Главная - Другое - Как правильно писать акт приема передачи должности

Как правильно писать акт приема передачи должности

Как правильно писать акт приема передачи должности

Оформление приема-передачи документов и дел по должности генерального директора


Рассмотрим оптимальный порядок действий, который даже в крупной организации поможет упорядочить процедуру передачи большого количества документов и дел по должности гендиректора. В небольших организациях какие-то ее этапы могут упрощаться, но чем больше вы будете стремиться к идеалу, тем меньше потом будет проблем, потому нужно просто взвешивать трудозатраты и возможные риски.Если учредители приняли решение сменить генерального директора, если тот по собственному желанию покидает организацию, то в протокол общего собрания участников / акционеров (или решение единственного владельца бизнеса) необходимо включить пункт о необходимости передачи дел и назначить ее дату или период («с… по…»). Рекомендуем акцентировать внимание на формулировке данной процедуры:

«подлежат приему-передаче документы и дела по должности генерального директора»

.

Лучше, если дата фактического приема-передачи будет совпадать с последним днем работы по занимаемой должности, это и будет дата оформления и подписания соответствующего акта.Учредители могут образовать комиссию по приему-передаче документов и дел по данной должности и сразу назначить:

  1. а могут в протоколе просто зафиксировать как поручение дату приема-передачи и лицо, которое примет дела по освобождающейся должности. Им может быть один из заместителей генерального директора и даже один из учредителей.
  2. преемника – нового гендиректора;

В состав комиссии по приему-передаче документов и дел, как правило, включают руководителей кадровой службы, бухгалтерии, одного из заместителей, руководителя службы делопроизводства и преемника, которому передаются дела.

Руководитель службы безопасности тоже может быть включен в состав комиссии. Генеральный директор, передающий дела, в состав нее не включается.Специальная комиссия может не создаваться, но в протоколе собрания участников / акционеров (или решении) в этом случае делается запись о передаче документов и дел

«преемнику в присутствии должностных лиц организации »

.

В этом случае все равно прием-передача будет осуществляться публично, и факт приема-передачи будет подтвержден актом коллегиально.При необходимости (как правило, по решению учредителей) в организации может проводиться инвентаризация основных средств, кассы, проверка состояния учетных документов, а также финансовых показателей деятельности на установленную дату приема-передачи дел. Кадровая служба может оформить как справку итоговые сведения по Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них и по Журналу учета личных дел (при наличии).

Служба делопроизводства дает сводку о состоянии исполнения обращений граждан и справку об общем объеме документооборота на установленную дату приема-передачи. Данные сведения, подготовленные структурными подразделениями, по желанию учредителей могут быть в качестве итоговой информации включены в акт, а составленные ими документы могут оформляться как приложения к акту.

Как при увольнении составить акт приема передачи дел, образец документа

» Из статьи вы узнаете:Акт приема-передачи дел при увольнении — это документ, согласно которому увольняющееся лицо передает, а замещающее его лицо принимает определенную документацию, материальные ценности, печати, пароли и другие предметы, вверенные сотруднику на период его работы в конкретной организации.Действующее законодательство не регулирует порядок передачи дел от работника, который уходит из компании, к его преемнику.

Поэтому многие работодатели утверждают этот механизм на уровне внутренних локальных актов.Форма акта приема-передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

  1. перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
  2. наименование документа;
  3. номер, дата и место составления;
  4. наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
  5. подписи ответственных лиц, печати.

Акт приема-передачи документов составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.Закон не предъявляет требований к акту, поэтому он составляется исходя из общих правил, применяемых к организации кадрового делопроизводства.

В рамках конкретной фирмы руководством может быть утвержден локальный акт, содержащий образец (или форму) акта приема-передачи документации.

В этом случае, при составлении акта, следует руководствоваться локальной документацией.

