает за деятельность, связанную с трудовыми.

Как восстановить трудовую книжку читайте в нашей статье. Аспектов, связанных с ведением учета трудовых, их безошибочным заполнением, хранением, много.

Обсуждения
Ответственность учащихся за ненормативную лексику

Нецензурная брань в школе какая ответственность Содержание...

Комментариев  0
Заявление инвалида об отказе от ипр образец

Заявление об отказе работника, являющегося инвалидом, от...

Комментариев  0
Сколько стоит поставить машину на учет в гаи 2021 березники

Оглавление:Постановка на учёт автомобиля в ГАИ в Березнике в 2021...

Комментариев  0

Консультация юриста

Информация

top