  • Составление акта приема-передачи кадровых документов. В нем отражаются документы, которые передаются старым ответственным лицом новому.
  • Проверка имеющихся в наличии кадровых документов, правильности их оформления, соблюдения порядка хранения. Этот этап позволяет не только оценить текущее состояние кадрового документооборота в организации, но и определить, какие шаги следует осуществить с целью приведения документации фирмы в порядок. Кроме того, если в фирме применяется программное обеспечение по организации оборота документов, проверка позволяет выявить правильность его применения.
  • Формирование комиссии, ответственной за передачу дел. В комиссию входят руководство организации и ответственные за ведение кадрового документооборота лица, например, руководитель отдела кадров, бухгалтер, юрист, и т.д. Кроме того, в комиссию должно входить лицо, которому передается кадровая документация.

В процессе осуществления деятельности в организации может произойти смена генерального директора или других должностных лиц. В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации. Просто так важные документы передавать нельзя — стороны должны составить акт приема-передачи документов (образец 2021 года вы найдете в конце статьи).

Данный акт станет весомым доказательством того, какие именно бумаги были переданы в определенный момент времени.Акт – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает установленные события или факты. Для акта имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения.

Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.Акт приема-передачи дел – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт приема-передачи дел. Если освобождается должность по причине перевода работника на другую должность или увольнения, то акт приема-передачи дел составляется, в котором проделанная работа описывается, ее итоги и незавершенные дела, которые преемнику передаются . Распорядительные документы, в которых причина приема-передачи дел указана, являются основой для составления акта.Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений.

Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке. Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его.

Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п., он будет выступать в качестве важного доказательства.Данный документ особенно важен, если происходит смена руководителя, его заместителей или главного бухгалтера.

Этот процесс всегда сопровождается сдачей дел, поэтому здесь важна каждая мелочь.

Прежде, чем подписать акт, заинтересованная сторона должна проверить предоставленный ей пакет документов, иначе впоследствии она может столкнуться с неожиданными неприятностями.Так как это особый случай, рассмотреть его стоит отдельно. Во время увольнения главного бухгалтера проверкой занимается не только комиссия и приемник, но и специальная аудиторская компания или группа сотрудников.

Во внимание принимаются все важные для организации процессы и документы:

  1. Правильность и своевременность расчётов с сотрудниками. Корректность оформления личной документации
  2. Соответствие формы заполнения бухгалтерских документов стандартам предприятия;
  3. Правильность начисления амортизации и допустимое состояние основных средств;
  4. Корректный учёт движения ДС, наличие необходимых документов, подходящие условия хранения наличности, своевременность регистрации всех операций;
  5. Все вопросы, касающиеся налогового учёта и взаимодействия с гос. органами;
  6. Корректный учёт имущества организации: своевременность проведения инвентаризации, наличие подписей главного бухгалтера, полнота учёта, состояние имеющегося имущества;
  7. Надлежащее хранение бухгалтерских архивов и прочей документации;
  8. Корректность учёта взаиморасчётов

Читать дальше: Медицинская справка для трудоустройства на работу Информация по каждому вышеперечисленному пункту заносится в акт приема-передачи дел, где свои подписи проставляют все члены комиссии, увольняющийся и вновь назначаемый главный бухгалтер, глава организации.

Данный образец содержит унифицированную форму, официально утверждённую законодательством РФ:Стоит также упомянуть, что акт приема-передачи используется и для обмена судебными делами между государственными органами судебного аппарата.

Для составления подобного вида документа используется следующий образец:Форма акта приема-передачи документов не установлена на законодательном уровне. Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению. В документ обязательно следует включить такие реквизиты:его полное наименование;дату и место составления;состав комиссии (при ее назначении);подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;Ф.И.О.
В документ обязательно следует включить такие реквизиты:его полное наименование;дату и место составления;состав комиссии (при ее назначении);подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;Ф.И.О.

и подписи лиц (кто сдал, и кто принял);подписи членов комиссии.При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале.

В акте обязательно делают отметку об этом.

Если сторона, которая приняла финансовую документацию, утратит какой-нибудь документ и попытается обвинить в этом другую сторону – в суде всегда можно доказать свою правоту.

Рекомендуется также снимать копии всех передаваемых бумаг.

  1. можно было распределить зоны ответственности;
  2. рабочий процесс не приостанавливался;
  3. регулировать возникновение следующих ситуаций: уход в отпуск, оформление командировки и командировочных, временная нетрудоспособность, увольнение и другие случаи, при которых работник вынужден будет отсутствовать на рабочем месте длительное время;
  4. можно было реализовать оценку объема работы сотрудника, который принимает дела;
  5. принимать и обрабатывать поступающие сведения по различным каналам связи;
  6. трудовые права и обязательства отсутствующего работника исполнялись надлежащим образом;
  7. обеспечивать сохранность дел в соответствии с утвержденным регламентом.
  8. своевременно регистрировать поступающие документы в журнале учета, а также направление их на рассмотрение руководством учреждения и в структурные отделения организации;
  9. осуществлять проверку документов на правильность доставки, целостность вложения;

Законодатель РФ не предусматривает унифицированного образца по заполнению документа приема-передачи дел.

Каждое предприятие и организация имеют право разработать свой собственный шаблон.

Если же уставом компании такое не предполагается, оформить акт приема-передачи дел можно в произвольной форме как в простом письменном виде, так и посредством печати на компьютере.Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений.

Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется.

Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров.

При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов.

Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.Хранение трудовой книжки – обязанность работодателя. Работник обязан отдать этот документ работодателю при трудоустройстве.

После проверки трудовой книжки работодатель или уполномоченное им должностное лицо (как правило, таким лицом является работник кадрового подразделения) принимает ее для ведения и хранения как бланк строгой отчетности. В периоды, когда работник не осуществляет трудовую деятельность по найму, он хранит трудовую книжку лично.Обязательным для включения в подобный акт является лишь информация о передаваемых документах. Для этого следует указать в акте передачи трудовых книжек соответствующие реквизиты документов, позволяющие точно их идентифицировать, а также их общее количество.Акт приема-передачи документов (образец простой формы можно использовать в качестве примера) оформляют на фирменном бланке организации.Документ можно сформировать на компьютере или заполнить от руки.Акт составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.На каждом экземпляре должны стоять подписи должностных лиц и членов специальной комиссии (если она создавалась).Заверение печатью не требуется, но при желании это можно сделать.В акте следует прописать полный перечень передаваемых дел (папок).

При необходимости отдельным приложением можно составить подробную опись вложений в них.

Необходимо правильно указывать наименование и количество имеющихся экземпляров документов.Если осуществляется передача ценных документов – в акте указывают полные реквизиты организации и паспортные данные заинтересованных лиц.

При передаче стандартной документации можно использовать простую форму акта.Так как генеральный директор и главный бухгалтер являются материально ответственными лицами, перед передачей дел они обязаны провести инвентаризацию имущества и документов. Об этом сказано в п. 22 Методических указаний, утв.
Об этом сказано в п. 22 Методических указаний, утв.

приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому.

Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.Для разграничения зон ответственности между уволенным работником и его преемником на должности работодатель инициирует оформление акта приема-передачи дел при увольнении.Если впоследствии будут выявлены нарушения, датированные до дня подписания акта, новый сотрудник не будет считаться виновным в ошибке – вина возлагается в полном объеме на его предшественника.

Несмотря на то, что шаблон акта и порядок его составления не имеет законодательной регламентации, этот документ лучше не игнорировать.

Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:

  1. стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.
  2. оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
  3. разделить зоны ответственности;
  4. обеспечить беспрерывный рабочий процесс;

Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами.

Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении.

Его копия направляется в контролирующие органы.Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.Обратите внимание!
Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.Обратите внимание!

В эпоху коронавируса все ищут дополнительные возможности заработка. Удивительно, что альтернативными способами зарабатывать можно гораздо больше, вплоть до миллионов рублей в месяц. Один из наших лучших авторов написал отличную статью про заработок на играх с отзывами людей.Начнем с того, что актом фиксируется:

  1. процент выполнения определенных задач;
  2. объем находящихся на хранении ценностей и документов.
  3. текущее состояние рабочего процесса;

Передача дел реализуется от увольняемого работника лицу, принимаемому на высвобождаемую должность.

Если специалист на это рабочее место не найден, образец акта приема-передачи дел при увольнении оформляется с участием работника, который назначен временно исполняющим обязанности по высвобождаемой должности.Перечислим, в чем заключаются преимущества передачи дел по акту:

  1. работники знают, что результаты их работы будут проверены и оценены даже в случае расторжения контракта, поэтому стремятся выполнять свои обязанности качественно.
  2. рабочий процесс не прекращается;
  3. новый специалист и его наниматель могут объективно оценить объем ежедневной работы;
  4. распределение ответственности во времени за период работы прежнего специалиста и время трудоустройства нового работника;

Если осуществляется расторжение трудового договора с главным бухгалтером, необходимо создать комиссию по проверке бухгалтерской отчетности.

Она возглавляется руководителем компании. Обязательно проводится инвентаризация материальных ценностей, чтобы убедиться в достоверности данных бухгалтерского учета.При увольнении материально ответственных сотрудников необходимо согласовать передачу дел с главным бухгалтером для минимизации риска несвоевременного выявления недостач материальных ценностей.Покидая рабочее место, специалист осуществляет отчет о собственной работе и одновременно дает рекомендации и наставления назначенному на его должность сотруднику.Причинами для осуществления подобного процесса могут послужить:

  1. бесперебойная работа отдела, производства;
  2. определение обязанностей вновь принятого сотрудника;
  3. стимулирование исполнение обязанностей на высоком уровне;
  4. разделение области ответственности.

Кроме увольнения акт приема-передачи оформляется при длительном нахождении сотрудника на больничном, неисполнение должностных обязанностей в полной мере, отпуск.В соответствии со ст. 192 ТК РФ (ч.1) прием и передача дел при увольнении — процесс необязательный.

Если подобное действие необходимо руководству, то весь регламент необходимо изложить в Уставе компании.

Невыполнение сотрудником данного пункта будут расцениваться, как отказ от выполнения своих обязанностей.Когда увольняется руководитель, кадровик, главный бухгалтер или материально-ответственный сотрудник, то акт приема-передачи составляется обязательно.При отсутствии преемника у сотрудника все дела на временной основе передаются его коллеге или руководителю предприятия.Когда появляется кандидат на вакантную должность, то его вводит в курс дел специалист, принявший дела ранее.Круг деятельности главного бухгалтера различается от других сотрудников:

  1. находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия, который принимает окончательное решение о расторжении трудового контракта;
  2. испытательный срок при приеме на должность равен 6 месяцам (ч.5 ст.70 ТК РФ).
  3. выполнение должностных обязанностей сопряжено с нормами ФЗ №402 «О бухгалтерском учете»;

Перед составлением акта приема-передачи необходимо провести анализ бухгалтерской деятельности, инвентаризацию активов.Вся материальная ответственность должна быть заранее закреплена в договоре или ином нормативном акте. Дела принимает другой специалист в области бухгалтерии, назначенный руководством.В крупной организации у главного бухгалтера есть заместитель, что помогает значительно подстраховаться на случай внезапного ухода специалиста.При передаче бумаг принимающей стороне особое внимание необходимо обратить на:

  1. невыполненные обязательства перед контрагентами.
  2. итоги проведенной инвентаризации;
  3. кассовую и учетную документацию;

Завершая процесс приема-передачи, оба бухгалтера, а также руководитель предприятия подписывают передаточный акт с указанием даты и перечня принятых документов, фиксируется реальное положение дел (задолженность по налогам, отсутствие необходимой документации).Порядок увольнения главного бухгалтера.Оформление акта приема-передачи всегда сопровождается сменой ответственного лица по делопроизводству.Порядок передачи трудовых книжек не определен в законе, но осуществление этой операции помогает систематизировать документооборот и зафиксировать комплектность бумаг на момент их передачи.Перед непосредственным оформлением акта можно собрать специальную комиссию, необходимо сверить наличие, содержание и хранение книжек.В акте о приеме-передаче указывается информация: реквизиты предприятия, дата и место проведенной ревизии трудовых книжек, состав комиссии, ФИО принимающей и передающей стороны, список передаваемых бумаг.В завершении все члены комиссии подписывают бланк с указанием результатов ревизии.

Основными и наиболее важными активами предприятия являются материальные ценности.

Организация контроля за ними — важная миссия любого юридического лица. Одним из видов проверки остатков является акт приема-передачи.Необходимость смены материально-ответственного лица может возникать при увольнении, переводе на иную должность.Процедура увольнения материально-ответственного лица.Перед расторжением трудового контракта с данным специалистом следует создать комиссию, провести инвентаризацию имущества, а далее оформить акт.Смена материально-ответственного лица подтверждается распоряжением руководителя.Ревизия активов позволяет осуществить мониторинг их сохранности, выявляет и устраняет ошибки в деятельности ответственных сотрудников. Подведя итоги инвентаризации, составляется акт приема и передачи между новым и прежним МОЛ.

Для этого можно применить типовой акт по форме ОП-18 или иной разработанный бланк.В документе обязательно отражается: название бланка и предприятия, дата заполнения, ФИО передающей и принимающей стороны, список ценностей, подлежащих приему-передаче с описанием точных характеристик, подписи членов комиссииНа уровне законодательства передача дел при увольнении регламентируется актами:

  1. при соблюдении обязанностей материально-ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.
  2. при инвентаризации — Методические указания №119н (п.22) от 28 декабря 2001 г.;

Если увольняющемуся работнику не найдена замена, все обязанности принимает другой сотрудник компании или руководитель компании.

Старт процедуре передачи дел и документации дает руководитель предприятия. Для этого директор:

  1. устанавливает временные рамки для всего комплекса мероприятий.
  2. прописывает в распоряжении цели приема-передачи дел;
  3. назначает ответственных лиц;

На начальном этапе создается комиссия, утверждается ее председатель.

В состав комиссии могут входить административные служащие, экономист, бухгалтер, техник, инженер и другие специалисты в зависимости от должности увольняемого сотрудника.В момент проверки должны присутствовать все члены комиссии. При отсутствии даже одного человека акт приема-передачи документов при увольнении (образец см. в конце статьи) будет считаться недействительным.

Бланк акта должен включать следующие сведения:

  1. идентификация стороны, передающей дела, и работника, принимающего должность и материальные ценности.
  2. номер, присвоенный акту;
  3. наименование работодателя;
  4. список документов, дополняющих содержание акта;
  5. название документа с обозначением даты составления бланка;

Так как форма документа не унифицированная, акт имеет произвольную структуру. Обычно его оформляют на листах формата А4.

Документ должен быть удостоверен всеми участниками проверки и приема-передачи дел.

При отказе увольняемого лица включить в опись и передать преемнику часть рабочей документации, работодатель вправе привлечь такого специалиста к материальной ответственности или наложить дисциплинарное взыскание.

Вот, алгоритм действий при необходимости начать проверку для приема дел от увольняемого специалиста:

  1. инвентаризация документации;
  2. передача ценностей и документов по описи;
  3. оформление и подписание акта приема-передачи.
  4. издание приказа о приеме-передаче дел и проведении проверки;
  5. проверка отчетности на достоверность и объективность (корректность данных может быть оценена сторонними экспертами);

Специально для читателей нашими специалистами подготовлен образец акта приема-передачи дел при увольнении.

Главного бухгалтера, кадровик или менеджера можно увольнять, используя этот шаблон, который можно бесплатно скачать на сайте.Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:Акт приема-передачи дел при увольнении руководителя организации является подтверждением того, что произошла передача-прием дел как уже свершившийся факт. Акт приема-передачи дел необходимо заполнять в том случае, когда определенная должность освобождается, и работник переводится на другое положение.

В нем указывается информация о том, какие дела не завершены, что передается преемнику, какая работа проделана и прочее. Основанием для заполнения данного акта, являются распорядительные документы, указывающие на причину приема-передачи дел.

  • Информация о налоговых платежах.
  • Список договоров о найме на работу сотрудников.
  • Состояние архивной документации.
  • Техническое состояние амортизирующего оборудования, участвующего в инвентаризации.
  • Расчеты по заработной плате сотрудников.
  • Номера банковских счетов для денежных операций.
  • Перечень всех документов, участвующих в движении денежных средств организации.
  • Описание способа хранения денежной валюты.
  • Характеристика учетной документации, введенной на предприятия согласно внутренним правилам.
  • Результаты бухгалтерских отчетов.

Читать дальше: Как часто должны снимать показания электросчетчикаРаботодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями. Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:

  1. Директор.
  2. Работник отдела кадров.
  3. Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).
  4. Начальник отдела.
  5. Главный бухгалтер.

Поводом для смены материально ответственного лица может быть:

  • Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.
  • Увольнение.
  • Уход на длительный больничный.
  • Отъезд в командировку или уход в отпуск.

В первую очередь требуется понимать, какие цели преследует рассматриваемый процесс.

Под последними понимается постановка в известность заинтересованных лиц о состоянии дел к моменту расторжения трудового договора. Это своего рода отчет о проделанной работе и рекомендации преемнику. С помощью подобных советов гражданин, занявший должность, сможет быстрее освоиться, познакомиться со своим функционалом и продолжить начинания.Комментарий специалистаКаменский ЮрийЮристСотрудник, разрывающий трудовые отношения с нанимателем и являющийся одним из руководителей обязан передать приемнику правовую, документальную и материальную базу предприятия.

Обязанность отчета и ознакомления лиц, принимающих функционал на себя, необязательна согласно Трудовому кодексу РФ. Однако при наличии соответствующего положения в трудовом договоре игнорирование соответствующих действий расценивается как проступок. Чаще всего руководство организации указывает в соглашении с работником необходимость передачи дел при оставлении должности.

Вместе с тем данный пункт относится к стороне, покидающей компанию, а соответственно при невыполнении требования привлечь человека к дисциплинарной ответственности вряд ли получится.Действующее законодательство не содержит четкого регулирования процесса передачи сведений о проделанной работе и задачах, необходимых к решению, при расторжении трудовых отношений.

Как правило, данное действие касается лиц, несущих материальную или имущественную ответственность. В процессе ознакомления коллег последние смогут понять, в каком состоянии находятся дела.Увольнение из организации связано с необходимостью четкого последовательного соблюдения этапов.
К таковым относятся:

  • Сравнение данных по итогам проверки.
  • Формирование заявления о расторжении договора.
  • Передача дел новому сотруднику.
  • Подписание акта, свидетельствующего о согласии с приемом.
  • Проведение инвентаризации.
  • Издание приказа предприятия об осуществлении инвентаризации дел, материальных ценностей, выданных работнику.
  • Расчет с сотрудником, выдача ему трудовой книжки.

В некоторых организациях для удобства составляются шаблонные планы передачи информации о проделанной работе.

Они формируются в виде перечня. Информация вписывается в зависимости от занимаемой должности и функционала увольняющегося.Принятие указанного документа рекомендовано для организаций. Несмотря на формальность процесса на крупных предприятиях работает много лиц, ответственных за важные документы или имущество.
Несмотря на формальность процесса на крупных предприятиях работает много лиц, ответственных за важные документы или имущество.

На практике выделяется пять должностей, которые требуют обязательного распоряжения о передаче дел. В данный список попадают:

  • Главный бухгалтер. Считается основным материально ответственным на предприятии лицом. Регламент предполагает обязанность сохранения гражданином всей отчетности организации, а также должное ведение регистров. Необходимость формальной передачи дел при увольнении главного бухгалтера установлена ч. 4 ст. 29 ФЗ от 06.12.11 №402;
  • Директор. Указанная должность предполагает больше всего обязательств. Широкая сфера ответственности обуславливает формирование четкого перечня дел, передаваемых последователю. Преемник должен ознакомиться и получить печати, документацию, контракты, лицензии и т. д.;
  • Рядовой работник с функционалом, предполагающим наличие материальной ответственности (кассиры, кладовщики и пр.).
  • Начальник отдела;
  • Сотрудник кадровой службы. В его ведении находятся дела штатных единиц компании. Кадровая документация принимается через опись и составление соответствующего акта;

Приказ о приеме-передаче документов и основных средств должен оформляться до даты, совпадающей с последним днем сотрудника в организации.

После разрыва трудовых отношений бывший работник не обязан выполнять распоряжения руководства компании и посещать прежнее место занятости.Стандартная форма приказа содержит следующие сведения:

  1. место формирования;
  2. визу и печать.
  3. причины, по которым издается акт;
  4. дату составления;
  5. данные ответственных лиц;

Приказ издается руководителем организации.

Стандартная форма документа на законодательном уровне не установлена, поэтому обязательной унифицированного образца данного документа нет.

Его структура, состав и стиль должны соответствовать нормам распорядительной документации.Данные, которые содержит документ:

  • Наименование организации.
  • Причина передачи ценностей. Например, в связи с увольнением предыдущего специалиста.
  • ФИО и должности сторон процедуры.
  • Данные работников, которые будут свидетелями процесса. Если это аудиторская компания, это надо указать.
  • Перечень ценностей, которые будут передаваться.
  • ФИО ответственного лица.
  • Дата, когда будет происходить процедура.
  • Номер и дата составления.
  1. приказа о приеме-передаче материальных ценностей в связи с увольнением
  2. приказа о приеме-передаче материальных ценностей в связи с увольнением

Рассмотрим оптимальный порядок действий, который даже в крупной организации поможет упорядочить процедуру передачи большого количества документов и дел по должности гендиректора.

В небольших организациях какие-то ее этапы могут упрощаться, но чем больше вы будете стремиться к идеалу, тем меньше потом будет проблем, потому нужно просто взвешивать трудозатраты и возможные риски.Если учредители приняли решение сменить генерального директора, если тот по собственному желанию покидает организацию, то в протокол общего собрания участников / акционеров (или решение единственного владельца бизнеса) необходимо включить пункт о необходимости передачи дел и назначить ее дату или период («с… по…»).

Рекомендуем акцентировать внимание на формулировке данной процедуры:

«подлежат приему-передаче документы и дела по должности генерального директора»

. Лучше, если дата фактического приема-передачи будет совпадать с последним днем работы по занимаемой должности, это и будет дата оформления и подписания соответствующего акта.Учредители могут образовать комиссию по приему-передаче документов и дел по данной должности и сразу назначить:

  1. а могут в протоколе просто зафиксировать как поручение дату приема-передачи и лицо, которое примет дела по освобождающейся должности. Им может быть один из заместителей генерального директора и даже один из учредителей.
  2. преемника – нового гендиректора;

В состав комиссии по приему-передаче документов и дел, как правило, включают руководителей кадровой службы, бухгалтерии, одного из заместителей, руководителя службы делопроизводства и преемника, которому передаются дела.

Руководитель службы безопасности тоже может быть включен в состав комиссии. Генеральный директор, передающий дела, в состав нее не включается.Специальная комиссия может не создаваться, но в протоколе собрания участников / акционеров (или решении) в этом случае делается запись о передаче документов и дел

«преемнику в присутствии должностных лиц организации »

. В этом случае все равно прием-передача будет осуществляться публично, и факт приема-передачи будет подтвержден актом коллегиально.При необходимости (как правило, по решению учредителей) в организации может проводиться инвентаризация основных средств, кассы, проверка состояния учетных документов, а также финансовых показателей деятельности на установленную дату приема-передачи дел.

Кадровая служба может оформить как справку итоговые сведения по Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них и по Журналу учета личных дел (при наличии).

Служба делопроизводства дает сводку о состоянии исполнения обращений граждан и справку об общем объеме документооборота на установленную дату приема-передачи. Данные сведения, подготовленные структурными подразделениями, по желанию учредителей могут быть в качестве итоговой информации включены в акт, а составленные ими документы могут оформляться как приложения к акту…Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации о способах выполнения должностных обязанностей. Приказ создается, чтобы максимально точно передать границы ответственности и должностных обязанностей.

Он составляется руководителем компании в произвольной форме.Информация, которая содержится в приказе:

  • Состав комиссии и данные о ее председателе.
  • Причина и сроки выполнения приема-передачи.
  • Дополнительные указания: провести инвентаризацию, аудиторскую проверку и др.
  • Данные об организации.
  • ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
  • Номер и дата составления.
  • Лицо, ответственное за процедуру.
  • Срок вступления в силу.
  • Перечень дел, которые будут передаваться.
  1. приказа о приеме-передаче дел в связи с увольнением
  2. приказа о приеме-передаче дел в связи с увольнением

Приказ о приеме дел в связи с увольнением подписывается генеральным директором. Лица, упомянутые в приказе, также должны поставить свои подписи.Нигде в законе не определено, как составлять приказ о передаче дел при увольнении.

Поэтому его оформляют в произвольной форме. В него включают следующую информацию:

  1. Ф.И.О. работника, принимаемого на замену либо уже работающего, назначенного для приема дел и документов;
  2. основание для проведения процедуры – увольнение;
  3. Ф.И.О. уходящего сотрудника, сдающего дела и ценности;
  4. сроки проведения мероприятия.
  5. данные членов комиссии, участвующих в процессе приемки-передачи;

С приказом под роспись знакомят всех участников процедуры, включая членов комиссии.

Кроме того, в приказе может быть предусмотрен график передачи конкретных объектов и дел в виде плана мероприятий.Далее приведён образец приказа передачи дел при увольнении с планом, который можно бесплатно скачать:ПРИКАЗ О ПРИЕМЕ-ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ ГЛАВБУХА

Акт приема-передачи дел позволяет снять ответственность нового сотрудника за действия предшественника. Организовать проверку и создать условия для ее проведения должен руководитель организации.

Процедура происходит после издания приказа. Акт составляется ее сторонами. Порядок процедуры и форма акта не регулируются законодательством.

Документ составляется в произвольной форме на листе формата А4. Обычно он имеет вид бухгалтерской описи документов.Данные, которые указываются в документе:

  • Реквизиты приказа, на основании которого передаются дела.
  • Обнаруженные ошибки в учете и отчетности.
  • ФИО и должности сторон процедуры.
  • Наименование организации.
  • Данные о свидетелях процесса.
  • Список передаваемых дел.
  • Дата и место составления.
  1. акта приема-передачи дел при увольнении
  2. акта приема-передачи дел при увольнении

Акт приема-передачи дел подписывают стороны передачи и члены комиссии. Потом он утверждается руководителем фирмы.Порядок заполнения и хранения книжек о труде и вкладышей к ним регламентируется нормами Постановления Правительства РФ № 225, в котором не только утверждены бланки оговоренных документов, но и разработана Инструкция их ведения, а также Правила заполнения и хранения.Читать дальше: Интеллектуальная собственность юридические услугиПравовое регулирование составление акта приема и передачи книжек о труде пока не нашло отражения в действующем законодательстве, но учитывая целесообразность передачи кадровых дел именно в письменном виде, на многих предприятиях издаются локальные акты, которые собственно и отражают порядок самой процедуры и законность ее проведения.( 1 оценка, среднее 5 из 5 )Понравилась статья?

Поделиться с друзьями: Поиск: © 2021 Гражданство в законе

Акт приёма-передачи документов

54178 Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой.

Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде. Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр.

документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

  1. Бланк и образец
  2. Бесплатная загрузка
  3. Проверено экспертом
  4. Онлайн просмотр

ФАЙЛЫ Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме.

Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере.

Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к.

с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы. Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений.

В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной. Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи.

Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта. С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  1. Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
  2. Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  3. Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  4. В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов. Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию. Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

Обсуждения
Ответственность учащихся за ненормативную лексику

Нецензурная брань в школе какая ответственность Содержание...

Комментариев  0
Заявление инвалида об отказе от ипр образец

Заявление об отказе работника, являющегося инвалидом, от...

Комментариев  0
Сколько стоит поставить машину на учет в гаи 2021 березники

Оглавление:Постановка на учёт автомобиля в ГАИ в Березнике в 2021...

Комментариев  0

Консультация юриста

Информация

top